ከፍተኛ ስጋት ያላቸው ጥያቄዎች እና ውሎች

በVirginia ኮድ ክፍል 2.2-4303.01 መሠረት፣ ከፍተኛ ስጋት ያለው ውል ከሚከተሉት ሁኔታዎች አንዱን የሚያሟላ ማንኛውም ውል ነው፦

1. ከ $10 ሚሊዮን በላይ የሆነ የመጀመሪያ ጊዜ አለው

2. ከአምስት ሚሊዮን በላይ የሚሆን የመጀመሪያ ጊዜ ያለው እና ከሚከተሉት መስፈርቶች አንዱን የሚያሟላ ከሆነ፦

   1. የህዝብ አካሉ ባለፉት አምስት ዓመታት ውስጥ ዕቃዎችን ወይም አገልግሎቶችን አልገዛም

   2. የመንግሥት አካሉ ዕቃዎችን ወይም አገልግሎቶችን ከሌላ የመንግሥት አካል ጋር በጋራ ለመግዛት አስቧል

   3. የታቀደው የውል ጊዜ እድሳትን ሳይጨምር ከአምስት ዓመት በላይ ነው

በVirginia ሕግ ክፍል § 2.2-4303.01 መሠረት፣ የጠቅላይ ዓቃቤ ሕግ ቢሮ (OAG) እና Virginia Information Technologies Agency (VITA) “ከፍተኛ ስጋት” የሚለውን ትርጉም የሚያሟሉ እና የመረጃ ቴክኖሎጂ ዕቃዎችን እና አገልግሎቶችን ለሚመለከቱ ለሁሉም የመንግሥት አካላት የሚቀርቡ ጥያቄዎችን እና ውሎችን በሙሉ መገምገም አለባቸው።  

የከፍተኛ ስጋት ግምገማ ሂደት ለኤጀንሲዎች የሚከተሉትን ጥቅሞች ይሰጣል፦

• የIT ጥያቄዎች እና ውሎች ከመለቀቃቸው እና ከመሸለማቸው በፊት ከሚመለከታቸው የVirginia ሕጎች፣ ፖሊሲዎች፣ መስፈርቶች እና መመሪያዎች ጋር ያላቸውን ተገዥነት ለማረጋገጥ በOAG እና በVITA ይገመገማሉ።

• VITA ውሎች ውጤታማ የአቅራቢ አፈጻጸም አስተዳደርን የሚደግፉ ግልጽ፣ ሊለኩ የሚችሉ የአፈጻጸም መለኪያዎችን እና እንደ ቅጣት ወይም ማበረታቻ ያሉ የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎችን ማካተታቸውን ያረጋግጣል።

• ኤጀንሲዎች በናሙናዎች፣ በውል አንቀጾች እና በኢንዱስትሪ ምርጥ አሠራሮች ላይ የተዘጋጀ መመሪያ ያገኛሉ። ይህ የግዢ ሰነዶችን ለማጠናከር እና ኤጀንሲዎች ስጋትን በመቀነስ ለኮመንዌልዙ ከፍተኛውን ዋጋ እንዲያገኙ ለመደገፍ ይረዳል። ግምገማዎች ጥሪዎች እና ውሎች ይበልጥ ለስላሳ አፈጻጸም እና ውጤታማ የአቅራቢ-ኤጀንሲ ግንኙነቶችን ለመደገፍ ጠንካራ የአደጋ አስተዳደር እና ቅነሳ እርምጃዎችን ማካተታቸውን ያረጋግጣሉ።

• የVITA ግምገማ የአሠራር፣ የአፈጻጸም፣ የደኅንነት፣ የሕግ፣ የተገዥነት እና የፋይናንስ ስጋቶችን ይለያል። ኤጀንሲዎች ማንኛውንም የተለዩ ችግሮች የሚዘረዝር ማስታወሻ ይደርሳቸዋል፤ ይህም ጥያቄውን ከመልቀቃቸው ወይም ውሉን ከመስጠታቸው በፊት ችግሮቹን እንዲፈቱ ወይም ስጋቶቹ ተቀባይነት ያላቸው መሆናቸውን እንዲወስኑ ያስችላቸዋል።

ለግምገማ ከፍተኛ ስጋት ያለውን ጥያቄ ወይም ውል ለማስገባት የሚከተለውን ያጠናቅቁ፦

• ከፍተኛ ስጋት ያለው የIT ጥያቄ ወይም ውል በኤጀንሲዎ ስትራቴጂካዊ ዕቅድ ውስጥ መካተቱን ያረጋግጡ እና የአስተዳደር ሂደቱን ለመጀመር በPlanview ውስጥ የቴክኖሎጂ የንግድ መስፈርት (BRT) ጥያቄ ያስገቡ፦
  • ጥያቄው በኤጀንሲዎ የIT ግብዓት (AITR) ወይም በPlanview ተወካይ አማካኝነት መቅረብ አለበት።
  • ይህ ግዢ አዲስ ቴክኖሎጂን የሚያካትት ከሆነ፣ ለአዲስ ቴክኖሎጂ የንግድ መስፈርት (BRnT) ያቅርቡ።
• የኢንቨስትመንት ንግድ ሥራ ጉዳይ (IBC) ፈቃድን ያረጋግጡ።
• የግዢ አስተዳደር ጥያቄ (PGR) ያስገቡ፦
  • PGRዎች በኤጀንሲዎ IT ግብዓት (AITR) ወይም በPlanview ተወካይ አማካኝነት መቅረብ አለባቸው።
  • PGR በVITA ዳይሬክቶሬቶች እና በCIO በPlanview በኩል ይጸድቃል።
• ከፍተኛ ስጋት ያለውን የIT ጥያቄ ወይም ውል ለVITA ያስገቡ፡
  • AITR ወይም የPlanview ተወካይ የተሟላውን የሰነድ ፓኬጅ በPlanview ውስጥ ይጭናሉ።
  • የVITA የፕሮጀክት አስተዳደር ክፍል (PMD) በPlanview ውስጥ የከፍተኛ ስጋት አመራር ግምገማ ሂደትን ይጀምራል።
  • የVITA ክፍሎች፣ የአቅርቦት ሰንሰለት ስጋት አስተዳደርን (SCRM) ጨምሮ፣ የሰነድ ፓኬጁን አውርደው ይገመግማሉ።
• የPlanview ከፍተኛ ስጋት የህይወት ዑደት ግምገማ እንደደረሰ፣ የVITA የአቅርቦት ሰንሰለት ስጋት አስተዳደር (SCRM) የሰነድ ፓኬጁን ይገመግማል እንዲሁም በአስተያየቶች እና በቀይ መስመሮች (redlines) በኩል ግብረ መልስ ይሰጣል፦
  • የከፍተኛ ስጋት የIT ጥያቄ ወይም የውል ግምገማ ጥያቄዎን በተመሳሳይ ጊዜ ለጠቅላይ አቃቤ ሕግ ጽሕፈት ቤት (OAG) ያስገቡ።
  • የ ጠቅላይ አቃቤ ሕግ ጽሕፈት ቤት ከፍተኛ ስጋት ግምገማ ጥያቄ ቅጽን ይሙሉ፡፡
• ኤጀንሲዎ ወሳኝ ስጋትን ወይም ከክፍል 2.2-4303.01 ጋር አለመጣጣምን የሚያመለክቱ ማናቸውንም አስተያየቶች መፍታት እና ከፍተኛ ስጋት ያለውን ጥያቄ ወይም ውል ለVITA ግምገማ አስፈላጊ በሆኑ ማሻሻያዎች እንደገና ማስገባት አለበት፦
  • እንደገና በተረከቡት ሰነዶች ውስጥ ያልተፈቱ ጉዳዮች ወይም ስጋቶች በስጋት ማስታወሻ ውስጥ ተመዝግበው ለኤጀንሲው አመራር ለግምገማ እና ለፊርማ ይቀርባሉ።
• SCRM ለጥያቄ መለቀቅ ወይም ለውል ሽልማት የCIO ፈቃድ ከመምከሩ በፊት፣ SCRM የተፈረመውን የOAG ከፍተኛ ስጋት ግምገማ ቅጽ መቀበል አለበት።
• CIO ጥያቄውን በPlanview ውስጥ ካጸደቀ በኋላ AITR ማሳወቂያ ይደርሰዋል፦
  • የእርስዎ AITR በPlanview ውስጥ ያለውን የCIO ፈቃድ ቅጽበታዊ ገጽ እይታ (screenshot) እንዲወስድ ያድርጉ።
  • የCIO ማጽደቂያ ቅጽበታዊ ገጽ እይታን ያውርዱ እና ቅጽበታዊ ገጽ እይታውን ለግዢ ፋይሉ ያስቀምጡ።
• የፕሮፖዛል ጥያቄን (RFP) መለጠፍ ወይም ውሉን መስጠት የሚችሉት መደበኛ የCIO ፈቃድ ከተቀበሉ በኋላ ብቻ ነው።

አዎ። ከፍተኛ ስጋት ያለውን የጨረታ ጥያቄ ወይም ውል ለVITA ለግምገማ ከማቅረብዎ በፊት፣ የግዢ አስተዳደር ጥያቄው (PGR) መቅረቡን እና በCommonwealth of Virginia ዋና የመረጃ ኃላፊ (CIO) መጽደቁን ለማረጋገጥ የኤጀንሲዎን የIT ሀብት (AITR) ያነጋግሩ።

• ስለሚፈለጉ የቁጥጥር እርምጃዎች እና ጥያቄዎ ማካተት ስላለበት ሰነድ መመሪያ ለማግኘት የCOV Ramp ገጽን ይጎብኙ።

• የከፍተኛ ስጋት የIT ጥያቄ ማንኛውም አካል የክላውድ አገልግሎቶችን የሚያካትት ከሆነ፣ የCOV Ramp የግምገማ ቅጽን ከ VITA የአገልግሎት ፖርታል ያግኙ።

• የክላውድ አገልግሎት ግምገማን ይፈልጉ፣ ከዚያ ወደ 1-1003 - አባሪ A አባሪ ይሸብልሉ እና ቅጹን ያውርዱ። የCOV Ramp ግምገማ ከጥያቄዎ ጋር መያያዝ እና በፕሮፖዛል ጥያቄ (RFP) ውስጥ እንደተገለጸው በአቅራቢዎች መሞላት አለበት።

• ለሚፈለጉት የክላውድ ደንቦች እና ሁኔታዎች SCMinfo@vita.virginia.gov ን ያነጋግሩ።

በከፍተኛ ስጋት ላይ ባሉ ጥያቄዎች እና ውሎች ላይ ለኤጀንሲዎች እርዳታ ይገኛል። VITA ግዥ (የአቅርቦት ሰንሰለት አስተዳደር) በIT ልመናዎች እና ኮንትራቶች፣ የIT ውል ውሎች፣ ተያያዥ ስጋቶች፣ የሥራ መግለጫዎች፣ የአፈጻጸም መለኪያዎች እና የአገልግሎት ደረጃ ስምምነቶች፣ የፕሮጀክት ምእራፎች እና አቅራቢዎች ሠንጠረዦች፣ ድርድሮች እና የኮንትራት አስተዳደር ዙሪያ ስልጠና ይሰጣል። በእነዚህ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ ፍላጎት ካለ፣ እባክዎን የVITA ግዥን በ ላይ ኢሜይል ያድርጉ scminfo@vita.virginia.gov.

የVITA ግዢ ክፍል በIT ጥያቄዎ እና ውልዎ ውስጥ ጠንካራ የአፈጻጸም መለኪያዎች መካተታቸውን እንዲያረጋግጡ ይመክራል። የአፈጻጸም መለኪያዎች የሚጠበቁ የአገልግሎት ደረጃዎች ሊለኩ የሚችሉ መለኪያዎች ናቸው፣ እና የተሳካ ውል መሰረት ናቸው። የአፈጻጸም መለኪያዎች ስምምነት ላይ በተደረሱ የአገልግሎት ድንጋጌዎች ላይ የአቅራቢውን አፈጻጸም በተመለከተ ትክክለኛ እና አስተማማኝ መረጃ ለመስጠት እንዲስማሙ መደረግ አለባቸው። የተመረጡት መለኪያዎች አቅራቢው በውልዎ ውስጥ የተዘረዘሩትን የሚጠበቁ የአገልግሎት ደረጃዎች ምን ያህል እና እስከምን ድረስ በየጊዜው እንደሚያሟላ በትክክል መለየት መቻል አለባቸው። ለተጨማሪ መመሪያ እና ምሳሌዎች የIT ግዢ መመሪያችንን ምዕራፍ 30.3.1 የአፈጻጸም መለኪያዎች ይጎብኙ።

እያንዳንዱ የአፈጻጸም መለኪያ ከሚዛመደው የማስፈጸሚያ ድንጋጌ ጋር የተያያዘ መሆን አለበት። ጠንካራ የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎች አቅራቢው በውሉ ውስጥ የተቀመጡትን የአፈጻጸም መለኪያዎች በቋሚነት እንዲያሟላ ያበረታታሉ። ለተጨማሪ መመሪያ እና ምሳሌዎች የVITAን የIT ግዢ መመሪያ ምዕራፍ 30.3.2 የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎች እና መፍትሄዎች እና የአፈጻጸም መለኪያ መሣሪያን ይጎብኙ። እንዲሁም፣ የአፈጻጸም መለኪያዎች ስልጠና ቪዲዮን ይመልከቱ።

የውል እልባቶች አቅራቢው የሚጠበቁትን የአፈጻጸም መለኪያዎች ማሟላት ሲያቅተው በተጨባጭ መንገድ ተጠያቂ ለማድረግ የሚረዱ ዘዴዎች ናቸው። አቅራቢው በውል የተስማሙባቸውን የአፈጻጸም መለኪያዎች በቋሚነት እንዲያሟላ ወይም እንዲያልፍ ያበረታታሉ። እልባቶቹ የገንዘብ ቅጣቶች፣ ወይም እንደ ውል ማቋረጥ ወይም ችላ የተባሉ አገልግሎቶችን ከሌላ አቅራቢ መፈለግ ያሉ የውል አማራጮችን መጠቀም ሊሆኑ ይችላሉ። ለተጨማሪ መመሪያ እና ምሳሌዎች የIT ግዢ መመሪያችንን ምዕራፍ 30.3.2 የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎች እና እልባቶች እና የአፈጻጸም መለኪያዎች መሣሪያ ን ይጎብኙ።

VITA ኤጀንሲዎች የፕሮጀክት ምእራፎችን እና ሊደረስባቸው የሚችሉ ሰንጠረዦችን በጥያቄዎቻቸው እና ውሎቻቸው ውስጥ እንዲያካትቱ ይመክራል። እባኮትን የፕሮጀክት ምእራፎችን እና መላኪያዎችን አብነት ያውርዱ እና በቃሉ ሰነድ ውስጥ የሚገኙትን መመሪያዎች ይከተሉ።