ምዕራፍ 25 - የIT ውል አደረጃጀት

25.4.2 ለተሳካ የአይቲ ውል አጠቃላይ መመሪያዎች

የትኛውንም IT ውል ለመመስረት የስኬት ቁልፉ የኤጀንሲውን የንግድ ፍላጎት እና የፕሮጀክት ፍላጎቶች ማሟላት እና ማሟላት ነው። ይህ ሊሳካ የሚችለው የኮንትራቱን ስኬት የሚያስተዳድር የጋራ አስተባባሪ ኮሚቴ በመመደብ ነው። ለሁለቱም ወገኖች ለፕሮጀክቱ ኃላፊነት ያለባቸውን ግለሰቦች መለየት; ቀጣይነት ያለው ውይይት እና የችግሮች ግልጽ ውይይት; በውጤታማ የለውጥ መቆጣጠሪያ ሂደት ውሉን ወቅታዊ ማድረግ; እና አቅራቢው ድንገተኛ እና ተደጋጋሚ የሂደት ሪፖርቶችን እንዲያቀርብ በመጠየቅ ያልተጠበቁ ሁኔታዎችን ለመቀነስ። IT ኮንትራት ባለሙያዎች እንደሚሉት፣ አብዛኛው IT ኮንትራት ችግሮች የሚከሰቱት ከሚከተሉት ሁኔታዎች በአንዱ ነው።

• አቅራቢው ከእውነታው የራቀ ቁርጠኝነትን ያደርጋል (ለምሳሌ ፡ የአፈጻጸም ዋስትናዎች፣ የማይደረስ የጊዜ ሰሌዳዎች፣ ቋሚ የዋጋ ኮንትራቶች ያለአስፈላጊ ትንታኔ) ወይም አቅራቢው የሰው ጉልበት ጊዜን፣ ወጪን፣ አደጋዎችን አቅልሏል።

• በኮንትራቱ ውስጥ ምንም ዓይነት ጠንካራ የውል መነሻ መስመር (ለምሳሌ ግልጽ ያልሆኑ መስፈርቶች፣ ውሎች እና ሁኔታዎች እና የስራ መግለጫዎች) የሉም።

• አቅራቢው DOE የኤጀንሲውን ግንኙነት አያስተዳድርም (ማለትም ፣ የስራ ግንኙነቱ ያለማቋረጥ መሻሻል አለበት እና ችግሮች መደበቅ የለባቸውም)።

• ኮንትራቱ DOE ለውጥን ለማስተዳደር ሂደት እና ሂደት የለውም (ማለትም ፣ ምንም አይነት መደበኛ ለውጥ አስተዳደር ሂደት የለም)።

IT ውል ሲፈጥሩ የሚከተሉት የኢንዱስትሪ ምርጥ ተሞክሮዎች ጥቅም ላይ መዋል አለባቸው።

• የተሳካ IT ውል ከሁለቱም ወገኖች ሁሉንም ቴክኒካዊ እና አስተዳደራዊ የሚጠበቁ እና ቃል ኪዳኖችን ያካትታል። ኮንትራቱ የጥራት ግምገማዎችን ፣የምርመራዎችን ፣የሂደቱን መለካት ፣የአፈፃፀም ቀረፃ እና ሪፖርት አቀራረብ ፣የጉድለት አስተዳደርን ፣የለውጥ ጥያቄን ሂደትን ፣ማሻሻያዎችን እና የችግር መስፋፋትን ሂደቶችን ማካተት አለበት። ኤጀንሲው የአቅራቢውን ተዓማኒነት፣ አፈጻጸም፣ ተግባር፣ ተኳኋኝነት፣ የህይወት ዘመንን፣ የደህንነትን ማክበር፣ ድጋፍ እና ወጪን በተመለከተ ፍላጎቶቹን ግምት ውስጥ ማስገባት አለበት።

• የውድቀትን እድል ለመቀነስ ኮንትራቱ በተቻለ መጠን የተለየ መሆን አለበት. እየተገዙ ያሉትን አገልግሎቶች ወይም ሥርዓቶች በተመለከተ ሁለቱም ወገኖች በጋራ፣ በጽሑፍ የትርጉም ስብስብ፣ ዝርዝር መግለጫዎች እና የጊዜ ሠንጠረዦች ላይ መስማማታቸውን በማረጋገጥ የውል አለመሳካትን ማስቀረት ይቻላል። ጥያቄዎች እና ጉዳዮች በሚነሱበት ጊዜ, ሁለቱም ወገኖች ሊያመለክቱ እና አስፈላጊ ከሆነ, ሰነዱን ማሻሻል ይችላሉ.

• ኤጀንሲው የንግድ ጉዳዮችን ለመፍታት በሚፈልግበት ጊዜ አቅራቢው የውል ግዴታዎቹን ለመግለጽ ይመለከታል። ይህንን የአመለካከት ልዩነት ለመቋቋም ውሉ ግጭትን ማካተት እና ድንጋጌዎችን መለወጥ አለበት። ለምሳሌ፣ የውል ስምምነቱ አፈጻጸምን፣ ችግሮችን እና ስኬቶችን ለመገምገም ወርሃዊ ስብሰባዎችን ሊጠራ ይችላል። ይህ የአቅራቢዎች አስተዳደርን ያበረታታል እና ተዋዋይ ወገኖች ዋና ችግሮች ከመሆናቸው በፊት ጉዳዮችን እንዲፈቱ ይረዳል።

• ኤጀንሲው ሁሉንም IT ኮንትራቶች በተለይም IT አገልግሎት ውሎችን በጥንቃቄ መከታተል አለበት። በአብዛኛዎቹ IT ኮንትራቶች ውስጥ የሚሳተፍ አገልግሎት ወይም ድጋፍ ሰጪ አካል አለ፣ እና አቅራቢዎች ከመጀመሪያው የትግበራ ጊዜ ባለፈ የአፈጻጸም/የምላሽ ጊዜ የውል ዋስትና እና ቃል የተገባላቸው የአገልግሎት ደረጃዎች መያዝ አለባቸው። አቅራቢው በቂ አገልግሎት ካልሰጠ ወይም በአገልግሎት ደረጃዎች ስምምነት ላይ ካልደረሰ፣ ምርቱ በገባው ቃል መሠረት እየሰራ ካልሆነ፣ ወይም የኤጀንሲው አጠቃቀም የተጠበቀውን ያህል ካልሆነ፣ ኤጀንሲው ከፊል ተመላሽ ገንዘብ ሊቀበል ወይም ብድር ወይም ከፍተኛ ቅናሽ ሊጠይቅ ይችላል።

• በውሉ ውስጥ በትክክል የአቅራቢዎች ኃላፊነቶች ምን እንደሆኑ የሚያረጋግጥ ለዝርዝር የአገልግሎት ደረጃ ስምምነት (SLA) መስማማት ጥቅሙ አለ። ጥሩ SLA የጋራ አስተሳሰብ የፕሮጀክት ውይይቶችን የሚያንፀባርቅ እና ፍላጎቶችን እና ማበረታቻዎችን ሚዛን ይፈልጋል።

• የዋጋ አወጣጥ ከተወሰኑ የኮንትራት ለውጦች ጋር መላመድ አለበት፣ ለምሳሌ የአገልግሎቶች ለውጦች፣ የአማራጭ አገልግሎቶች እና የተከለሱ ወይም ያልተሟሉ SLA። ሌላው የማስተካከያ የዋጋ አሰጣጥ ዘዴ በደንበኝነት ተመዝጋቢ ላይ የተመሰረቱ አገልግሎቶችን እንደ ሶፍትዌር እንደ አገልግሎት ግዥዎች የሚያካትት ሲሆን ይህም ሲሄዱ የሚከፈል ዋጋ (ወይም ሊሰፋ የሚችል ዋጋ) በዋጋው ውስጥ መካተት ስለሚኖርበት ኤጀንሲዎች ለትክክለኛው የአገልግሎቱ ተጠቃሚዎች ቁጥር ብቻ ይከፍላሉ። የኮንትራት ዋጋዎች በተወሰነ ጊዜ ውስጥ ከተስተካከሉ ዋጋው ይጨምራል ፣ እና አንዳንድ ጊዜ እየቀነሰ ይሄዳል ፣ ግምት ውስጥ መግባት አለበት። ኤጀንሲዎች የዋጋ ግሽበትን መጠን ለመገደብ መፈለግ አለባቸው እና ካፒታልን እንኳን ሊያካትቱ ይችላሉ ። ማለትም፣ +/-3% የሲፒአይ።

• ሁለቱም ወገኖች በውል የሚጠበቁት፣ ተስፋዎች እና ድንገተኛ ሁኔታዎች ጋር መስማማት አለባቸው። ለምሳሌ፣ የስርዓት ዝርዝሮች የሚፈለገውን ተግባር ብቻ ሳይሆን ማናቸውንም የአፈጻጸም መስፈርቶች ወይም ገደቦች፣ የተኳኋኝነት መስፈርቶች፣ የሚጠበቀው የህይወት ዘመን እና ተቀባይነት ያላቸውን የጉድለት ደረጃዎች መግለጽ አለባቸው።

• ሁለቱም ወገኖች እንደ "የቅድመ-ይሁንታ ሙከራ" ትርጉም ወይም ኤጀንሲው ስርዓቱን መቀበሉን ወይም አለመቀበሉን የሚወስኑትን ቁልፍ ቃላት፣ ሁኔታዎች እና ተግባራት በግልፅ እና በማያሻማ መልኩ መግለፅ አለባቸው። በ IT ዓለም ውስጥ ሥርዓትን መቀበል በተለያዩ ጊዜያት ሊከሰት ይችላል ለምሳሌ ተከታታይ ስምምነት የተደረገባቸው ፈተናዎች ("የቅበላ ሙከራ") ካለፈ እና ለተወሰነ ጊዜ ምንም አይነት ከባድ ጉድለት ሳይኖር ሲሰራ ቆይቷል። ሁሉም ወገኖች ተቀባይነትን ለመግለጽ ፍቃደኛ ካልሆኑ፣ ይህ አለመግባባት ሊፈጠር እንደሚችል የሚያሳይ ጠንካራ የማስጠንቀቂያ ምልክት ነው። ነገር ግን፣ SLA የመፍጠር መልመጃ ከማንኛውም ፊርማ፣ ክፍያ ወይም አቅርቦት አስቀድሞ ችግር ሊሆኑ የሚችሉ አካባቢዎችን ያስወግዳል።

• ሁሉም የጊዜ ማጣቀሻዎች የተወሰኑ ቀኖች መሆን አለባቸው. "ምክንያታዊ ጊዜ" ወይም "በፍጥነት" መጠቀምን ያስወግዱ እና በውሉ መሰረት በእያንዳንዱ ተዋዋይ ወገኖች ውስጥ ልዩ ይሁኑ. ማለትም "በሦስት ቀናት ውስጥ (በተወሰነ ጊዜ ውስጥ, ማለትም, የኮንትራት ሽልማት ቀን)."

• በስምምነቱ ውስጥ ቀመሮች ጥቅም ላይ ከዋሉ, መስራታቸውን ያረጋግጡ.

• እንደ "ለእኛ እርካታ የተዘጋጀ", "በጊዜው መንገድ," "በምክንያታዊነት ይጠበቃል" የመሳሰሉ ግልጽ ያልሆኑ ማጣቀሻዎችን አይጠቀሙ. አቅራቢው "በጊዜው ሲሰራ" ለመወሰን አስቸጋሪ ነው.

• ትርጓሜዎች ካልተካተቱ በስተቀር እንደ "ቁሳቁስ" እና "ብቻ" ያሉ ቃላትን ከመጠቀም ይቆጠቡ።

• "ይሆናል" (ግዴታ) እና "ይችላል" (የሚፈቀድ) የሚሉትን ቃላት በጥንቃቄ ይምረጡ።

• ውሉ በቨርጂኒያ ህግ 2.2-4303.01 መሰረት "ከፍተኛ ስጋት" ተብሎ ከተገለጸ ውሉ ልዩ እና ሊለካ የሚችል የአፈጻጸም መለኪያዎችን እና ግልጽ የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎችን፣ቅጣቶችን እና ማበረታቻዎችን ጨምሮ፣የኮንትራት አፈጻጸም መለኪያዎች ወይም ሌሎች ድንጋጌዎች ካልተሟሉ ጥቅም ላይ የሚውል መሆን አለበት።

በመጨረሻም VITA ሁሉም የሚመለከታቸው አካላት ቃል የተገባውን እና የሚጠበቀውን እንዲረዱ እና የመጨረሻው ውል ሁሉንም የሚያጠቃልል መሆኑን ለማረጋገጥ ሁሉም የውል ሰነዶች በሁለቱም ድርጅቶች ውስጥ ወደላይ እና ወደ ታች እንዲሄዱ ይመክራል። በተጨማሪም፣ የ VITA የፕሮጀክት አስተዳደር እና ቁጥጥር ክፍል ITዓለም አቀፍ ደረጃ ወጥነት እንዲኖረው የቴክኖሎጂ ማኔጅመንት መዝገበ ቃላትን ጨምሮ ከኮመንዌልዝ ፕሮጄክት ጋር የተገናኙ አብነቶችን እና መሳሪያዎችን ያቀርባል። (ጎብኝ ፡ https://www.vita.virginia.gov/it-governance/project-management/)።