ምዕራፍ 29 - የIT ውሎች አሰጣጥ እና ከተሰጡ በኋላ

29.6.2 የኮንትራት መጀመሪያ ስብሰባ

የኮንትራት ጅማሮ ወይም የአቅጣጫ ስብሰባ በኤጀንሲው እና በአቅራቢው መካከል የሚደረግ መስተጋብር ውል ከተሰጠ በኋላ ብዙም ሳይቆይ ነው። ኮንትራት በሰጠ በ 30 ቀናት ውስጥ የኮንትራት መክፈቻ ስብሰባ እንዲካሄድ ይመከራል። ተሳታፊዎች የግዥ ኤጀንሲውን የግዥ አመራር፣ የኮንትራት ሥራ አስኪያጅ/አስተዳዳሪ፣ የንግድ ሥራ ባለቤት/ፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ፣ የቴክኒክ መሪዎች እና የኤጀንሲው SWAM ተወካይ (እና ለVITA፣ የ IFA አስተባባሪ፣ እንደአስፈላጊነቱ) ማካተት አለባቸው። የአቅራቢው ፕሮጀክት ወይም የሂሳብ ሥራ አስኪያጅ, የኮንትራት ሥራ አስኪያጅ እና ቁልፍ የቴክኒክ ሠራተኞች; እና፣ በውሉ ስኬታማ አፈጻጸም ውስጥ ድርሻ ያላቸው ሌሎች ጉልህ ባለድርሻ አካላት። የዚህ ስብሰባ ዓላማ ለሁለቱም ወገኖች ሁሉንም የውል ግዴታዎች, ሁሉንም የአስተዳደር እና የሪፖርት ማቅረቢያ መስፈርቶች ለመገምገም እና በውሉ ውስጥ የተዘረዘሩትን ሌሎች ግንኙነቶችን, ሃላፊነትን, ግንኙነትን እና የአፈፃፀም መስፈርቶችን ለመወያየት ይሆናል. እያንዳንዱ ውል የሙሉ መደበኛ የመክፈቻ ስብሰባን አይጠይቅም ነገርግን ከተሰጠ በኋላ እያንዳንዱ ውል ተዋዋይ ወገኖች በሚጠበቀው አፈፃፀም ፣ መስፈርቶች እና በውሉ ውል መሠረት ተፈፃሚነት ያላቸውን አስተዳደራዊ ሂደቶች መስማማታቸውን ለማረጋገጥ እያንዳንዱ ውል በውይይት መታጀብ አለበት። የኤጀንሲው የግዥ አመራር የመክፈቻ ስብሰባ አስፈላጊ ስለመሆኑ ወይም የስልክ ኮንፈረንስ በቂ ስለመሆኑ ውሳኔ መስጠት አለበት። የVITA ምንጭ እና/ወይም የግዥ ሰራተኞች እነዚህን ለVITA ውሎች በወቅቱ ባለው የውስጥ አሰራር መሰረት ያካሂዳሉ። ለአነስተኛ ውስብስብ፣ ዝቅተኛ ዶላር ዋጋ ላላቸው ውሎች፣ የውሉ ዋና ዋና ነጥቦችን ለመገምገም ወደ አቅራቢው የስልክ ጥሪ ማድረግ በቂ ሊሆን ይችላል። መደበኛ ስብሰባ ወይም የስልክ ግምገማ አስፈላጊነት ለመወሰን የሚከተሉት ምክንያቶች ጥቅም ላይ ሊውሉ ይችላሉ፡

• የውል ዓይነት
• የኮንትራት ዋጋ እና ውስብስብነት
• የኮንትራቱ ርዝመት፣ የአፈጻጸም ጊዜ እና/ወይም የማስረከቢያ ጊዜ
• መስፈርቶች
• የሚያስፈልጉት አቅርቦቶች ወይም አገልግሎቶች የግዥ ታሪክ
• የአቅራቢው ልምድ/የክትትል መዝገብ
• የመላኪያ መርሐግብር አጣዳፊነት
• ከአቅራቢው ጋር የኤጀንሲው የቀድሞ ልምድ
• ማንኛውም ልዩ ወይም ያልተለመደ የክፍያ መስፈርቶች
• የውሉ ወሳኝነት ወይም ውስብስብነት

የመጀመርያው ስብሰባ የውሉን ውሎች ለመቀየር ጥቅም ላይ መዋል የለበትም፣ ነገር ግን የሚከተሉትን መፈጸም አለበት፡-

• የኮንትራት ውሎች እና ሁኔታዎች ግምገማ
• ማንኛውንም አስፈላጊ የመድን ዋስትና እና የኢንሹራንስ ሰርተፊኬቶችን መገምገም እና ማስተባበር
• የተዋዋይ ወገኖች የኮንትራት አስተዳዳሪዎች/አስተዳዳሪዎች፣ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች፣ ቁልፍ የቴክኒክ መሪዎች፣ ወዘተ የሚያካትት ሚናዎችን እና ኃላፊነቶችን መለየት።
• የኮንትራቱን አፈጻጸም የሚጠበቁትን፣ መለኪያዎችን እና ማናቸውንም መፍትሄዎችን ማጠናከር
• ማንኛውም የማበረታቻ ዝግጅት(ዎች) ግምገማ
• የማንኛውም አጋርነት ዝግጅት(ዎች) ማጠናከር።
• የፕሮጀክት መርሃ ግብሩ እና የወሳኝ ኩነቶች ውይይት።
• ማንኛውንም ደህንነት፣ ሚስጥራዊነት፣ IT ተደራሽነት እና/ወይም ክፍል 508 ተገዢነትን ጨምሮ የውሉን ተግባራዊ እና ቴክኒካዊ መስፈርቶች እንደገና ይጎብኙ እና/ወይም ያብራሩ።
• የሪፖርት ማቅረቢያ መስፈርቶች፣ እንደአስፈላጊነቱ፣ SWaM፣ ሽያጭ፣ ሁኔታ፣ የአገልግሎት ደረጃ፣ ወዘተ ጨምሮ።
• አግባብነት ያለው የኮንትራት አስተዳደር ሂደቶች፣ የማድረስ፣ የመመርመር እና የሚቀርቡ አቅርቦቶችን መቀበልን፣ ማሻሻያዎችን፣ የውል ክትትልን እና የሂደት መለኪያን ጨምሮ
• የeVA ማዘዣ ሂደቶችን መከለስ፣ ካለ
• የክፍያ መጠየቂያ እና የክፍያ መስፈርቶችን እና ሂደቶችን ይገምግሙ
• የመላኪያ፣ የፍተሻ እና የመቀበል መስፈርቶችን ይመልሱ
• ለሁለቱም ወገኖች ሰራተኞች የስልጣን ገደብ ማብራሪያ
• ለማደግ ሂደቶች

ከመክፈቻው ስብሰባ በኋላ የግዥ መሪው የተሸፈኑትን እቃዎች የሚገልጽ ማስታወሻ ለፋይሉ ማዘጋጀት አለበት። መፍትሄ የሚሹ አካባቢዎችን፣ የተሳታፊዎችን ዝርዝር እና በተለይም ለቀጣይ ተግባር ሀላፊነት የተሰጣቸውን ግለሰቦች እና ለድርጊቶቹ የሚደርስበትን ቀን ማካተት አለበት። የማስታወሻው ቅጂዎች ለሁሉም ተሳታፊዎች መሰራጨት አለባቸው.