ምዕራፍ 34 - የIT ውል አስተዳደር

34.5.1 ኤጀንሲ/የጋራ ውል፣ የፖርትፎሊዮ አስተዳደር እና የፋይናንስ ሥርዓቶችን አዘምን

የኮንትራት አስተዳዳሪው ውሉን ወደ ዝግ ወይም እንቅስቃሴ-አልባ ደረጃ ለማሸጋገር የኤጀንሲውን ፕሮቶኮል እና ማንኛውንም የፋይናንሺያል ወይም የውል ስርዓት የማዘመን ሂደት ይከተላል። በአንዳንድ ስርዓቶች ውሉን ሙሉ በሙሉ ከገባ የኮንትራት ዝርዝር ማውጣት ያስፈልጋል። የኮንትራት አስተዳዳሪው የተቋረጠውን የኮንትራት ሁኔታ ለማንፀባረቅ ሁሉም የኤሌክትሮኒክስ ዳታ ንክኪ ነጥቦች መዘመን አለባቸው፣ በኤጀንሲያቸው መስፈርቶች፣ ማንኛቸውም የሂሳብ ዲፓርትመንት እና የፌዴራል የስጦታ አስተዳደር መዝጊያ ወይም የሪፖርት ማቅረቢያ መስፈርቶችን ጨምሮ።

በተጨማሪም የVITA ኮንትራት አስተዳዳሪዎች ከተሰየሙት የሂደት ባለቤቶች (ማለትም የ IFA አስተባባሪ) የሁኔታ ለውጥ አስፈላጊነትን ወይም የተቋረጠውን ግዛት አቀፍ ውል ከVITA ድህረ ገጽ ዳታቤዝ፣ ከተለጠፈው የኢቪኤ ካታሎግ እና ከሌሎች ቦታዎች (የ IFA አቅራቢ ዳታቤዝ) በ VITA ኮንትራት የጡረታ ሂደት እና አሰራር መሰረት ያስወግዳሉ ወይም ያስተባብራሉ።

ለሁሉም ኤጀንሲዎች የኮንትራት አስተዳዳሪው የተቋረጠ የኮንትራት ሁኔታ ማሻሻያ በኤጀንሲው ውስጥ እና በማንኛውም አስፈላጊ የኮመንዌልዝ ፖርትፎሊዮ አስተዳደር ስርዓቶች ውስጥ መከናወኑን ለማረጋገጥ ከኮንትራቱ ቢዝነስ ባለቤት/ፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ ወይም የኮንትራት ስራ አስኪያጅ ጋር መስራት አለበት።