ምዕራፍ 24 - ለፕሮፖዛሎች የሚቀርቡ ጥያቄዎች እና ተወዳዳሪ ድርድሮች

24.5.0 RFP በማዘጋጀት ላይ

RFP በሚያዘጋጁበት ጊዜ፣ በአባሪ ለ ውስጥ ያሉትን ጉዳዮች እና ጥያቄዎችን ይፍቱ፣ ከ RFP ዝግጅት በፊት እና ወቅት የሚፈቱ የችግሮች ዝርዝር፣ እና እነዚህን ምርጥ ተሞክሮ ምክሮች ይከተሉ። 

•  የ RFP እቅድ እና የ RFP ሰነድ ሁሉን አቀፍ መሆን አለባቸው። አርኤፍፒ ግልጽ በሆነ፣ ቀጥተኛ-ወደ ፊት ቋንቋ መፃፍ አሻሚ፣ የሚጋጩ እና ያልተገለጹ ቃላትን በማስወገድ መፃፍ አለበት። ሁሉም ምህፃረ ቃላት እና ሌሎች ወሳኝ ቃላት መገለጽ አለባቸው። 
• VITA SCM ብቻRFP ለማዘጋጀት እና ለመገምገም የቴክኖሎጂ ምንጭ ሂደት (TSP) ሞዴል ይጠቀሙ። 
• መደበኛ እና/ወይም የተፈቀደ RFP አብነት ይጠቀሙ። ይህ ሁሉም የፕሮጀክት ፍላጎቶች ተለይተው ለአቅራቢዎች በግልጽ መነገራቸውን ለማረጋገጥ ይረዳል። የ RFP አብነት ፍሬያማ የአስተሳሰብ ሂደቶችን ለመቀስቀስ እና ምንም መስፈርቶች ችላ እንዳይሉ የሚያረጋግጡ የተለመዱ ጉዳዮችን "የልብስ ማጠቢያ ዝርዝር" ያካትታል. VITA ለVITA ምንጭ ስፔሻሊስቶች ጥቅም ላይ የሚውል የRFP አብነት አዘጋጅቷል። በዚህ አብነት አጠቃቀም ላይ ለደንበኛ ኤጀንሲዎች ስልጠና ከ VITA SCM ይገኛል እና ለመጀመሪያ ጊዜ ጥቅም ላይ ከመዋሉ በፊት መከናወን አለበት። ተገናኝ scminfo@vita.virginia.gov ለ RFP ስልጠና. 
• ለማንኛውም የውጭ አካል የወቅቱን ሁኔታ ወይም የንግድ ፍላጎት, የተፈለገውን መፍትሄ እና የወደፊቱን ግንኙነት ውሎች እና ሁኔታዎች ለመረዳት አስፈላጊ የሆኑትን ሁሉንም መረጃዎች ያቅርቡ. 
• የቴክኒክ እና የተግባር መስፈርቶችን የሚቀርጹ ጥያቄዎችን ለአቅራቢዎች በማዘጋጀት ተጨማሪ ትጋትን ይጠቀሙ። እነዚህ የ RFP "ስጋ" ናቸው. 
• የጥራት ማረጋገጫን፣ የአፈጻጸም ደረጃዎችን እና መለኪያዎችን፣ የአገልግሎት ደረጃ የሚጠበቁትን፣ ወዘተ. 
• የአድራሻ ማሻሻያዎችን፣ ማሻሻያዎችን፣ ማስፋፊያዎችን፣ ማሻሻያዎችን፣ የአደጋ ማገገሚያ፣ የንግድ ማረጋገጫ፣ ስልጠና እንዲሁም የአካባቢ፣ ሚስጥራዊነት እና የፌዴራል፣ የግዛት እና የአካባቢ ደህንነት እና የውሂብ ግላዊነት ደረጃዎች። 
• ተገቢ መስፈርቶችን ያካትቱ፣ የታቀደው IT ውል አብነት (ምዕራፍ 25 ፣ IT ውል ምስረታን ይመልከቱ።) (ሌሎች ኤጀንሲዎች፡ ከታች ያለውን ሣጥን ይመልከቱ።) ይህ በአቅራቢዎች የፕሮጀክቱን መስፈርቶች እንዲቆጣጠሩ እና ሙሉ በሙሉ ምላሽ ሰጪ ሀሳቦችን እንዲያዘጋጁ የመረዳት ሸክሙን ያስቀምጣል። 
• ከRFP ጋር በተዘጋጀው ረቂቅ ውል ውስጥ ቅጣቶችን ወይም ማበረታቻዎችን ጨምሮ ልዩ እና ሊለካ የሚችል የአፈጻጸም መለኪያዎችን እና ግልጽ የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎችን ያካትቱ።  

VITA ለተወሰነ የአይቲ IT አይነት የተበጁ IT ኮንትራት ውሎችን አዘጋጅቶ አጽድቋል፡ አገልግሎቶች፣ ሶፍትዌሮች፣ ሶፍትዌሮች፣ ሃርድዌር፣ የሃርድዌር ጥገና፣ ክላውድ እና EULA የፍቃድ ተጨማሪ። ኤጀንሲዎች በVITA ሰራተኞች የተገነቡትን የኮንትራት አብነቶች እንዲጠቀሙ በጣም ይበረታታሉ, በተለይም RFPs ለከፍተኛ አደጋ ኮንትራቶች. አንድ ኤጀንሲ የራሳቸውን አብነት ለመጠቀም ከመረጠ ኤጀንሲው ለዋና ዋና IT ግዥዎች፣ ከፍተኛ ስጋት IT ግዥዎች እና የውክልና ግዥዎች ዝቅተኛ መስፈርቶች በ RFP ውስጥ መካተታቸውን ማረጋገጥ አለበት። ይህ በቅጾች ክፍል ስር በዚህ ቦታ በ SCM ድህረ ገጽ ላይ ሊገኝ ይችላል፡ https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. የኤጀንሲው ግዥ ባለሙያዎች ለመጀመሪያ ጊዜ አብነቶችን ከመጠቀማችን በፊት እንዴት በትክክል ማሻሻል እንዳለብን ማሰልጠን አለባቸው። የኛን IT መጠየቂያ እና የኮንትራት አብነቶች እንዴት ስልጠና መቀበል እንደምንችል ለበለጠ መረጃ፣እባክዎ VITA SCMን በ scminfo@vita.virginia.gov.   በሚፈለገው ደህንነት እና ከዳመና ጋር በተያያዙ ውሎች እና ሁኔታዎች ላይ ተጨማሪ መረጃ ለማግኘት ምዕራፍ 28 ን ይመልከቱ። 

መስፈርቶቹ ከተጠናቀቁ በኋላ ከኤጀንሲው አጠቃላይ የኮንትራት ውል በተጨማሪ ተገቢ IT ውሎች መካተት አለባቸው፣ እንዲሁም ከፕሮጀክቱ ጋር የተያያዙ ማናቸውንም ያልተለመዱ አደጋዎችን ለመሸፈን ልዩ ውሎችን ማካተት አለባቸው። VITA ምንጭ ስፔሻሊስቶች የተፈቀደውን አብነት ወይም ዋና ትርጓሜዎችን እና ከግዥው ዓይነት ጋር የሚዛመዱ ውሎችን ይጠቀማሉ፣ ኤጀንሲዎች ግን IT ግዥ ጋር የተያያዙ ሁሉንም አስፈላጊ ድንጋጌዎች ለምሳሌ ከአገልግሎቶች፣ ሃርድዌር ወይም ሶፍትዌሮች ጋር የተያያዙ አስፈላጊ ውሎችን ማካተት አለባቸው፡ እነዚህም የሚከተሉትን ያካትታሉ፡ የአእምሯዊ ንብረት ባለቤትነት፣ የሶስተኛ ወገን የሶፍትዌር ግዥ፣ የሶፍትዌር ማሻሻያዎች፣ የሶፍትዌር ማዘዣዎች፣ የሶፍትዌር ማዘዣዎች፣ የሶፍትዌር ኮድ ዋስትና፣ የአግዚቢሽን ኮድ ወዘተ. የራሳቸውን IT ግዥዎች እንዲያካሂዱ የተወከለው ባለስልጣን ለተወሳሰበ መፍትሄ፣ ለመተግበሪያ አገልግሎት አቅራቢ እና/ወይም ለሶፍትዌር እንደ አገልግሎት አይነት IT ግዥዎች SCM በሚከተለው አድራሻ በማነጋገር እርዳታ ሊጠይቅ ይችላል። scminfo@vita.virginia.gov.  

በቨርጂኒያ ኮድ § 2.2-4303.01 በተገለጸው መሰረት አንድ ኤጀንሲ “ከፍተኛ ስጋት ያለው ውል” እንዲኖር ለሚጠበቀው ግዥ RFP ለማተም ካቀደ፣ VITA እና OAG ከመታተማቸው በፊት RFPን መከለስ አለባቸው። እንደዚህ ያሉ ግምገማዎች የሚካሄዱት በ 30 የስራ ቀናት ውስጥ ሲሆን RFP የሚመለከተውን የግዛት ህግ የሚያከብርበትን መጠን እና እንዲሁም የ RFP ውሎች እና ሁኔታዎች ተገቢነት ግምገማን ያካትታል። 

ኤጀንሲዎች የVITA's Supply Chain Management (SCM)ን በሚከተለው አድራሻ ማነጋገር አለባቸው፡- scminfo@vita.virginia.gov ከፍተኛ ስጋት ያለው ጥያቄ ከመውጣቱ በፊት በግዥ እቅድ ዝግጅት ወቅት. SCM ለኤጀንሲው RFP በማዘጋጀት እና በመገምገም እና አስፈላጊውን የአፈፃፀም እርምጃዎችን እና የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎችን በመለየት እና በማዘጋጀት እገዛ ያደርጋል።  

የአንድ ትልቅ የፌዴራል ተነሳሽነት አካል ወይም በፌዴራል ገንዘብ የተደገፈ ፕሮጀክት ከገንዘብ ስፖንሰር ወይም ከፌዴራል ሕግ መውረድ ያለባቸውን የተወሰኑ ውሎችን ማካተት ሊፈልግ ይችላል። ምሳሌዎች ከጤና መዛግብት ጋር የተያያዙ ፕሮጀክቶች HITECH እና HIPAA Acts ናቸው። በግልጽ ለማየት እንደሚቻለው የዚህ ዓይነቱ ፕሮጀክት ወይም በማንኛውም የኮመንዌልዝ ኤጀንሲ ውስጥ ካለው መረጃ ጋር የተያያዘ የግል ጤና፣ ሚስጥራዊ ወይም ሚስጥራዊነት ያለው ዜጋ መረጃ; ማለትም፣የጤና ዲፓርትመንት፣የሞተር ተሽከርካሪዎች ዲፓርትመንት፣ወይም የማህበራዊ አገልግሎት ዲፓርትመንት፣ልዩ የደህንነት ወይም የውሂብ ጥበቃ ፍላጎቶችም ሊኖራቸው ይችላል። የግዥ ባለሥልጣኖች ለእንደዚህ አይነት ልዩ ውሎች እና ሁኔታዎች የሚያስፈልጉትን መስፈርቶች ለመወሰን የሚገኙ የውስጥ ምንጮችን፣ OAG እና VITA መፈለግ፣ መጠየቅ፣ መመርመር አለባቸው። 

ተደጋጋሚ, አሻሚ እና እርስ በርስ የሚጋጩ ቃላትን ለማስወገድ ጥያቄውን ጥራት ያለው ግምገማ ማካሄድ አስፈላጊ ነው.