32.12 ይግባኝ እና አለመግባባቶች
32.12.2 የተቃውሞ እድሎችን ለመቀነስ መንገዶች
የተቃውሞ ሰልፎችን እድል ለመቀነስ ኤጀንሲዎችን በመግዛት የሚሰጡ ማረጋገጫዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ፣ ነገር ግን በእነዚህ ብቻ አይወሰኑም፦
- በተጨባጭ ሁኔታ ዝርዝሮችን እና የጥያቄ መስፈርቶችን ያዘጋጁ።
- ልመናዎች እርስ በርሳቸው የሚጋጩ ቋንቋዎችን፣ ድንጋጌዎችን፣ መስፈርቶችን ወይም ዝርዝር መግለጫዎችን እንዳያካትት እና ምንም ግራ የሚያጋቡ አቅጣጫዎች አለመኖራቸውን ያረጋግጡ።
- የበርካታ የግዥ ቡድን እና የኤጀንሲው የርእሰ ጉዳይ ኤክስፐርቶች ክፍተቶችን፣ እርስ በርስ የሚጋጩ ቋንቋዎችን፣ ተጨባጭነት እና የሂደቱን ተጨባጭነት እንዲገመግሙ ያድርጉ።
- ሁሉም የግዥ ፕሮጀክት/ግምገማ ቡድን አባላት የጥቅም ግጭት እና ሚስጥራዊ መግለጫዎችን ማንበብ እና መፈረምዎን ያረጋግጡ።
- ሁሉም የግዥ ፕሮጀክት/ግምገማ ቡድን አባላት አቅራቢዎች ሊሆኑ ከሚችሉት ጋር መገናኘት እንደሌለባቸው ነገር ግን ሁሉንም በአቅራቢው የተጀመረውን ግንኙነት ወደ ግዥው ነጠላ ነጥብ ማዘዋወራቸውን ያረጋግጡ።
- በጥያቄው ውስጥ የተገለጹትን የግዥ ሂደቶች እና ግዴታዎች ይከተሉ።
- ጥያቄው የሁለቱም ወገኖች ኃላፊነቶችን ሙሉ በሙሉ የሚገልጽ መሆኑን ያረጋግጡ። አንድ አቅራቢ ከተሰጠው ፕሮጀክት ጋር የተያያዘ ወጪያቸውን ሙሉ በሙሉ መለየት ከቻለ፣ በአጠቃላይ ለኤጀንሲው የተሻለ ፕሮፖዛል ወይም ጨረታ ለማቅረብ የበለጠ ፈቃደኛ ይሆናል። አቅራቢዎች ስለወደፊቱ ወጪዎች እርግጠኛ ካልሆኑ፣ ለዚያ እርግጠኛ አለመሆን ምክንያት በዋጋቸው ላይ ትራስ ይጨምራሉ።
- በመግለጫ ጉዳዮች ላይ በጥያቄ ሂደት ውስጥ ከአቅራቢዎች ጋር በንቃት ይገናኙ። ስለሁለቱም የአቅራቢዎች ስጋቶች እና የዝርዝር ጉድለቶች ግንዛቤን ለማሳደግ የቅድመ-ጨረታ ኮንፈረንስ ይጠቀሙ። ሁሉም የአቅራቢዎች ጥያቄዎች በጽሁፍ እና/ወይም በቅድመ-ጨረታ ኮንፈረንስ መምጣታቸውን ያረጋግጡ። ለሁሉም የአቅራቢዎች ጥያቄዎች እና ግንኙነት በጽሁፍ ምላሽ ይስጡ። የግንኙነት ተጨባጭ መዝገብ ስለሌለ የቴሌፎን ምላሾች መካተት የለባቸውም።
- የአብዛኞቹ አቅራቢዎች ዋና አላማ ፍትሃዊ እና ክፍት በሆነ ሂደት ውስጥ መሳተፍ መሆኑን ይገንዘቡ። ድርጊቶችዎ እና ቃላቶችዎ ይህንን ከአቅራቢዎች ጋር መገናኘታቸውን ያረጋግጡ።
- ከውል ስምምነት በፊት ሁሉንም ጉዳዮች ለመፍታት ጥረት አድርግ። በ IFB ሰነድ ውስጥ ከተጠቀሰው ቀን እና ሰዓት በፊት ወይም በ RFP ጉዳይ ላይ ድርድር ከመጠናቀቁ በፊት ስለ ዝርዝር መግለጫዎች ወይም የጨረታ/የፕሮፖዛል መስፈርቶችን በተመለከተ አቅራቢዎች ሁሉንም አስፈላጊ ጉዳዮች ማንሳት እንዳለባቸው ያሳውቁ። አቅራቢዎች ይህን ማድረግ ካልቻሉ፣ በነዚያ ጉዳዮች ላይ ተመስርተው የሚመጡ ተቃውሞዎች እንደማይፈቀዱ ይምከሩ።
- በአቅራቢዎች የተነሱትን ሁሉንም ጉዳዮች ከደንበኞች እና ከግዢ ቡድን አባላት ጋር በደንብ ይከልሱ። በተቻለ መጠን እነዚያን ስጋቶች ለማስተናገድ ሞክር። በግምገማው ምክንያት በጥያቄው ላይ ለውጦች አስፈላጊ ከሆኑ ለሁሉም አቅራቢዎች ማሻሻያ ያትሙ።
- ኤጀንሲው የአቅራቢውን ስጋቶች ማስተናገድ ካልቻለ፣ አቅራቢውን በጥያቄው ሂደት ውስጥ በተቻለ ፍጥነት ያሳውቁ እና በአዎንታዊ እና ንቁ በሆነ መንገድ ያድርጉት።
- ሊሆኑ ለሚችሉ አቅራቢዎች ምላሽ ለመስጠት ወቅታዊ ይሁኑ። የኤጀንሲውን IT ንግድ ፍላጎት የሚያሟላ ጨረታ/ፕሮፖዛል ለማቅረብ በቂ ጊዜ አቅራቢዎች ያቅርቡ።
- ለሁሉም አቅራቢዎች ተመሳሳይ መረጃ ያቅርቡ። በአክብሮት እና በአክብሮት ይንከባከቧቸው እና የሚቻለውን ጨረታ/ፕሮፖዛል እንዲያቀርቡ ያበረታቷቸው።
- ሁሉንም ንግግሮች ወይም ግንኙነቶች ከአቅራቢዎች ጋር በማመልከቻው ሂደት ውስጥ ይመዝግቡ። ይህ ሰነድ አቅራቢው በጥያቄው ወቅት በተፈጠረው አለመግባባት ላይ ተመስርቶ የውል ስምምነትን ከተቃወመ ይህ ሰነድ በጣም ጠቃሚ ይሆናል።
- ለእርዳታ፡ ያነጋግሩ ፡ scminfo@vita.virginia.gov
ቁልፍ ቃላት ወይም የተለመዱ ቃላትን በመጠቀም መመሪያውን ይፈልጉ።