AI FAQS

የአስፈጻሚ ቅርንጫፍ፣ የከፍተኛ ትምህርት እና ገለልተኛ ኤጀንሲዎችን ጨምሮ ሁሉም ኤጀንሲዎች በአሁኑ ጊዜ እየጎበኙት ባለው የVITA AI ድረ-ገጽ፤ በVITA AI ፖሊሲ እና የቴክኖሎጂ መስፈርቶች፣ በኤጀንሲያቸው የAI ፖርትፎሊዮ ባለቤት እና/ወይም በ VITA Commonwealth ኢንተርፕራይዝ አርክቴክቸር (EA) ቡድን መጀመር ይችላሉ።

ከዚህ FAQ ውጪ ለሚኖሩ ጥያቄዎች፣ እባክዎን የVITA Commonwealth ቴክኖሎጂ ስትራቴጂያዊ አጋርዎን (CTSP) ወይም የVITA EA ቡድንን ያነጋግሩ።

ተጨማሪ ጥያቄዎችን በሚከተለው አድራሻ መላክ ይቻላል፦ vccc@vita.virginia.gov። 

የተወሰኑ የAI ቴክኖሎጂዎችን ለሚመለከቱ ቴክኒካዊ ጥያቄዎች፣ እባክዎን የተመደበልዎትን VITA የኢንተርፕራይዝ አርክቴክት ያነጋግሩ።

የAI ክህሎቶች በመላው የIT መስክ በሚገኙ ሶፍትዌሮች እና አገልግሎቶች ውስጥ፣ ኤጀንሲዎ ቀድሞውኑ በሚጠቀምባቸው ብዙ ምርቶች ጭምር፣ በፍጥነት መደበኛ ባህሪያት እየሆኑ ነው። ሻጮች አቅርቦቶቻቸውን ሲያሰፉ ወይም ሲያዘምኑ፣ ኤጀንሲዎች በነባር መሣሪያዎች ውስጥ ስለሚገቡ አዳዲስ የAI ክፍሎች ወይም ተግባራት ንቁ መሆን አለባቸው።

እርግጠኛ ካልሆኑ፣ የመፍትሄ ሃሳብ ባለቤትዎን ወይም አቅራቢዎን ይጠይቁ።

የሰው ሰራሽ አስተውሎት (AI) አጠቃቀም ፖሊሲ በሚደነግገው መሠረት፣ ሁሉም Executive Branch agencies (በEO 30 እንደተገለጸው) የሥርዓቶቹን ታማኝነት፣ ደኅንነት እና አስተማማኝነት ለማረጋገጥ የውስጥ እና የውጭ AI ሥርዓቶች አጠቃቀማቸውን ለቁጥጥር እና ለፈቃድ ማስመዝገብ አለባቸው።

የሰው ሰራሽ አስተውሎት ምዝገባ እና ፈቃድ አሰጣጥ በአሁኑ ጊዜ Archer መተግበሪያ ውስጥ የአጠቃቀም ሁኔታ (use-case) ምዝገባን የሚጠይቅ ባለብዙ ደረጃ ሂደት ነው፤ አንዴ ከጸደቀ በኋላ፣ ለሚያስፈልጉ ፈቃዶች (ለምሳሌ፣ የኤጀንሲዎ ኃላፊ እና የእርስዎ ሴክሬተሪ (ለውጫዊ AI ብቻ)) ወደ VITA Planview CTP መተግበሪያ ግብዓት ማስገባት ይጠይቃል።

የAI ቴክኖሎጂዎን በArcher መተግበሪያ ውስጥ እንዴት ማስመዝገብ እንደሚችሉ ጥያቄዎች ካሉዎት፣ እባክዎን እርስዎን ለመርዳት ደስተኛ የሚሆነውን በኤጀንሲዎ የተመደበ EA ያነጋግሩ። ስለ CTP/Planview ጥያቄዎች ካሉዎት፣ በኤጀንሲዎ የተመደበውን የITIMD ተንታኝያነጋግሩ።

በEO 30 ውስጥ ለነባር የAI አጠቃቀም የተቀመጠ ልዩ ሁኔታ የሌለ ቢሆንም ሁሉም አጠቃቀሞች መዝገቡ ውስጥ መመዝገብ አለባቸው ማለት አይደለም። እርግጠኛ መሆን ካልቻሉ የተመደበልዎትን የኤጀንሲ EA ያነጋግሩ።

• የAI መፍትሄው የሚከተሉትን ሶስት መስፈርቶች በሙሉ የሚያሟላ የግዴታ መመዝገብ አይኖርበትም፦

• ውስጣዊ የሆነ
• የሰዎች መረጃ የማይጠቀም
• ከአገልግሎት ሥርዓቱ ጋር ያልተሳሰረ (ሰው ሰራሽ ወይም ለሕዝብ ክፍት የሆነ መረጃን ብቻ የሚጠቀሙ የሙከራ፣ የማዳበሪያ እና የቅድመ አገልግሎት ፍተሻ ሥርዓቶች የአገልግሎት-ነክ ያልሆኑ ሥርዓቶች ምሳሌዎች ናቸው)

• የAI መፍትሄው ከሚከተሉት ሁኔታዎች መካከል የትኛውንም የሚያሟላ ሆነ መመዝገብ ግዴታ ነው፦

• ውጫዊ የሆነ
• የሰዎች መረጃ የሚጠቀም
• አገልግሎት ሥርዓቱ ውስጥ ጥቅም ላይ የሚውል
• ለኤጀንሲው ተልዕኮ ወሳኝ ወይም ለንግድ ሥራ አስፈላጊ የሆኑ ሂደቶችን የሚደግፍ
• በ SEC530 የመረጃ ደህንነት ደረጃላይ እንደተገለጸው ሚስጥራዊነት ያለው መረጃን ያካትታል
• ለደመና አገልግሎቶች ግምገማ ግምገማ ያስፈልገዋል

የAI ምዝገባ እና ፈቃድ አሰጣጥ ሂደት እና COV RAMP ተያያዥ የሆኑ ነገር ግን የተለያዩ ዓላማዎችን ያገለግላሉ፤ እንዲሁም ኤጀንሲዎችን ከአላስፈላጊ ወጪ እና ጥረት ለመጠበቅ በተወሰነ ቅደም ተከተል ይከናወናሉ።

እንደ ሁኔታው ይወሰናል።

አይ።

እንደ ሁኔታው ይወሰናል።

አቅራቢው AIን እንዴት እየተጠቀመበት ነው እና ያ አጠቃቀም በኮመንዌልዝ ላይ ተጽዕኖ ያሳድራል?

አንድ አቅራቢ AIን በጥብቅ ለውስጣዊ፣ ለኮመንዌልዝ-ነክ ላልሆኑ ዓላማዎች የሚጠቀም ከሆነ፣ ለምሳሌ፣ አንድ ሠራተኛ እንደ Claude ያለ የAI መሣሪያ በመጠቀም የኮመንዌልዝ መረጃን ወይም አገልግሎቶችን የማያካትት ኢሜይል የሚመረምር ከሆነ፣ ምንም ዓይነት ይፋ ማድረግ ወይም ምዝገባ አያስፈልግም።

ሆኖም፣ የአቅራቢ የAI አጠቃቀም በቀጥታ የኮመንዌልዝ የንግድ ሥራ ሂደትን የሚደግፍ፣ የኤጀንሲ ተልዕኮን የሚነካ ወይም ለሕዝብ የሚታዩ አንድምታዎች ሲኖሩት ምዝገባ ያስፈልጋል። ይህ ለኮመንዌልዙ ወይም ለዜጎቹ በሚቀርቡ ውሳኔዎች፣ ሂደቶች፣ የመረጃ አያያዝ ወይም አገልግሎቶች ላይ ተጽዕኖ የሚያሳድር ማንኛውንም የAI ተግባር ያካትታል።

የምዝገባ ኃላፊነት እንዲሁ የAI አጠቃቀሙ እንዴት እንደተጀመረ ይወሰናል፦

VITA አቅራቢው የተወሰነ የAI አቅም እንዲጠቀም ከጠየቀ ወይም ካስገደደ፣ የAI አጠቃቀም ሁኔታው በመዝገቡ ውስጥ መግባቱን የማረጋገጥ ኃላፊነት የVITA ነው።  አቅራቢው ለVITA ወይም ለማንኛውም ኤጀንሲ አገልግሎት በሚሰጥበት ጊዜ AI ለመጠቀም ካቀደ፣ አቅራቢው የምዝገባ ሂደቱን መጀመር እና ለማጠናቀቅ ከVITA ጋር መስራት አለበት።

ባጭሩ፣ የኮመንዌልዝ መረጃን፣ ስርዓቶችን ወይም የንግድ ተግባራትን የሚነካ ማንኛውም የአቅራቢ AI አጠቃቀም፣ በአቅራቢው የተጀመረም ይሁን በVITA የታዘዘ፣ መመዝገብ አለበት።

በአስፈጻሚ ቅርንጫፍ ኤጀንሲ ጥቅም ላይ የዋለ ወይም የተገዛ ማንኛውም የAI ሥርዓት፣ ገለልተኛ፣ የተቀናጀ ወይም አመንጪ AIን ጨምሮ፣ በሁለቱም ውስጥ መመዝገብ አለበት።

በArdoq ውስጥ ሰነዶችን ማዘጋጀት መጀመር ያለበት በእቅድ ማውጣት ምዕራፍ ወቅት፣ ከITIM ማስረከቢያ በፊት ነው። ቀደም ብሎ ሰነዶችን ማዘጋጀት የሚከተለውን ያረጋግጣል፦

• ከድርጅት አወቃቀር መስፈርቶች ጋር መጣጣም
• በአደጋ ግምገማ ሂደት ውስጥ ማካተት
• ለVITA እና ለተመደቡ የድርጅት አርክቴክቶች (Enterprise Architects) ታይነት

በመቀጠልም፣ ከግዢ እስከ ስምሪት እና አገልግሎት ማቋረጥ ባለው የሕይወት ዑደት ውስጥ ዝመናዎች መደረግ አለባቸው።

ኤጀንሲዎች የሚከተሉትን ማካተት አለባቸው፦

ለማጽደቅ የቀረበውን የአጠቃቀም ሁኔታ ሙሉ በሙሉ ለመግለጽ በሁሉም የተጠየቁ መስኮች ውስጥ በቂ መረጃ።

ምንም መስክ ባዶ መተው የለበትም።

ኤጀንሲዎች አዳዲስ የAI ስርዓቶችን በCOV AI መዝገብ ውስጥ ማስመዝገብ እና ከመሰማራታቸው በፊት ዝርዝር መረጃዎችን በArdoq በኩል ማስገባት አለባቸው።

ማንኛውንም ለውጦች ለመመዝገብ እና ከCOV ፖሊሲዎች እና መስፈርቶች ጋር ቀጣይነት ያለው መጣጣምን ለማረጋገጥ ዝመናዎች በየዓመቱ ይከናወናሉ።

የኤጀንሲው የIT ተወካይ (AITR) እና የመረጃ ደኅንነት ኃላፊ (ISO) ለሚከተሉት ኃላፊነት አለባቸው፦

• ግቤቶች የተሟሉ እና ወቅታዊ መሆናቸውን ማረጋገጥ፣
• የአጠቃቀም መለኪያዎችን መከታተል እና ሪፖርት ማድረግ፣
• ማንኛውንም ዝመናዎች ወይም ለውጦች ከVITA እና ከCIO ጋር ማስተባበር።

ኤጀንሲዎች ሰነዶችን ለመቆጣጠር እና ዓመታዊ ኦዲቶችን ለማከናወን የAI መረጃ አስተዳደር ባለሥልጣን መሾም አለባቸው።

ኤጀንሲዎች የሚከተሉትን ለማረጋገጥ ከፍተኛ ስጋት ያላቸውን የAI ሥርዓቶች ዓመታዊ ኦዲት ማድረግ አለባቸው፦

• የመረጃ አጠቃቀምን የመቀነስ ልምዶች
• የስምምነት አስተዳደር
• ምዝግብ ማስታወሻዎች እና የመዳረሻ ክትትል
• ከማንነት መለየት፣ አድልዎ መቀነስ እና የደህንነት ፕሮቶኮሎች ጋር መጣጣም

የኦዲት ውጤቶች ለVITA እና ለአስተዳደር ሴክሬተሪው መቅረብ አለባቸው።

1.  እንደ ቅድመ-ዕቅድ፣ ግዢ እና ሥራ-ማስጀመር ባሉ ወሳኝ ደረጃዎች

2.  ቁልፍ ባህሪያት በሚቀየሩበት ጊዜ ሁሉ፡ ባለቤት፣ የመረጃ አመዳደብ፣ የሕይወት ዑደት ሁኔታ

3.  በITIM የሩብ ዓመት ዝመናዎች ወቅት፣ ትክክለኛ አወቃቀር እና ተገዥነትን ለማረጋገጥ

ሳንድቦክስ (Sandbox)፣ ሙከራ፣ ወይም ሰው ሰራሽ/ይፋዊ መረጃን ብቻ የሚጠቀም AI ከይፋዊ ምዝገባ/ሰነድ አቀራረብ ነፃ ነው።  ነገር ግን ስርዓቱ፦

• ለሥራ ላይ ለማዋል የታቀደ ከሆነ፣ ወይም
• ለተልዕኮ ወሳኝ የሆኑ ሂደቶችን የሚደግፍ፣ ወይም
• የክላውድ አገልግሎት ግምገማ ይፈልጋል

ከዚያም በCTP/Archer መመዝገብ እና በArdoq ሰነድ ማዘጋጀት ያስፈልጋል።

ሙሉ በሙሉ በራሱ አይደለም። እንደ ፖሊሲው፣ የAI ሥርዓቶች የሚከተሉትንም ማሟላት አለባቸው፦

1. በCTP/Planview የተመዘገበ
2. ለስጋት ዝርዝር በArcher ውስጥ ገብቷል
3. በኤጀንሲ ኃላፊ (እና በሴክሬተሪ፣ ለውጫዊ AI ከሆነ) የጸደቀ እና በCTP እና በArcher ሁለቱም የተንጸባረቀ
4. እንደ ድርጅት-ደረጃ አወቃቀር አስተዳደር አካል በArdoq ውስጥ ተመዝግቧል

የArdoq ሰነዶች እነዚህን እርምጃዎች ያሟላሉ እንጂ አይተኩም።

የእርስዎ የAI መፍትሄ እንደ ግላዊ፣ ሚስጥራዊ ወይም ሊለዩ የሚችሉ መረጃዎችን የመሳሰሉ ማንኛውንም አይነት የሰዎች መረጃ የሚያካትት ከሆነ፣ ኤጀንሲዎ ያ መረጃ እንዴት እንደሚሰበሰብ፣ ጥቅም ላይ እንደሚውል፣ እንደሚጠበቅ እና እንደሚተዳደር በግልጽ ማብራራት መቻል አለበት። ቢያንስ፣ የእርስዎ ሰነድ እና የፈቃድ ጥያቄ የሚከተሉትን ማካተት አለበት፦

በኮመንዌልዝ ኤጀንሲ የተዘጋጀ ማንኛውም የAI መፍትሄ ለሕዝብ ክፍት ከሆኑ ምንጮች የተገኙ መረጃዎችን ጨምሮ፣ በስልጠናው ውስጥ የተሳተፉትን እያንዳንዱን የመረጃ ስብስብ ለመጠቀም ፈቃድ እንዳለው በግልጽ ማሳየት አለበት። ኤጀንሲዎች ጥቅም ላይ የዋሉትን የመረጃ ስብስቦች በሙሉ መለየት እና መመዝገብ፣ እያንዳንዱ የመረጃ ስብስብ ለምን ተገቢ እንደሆነ ማብራራት፣ እና መረጃው ለAI ሥርዓቱ አሠራር እና ውጤቶች እንዴት አስተዋጽኦ እንደሚያደርግ መግለጽ መቻል አለባቸው።

አዎ።

በAI የተዘጋጀ ኮድ ጥቅም ላይ ሊውል ይችላል፣ ነገር ግን ጥብቅ የሰው ቁጥጥር ሊኖርበት ይገባል። በAI መሳሪያ የተዘጋጀ ማንኛውም ኮድ ወደ ኤጀንሲ ሥርዓት ከመካተቱ በፊት በደንብ መመርመር፣ መረጋገጥ እና መፈተሽ አለበት።

የመዝገብ ወቅታዊነት ማለት የ Commonwealth የAI መዝገብ ኤጀንሲ የሚጠቀምባቸውን እያንዳንዱን የAI ሥርዓት፣ አዲስ የተሰማሩ መፍትሄዎችን፣ የቆዩ የሌጋሲ ሥርዓቶችን፣ የተካተቱ ችሎታዎችን እና ጀነሬቲቭ መሣሪያዎችን ጨምሮ፣ ሁልጊዜ ትክክለኛ እና ወቅታዊ የሆነ ዝርዝር መረጃን የሚያንፀባርቅ መሆን አለበት ማለት ነው። ይህ የኤጀንሲውን ትክክለኛ የIT ፖርትፎሊዮ በማንኛውም ጊዜ የሚያንፀባርቅ ሕያው መዝገብ ነው።

ለምን፦
የAI አጠቃቀም ፖሊሲው በኤጀንሲዎች ዘንድ AI ጥቅም ላይ የሚውልበትን መንገድ ሙሉ ሰነድ ስለሚጠይቅ፣ ግልጽነትን፣ ቁጥጥርን፣ የሰው ልጅ ማረጋገጫን እና ሥነ-ምግባራዊ አሰማራትን ያረጋግጣል። ወቅታዊ መዝገብ ለእነዚህ ግዴታዎች መሠረታዊ ነው። 

አይ።

ለተልዕኮ ወሳኝ ወይም ለንግድ ሥራ አስፈላጊ የሆኑ ተግባራትን የሚደግፍ፣ የዜጎችን/የንግድ ሥራ መረጃን የሚያስኬድ ወይም የደመና (cloud) ግምገማ የሚፈልግ ማንኛውም ነባር የAI ሥርዓት፣ ከዓመታት በፊት ሥራ ላይ የዋለ ቢሆንም እንኳ መመዝገብ አለበት።

ለምን፦
የፈቃድ አሰጣጥ ሂደቱ ለማንኛውም የውስጥ ወይም የውጭ AI ሥርዓት ተፈጻሚ ይሆናል፤ እንዲሁም ፖሊሲው ኤጀንሲዎች AI በIT ፖርትፎሊዮአቸው ውስጥ የት እና እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውል መመዝገብ እንዳለባቸው ይገልጻል፤ ለአሮጌ ቴክኖሎጂዎች ምንም ዓይነት ልዩ ሁኔታ አይደረግም። 

ማንኛውም የAI ሥርዓት ሲለይ፣ ሲሻሻል፣ ሲተካ ወይም በአዲስ መልክ ጥቅም ላይ ሲውል ዝመናዎች ያለማቋረጥ መከናወን አለባቸው።

ለምን፦
የኤጀንሲ አስተዳደር መስፈርቶች የመዝገብ ግቤቶች የተሟሉ እና ወቅታዊ ሆነው እንዲቀጥሉ ያስገድዳሉ፣ እንዲሁም ዓመታዊ ኦዲቶች በትክክለኛ ሰነዶች ላይ የተመሰረቱ ናቸው። ቀጣይነት ያለው ጥገና ቁጥጥርን ሊያዳክሙ የሚችሉ ክፍተቶችን ይከላከላል። 

ምዝገባን በአዳዲስ ሥርዓቶች ብቻ መወሰን የተቀናጀ፣ በውርስ የተገኘ ወይም ነባር AI ሳይከታተል እንዲቀር ያደርጋል። ይህ በተገዢነት፣ በሰው ቁጥጥር ግምገማ፣ በስጋት አስተዳደር እና በዜጎች ግልጽነት ረገድ ክፍተቶችን ይፈጥራል።

ለምን፦
ፖሊሲው ሁሉም የAI አጠቃቀሞች መመዝገብ እንዳለባቸው አጽንኦት ይሰጣል፤ ይህም ሥርዓቱ የተፈጠረበት ጊዜ ምንም ይሁን ምን ኃላፊነት በተሞላበት እና በሥነ-ምግባር የታነጸ አተገባበርን ያረጋግጣል። የAI ኃላፊነቶች ለገለልተኛ፣ ለተቀናጀ ወይም ለአመንጪ AI በእኩልነት ተፈጻሚ ይሆናሉ። 

በAI መዝገብ ውስጥ ወዲያውኑ ያስመዝግቡት፣ አስፈላጊ የሆኑትን ማጽደቆች ያጠናቅቁ፣ እና ተያያዥ የአስተዳደር ሰነዶችን ያዘምኑ።

ለምን፦
ሁሉም የAI ሥርዓቶች በፈቃድ አሰጣጥ የሥራ ሂደት ውስጥ ማለፍ እና መመዝገብ አለባቸው፤ ይህም የVITA እና የሴክሬቴሪያት ገምጋሚዎች ፍትሃዊነትን፣ የሰው ቁጥጥርን፣ የመረጃ አስተዳደርን እና ስጋቶችን መገምገም እንዲችሉ ነው። 

የኤጀንሲ IT ተወካዮች (AITRs)፣ የመረጃ ደኅንነት ኃላፊዎች (ISOs)፣ የተሰየሙ የኤጀንሲ አስተዳደር ሰራተኞች እና የVITA የኢንተርፕራይዝ አርክቴክቸር ክፍል ሁሉም የAI ግቤቶችን በማግኘት፣ በመመዝገብ፣ በመገምገም እና በመጠበቅ ረገድ የተጋሩ ሚናዎች አሏቸው።

ለምን፦
ፖሊሲው የAI አጠቃቀምን የመመዝገብ፣ ፈቃዶችን የማጠናቀቅ እና የምዝገባ ግቤቶችን ወቅታዊ የማድረግ ኃላፊነት ለኤጀንሲዎች ይሰጣል፣ VITA ደግሞ መዝገቦችን ይይዛል እና ቁጥጥር ያደርጋል። 

ኦዲቶች የመዝገብ ግቤቶች ትክክለኛ፣ የተሟሉ እና ከትክክለኛው የስርዓት አጠቃቀም ጋር የሚጣጣሙ መሆናቸውን ያረጋግጣሉ። ግኝቶች ክፍተቶችን ለመለየት እና የአስተዳደር ቁሳቁሶች ወቅታዊ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ይረዳሉ።

ለምን፦
ለከፍተኛ ስጋት የተጋለጡ ሥርዓቶች የሚደረጉ ዓመታዊ ኦዲቶች እና ቀጣይነት ያላቸው የኤጀንሲ አስተዳደር ግምገማዎች በተሟሉ የምዝገባ ግቤቶች ላይ የተመሰረቱ ናቸው፤ ውጤቱም ለVITA እና ለአስተዳደር ሴክሬተሪ መቅረብ አለበት። 

አዎ፣ ነገር ግን ሥርዓቱ በጥብቅ ከአገልግሎት ውጪ (sandbox፣ ልማት ወይም ሙከራ) ሲሆን እና ሰው ሰራሽ ወይም ለሕዝብ ክፍት የሆነ መረጃን ብቻ የሚጠቀም ከሆነ ብቻ ነው።

ለምን፦
ለ“በመደበኛ የንግድ ምርቶች ውስጥ የተካተተ AI” የተሰጠው የፈቃድ ነፃነት በምርት ውስጥ በንቃት ጥቅም ላይ ለሚውሉ ሥርዓቶች አይዘረጋም። ምዝገባ ባይጠየቅም እንኳ የአስተዳደር መስፈርቶች አሁንም የዕቃ ዝርዝር ግንዛቤን ይፈልጋሉ። 

የመዝገቡ ወቅታዊነት ኤጀንሲዎች ነባሮችን ጨምሮ ለእያንዳንዱ የAI አጠቃቀም የግዴታ ምዝገባ እና ማጽደቅ የEO-30 መስፈርትን ማሟላታቸውን ያረጋግጣል፣ ይህም ወጥ የሆነ የስቴት አቀፍ ቁጥጥር እና ሥነ-ምግባራዊ አሰማራትን ያስችላል።

ለምን፦
EO-30 የሁሉም AI ግልጽነት እና አጠቃላይ ሰነድ እንዲኖር ይጠይቃል፣ እና የፖሊሲው የፈቃድ አሰጣጥ የስራ ሂደት እነዚህን ግዴታዎች ተግባራዊ ያደርጋል።

1. የተቀናጀ ወይም ነባር AIን ለመለየት የሥርዓቶች እና መተግበሪያዎች ሙሉ ቅኝት ያድርጉ።
2. የምርት እና የምርት-ነክ ያልሆኑ አጠቃቀሞችን ይለዩ።
3. ሁሉንም የምርት AI ሥርዓቶች ያስመዝግቡ።
4. የPlanview CTP ፈቃዶችን ያጠናቅቁ።
5. የወቅታዊ የውስጥ ግምገማዎችን እና ዓመታዊ ኦዲቶችን ያካሂዱ።
6. በኤጀንሲው አስተዳደር ሥር የሚፈለጉ ሰነዶችን መያዝ።

ለምን፦
እነዚህ እርምጃዎች ከሰነድ ዝግጅት፣ ከፈቃድ አሰጣጥ የሥራ ፍሰቶች፣ ከኦዲቶች እና ከአስተዳደር መስፈርቶች ጋር በተያያዙ የፖሊሲ ክፍሎች ጋር ይጣጣማሉ። 

ይህ በመላ ስቴቱ ወጥነትን፣ ስነ-ምግባራዊ አጠቃቀምን፣ ለዜጎች በሚቀርቡ ስርዓቶች ውስጥ ግልጽነትን እና የAI አጠቃቀም ፖሊሲን በአንድ ወጥ መንገድ መከተልን ያረጋግጣል።

ለምን፦
ፖሊሲው ኤጀንሲዎች AI የት እና እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውል እንዲመዘግቡ እና የአስተዳደር ቁሳቁሶችን ለVITA ተደራሽ እንዲያደርጉ ይጠይቃል። የአሁኑ የመዝገብ ግቤቶች ኃላፊነት የተሞላበት እና ወጥ የሆነ ስቴት አቀፍ ቁጥጥርን ይደግፋሉ። 

ኤጀንሲዎች በመደበኛ የንግድ ምርቶች ውስጥ ለተቀናጀ AI የምዝገባ ፈቃድ ማስገባት አያስፈልጋቸውም። ሆኖም፣ ኤጀንሲዎች አሁንም በዕቃ ዝርዝር አሠራሮች አማካኝነት ስለተቀናጀ AI ግንዛቤ ሊኖራቸው ይገባል።

ለምን፦
የማጽደቅ ሂደቱ በተለመዱ የንግድ ሶፍትዌሮች ውስጥ የተካተተ AIን በግልጽ ነፃ ያደርጋል፣ ነገር ግን የሶስተኛ ወገን ግብዓቶች የዕቃ ዝርዝር አስተዳደር አሁንም ያስፈልጋል። 

የአሁኑ መዝገብ ኤጀንሲዎች የሶስተኛ ወገን AI የት ጥቅም ላይ እንደሚውል እንዲከታተሉ ይረዳቸዋል፤ ይህም የአቅራቢዎችን ሙከራ፣ ሰነዶች፣ ዋስትናዎች፣ የውሂብ አጠቃቀም ገደቦች እና የደህንነት ጥበቃዎችን ለመገምገም ያስችላቸዋል።

ለምን፦
ፖሊሲው የሶስተኛ ወገን ስጋቶችን ለመቀነስ የአቅራቢዎች ማጣሪያን፣ የሙከራ ግምገማዎችን፣ የኮንትራት መስፈርቶችን እና የዕቃ ዝርዝር አስተዳደርን ያስገድዳል። 

ኤጀንሲዎች የኮመንዌልዝ መረጃን የሚያቀናብሩ ሁሉንም የAI ሥርዓቶች እንዲለዩ ይረዳል፤ ይህም የመንግሥት መረጃ አሰባሰብ እና ስርጭት ልምዶች ሕግን፣ የመረጃ ቅነሳን፣ የመያዣ ገደቦችን እና የደኅንነት መለኪያዎችን ማክበርን ያስችላል።

ለምን፦
ፖሊሲው ጥብቅ የግላዊነት እና የመረጃ ጥበቃ እርምጃዎችን እንዲሁም ከፍተኛ ስጋት ያላቸውን ሥርዓቶች ዓመታዊ ኦዲት ማድረግን ይጠይቃል፤ እነዚህ ሁለቱም የሚመሰረቱት የትኞቹ የAI ሥርዓቶች እንዳሉ በትክክል በማወቅ ላይ ነው። 

በዜጎች ላይ ተጽዕኖ የሚያሳድሩ ውሳኔዎችን፣ ለሕዝብ የሚቀርቡ ይዘቶችን ወይም ራስ-ሰር ውጤቶችን የሚያመነጩ ሥርዓቶችን በግልጽ በመለየት ኤጀንሲዎች የመረጃ ይፋ የማድረግ መስፈርቶችን እንዲያሟሉ ያስችላቸዋል።

ለምን፦
ፖሊሲው ዜጎችን ለሚነኩ የውጭ AI ሥርዓቶች ይፋዊ መግለጫ፣ የይዘት መለያ፣ ቅድመ-አጠቃቀም ማሳሰቢያዎች እና ግልጽነት እንዲኖር ይጠይቃል። ትክክለኛ የመዝገብ ግቤቶች እነዚህን ግዴታዎች ይደግፋሉ። 

አዎ። ኤጀንሲዎች የትኞቹ ሥርዓቶች AI እንደሚጠቀሙ ማወቅ አለባቸው፤ ይህም ለውጤቶች፣ ለውሳኔዎች እና ለይዘቶች ትክክለኛውን አስገዳጅ የማስተባበያ ቋንቋ ተግባራዊ ማድረግ እንዲችሉ ነው።

ለምን፦
AI ውጤትን ለማመንጨት ወይም ለመርዳት ጥቅም ላይ በሚውልበት ጊዜ ሁሉ ፖሊሲው የተወሰኑ የማስተባበያ ቋንቋዎችን እና የግልጽነት ደንቦችን ያስገድዳል። ትክክለኛ የመዝገብ ግንዛቤ አስፈላጊ ነው።

የዘመኑ የመዝገብ ግቤቶች ኤጀንሲዎች እና ገምጋሚዎች እያንዳንዱን የAI ሥርዓት ለሰው ልጅ ማረጋገጫ፣ ቁጥጥር እና ማብራሪያ እንዲገመግሙ ያስችላቸዋል፣ ይህም ቁጥጥር ያልተደረገበት “ጥቁር ሳጥን” ውሳኔ አሰጣጥን ይከላከላል።

ለምን፦
ፖሊሲው ያልተብራራ የውሳኔ አሰጣጥ አመክንዮን ይከለክላል እንዲሁም ውጤቶችን ለማረጋገጥ እና ያልታሰቡ ውጤቶችን ለመፍታት የሰው ቁጥጥርን ይጠይቃል። 

ይህም ማንኛውም የAI ሥርዓት፣ አሮጌዎቹን ጨምሮ፣ ከዘመናዊ መስፈርቶች ጋር የሚጣጣም ግልጽ ዓላማ፣ የህዝብ ጥቅም እና ደጋፊ ሰነዶች (የRIA ግምገማን ጨምሮ) እንዲኖረው ያረጋግጣል።

ለምን፦
ፖሊሲው እያንዳንዱ የAI ሥርዓት ለዜጎች ያለውን ፋይዳ እንዲያረጋግጥ እና በንግድ ሥራ ጉዳይ ሂደት ወቅት የተገመገሙ አማራጮችን እንዲመዘግብ ይጠይቃል። 

የተሟላ የመዝገብ ግቤቶችን መጠበቅ በኤጀንሲዎች መካከል የተዋሃደ እና ስልጣን ያለው የAI ሥርዓቶች መረጃ ስብስብ በመፍጠር የማስተባበር ክፍተቶችን ይቀንሳል።

ለምን፦
የኤጀንሲ የአመራር መስፈርቶች ግልጽ ሰነዶችን፣ ወቅታዊ ክትትልን እና መዝገቦች ለVITA ተደራሽ መሆናቸውን ያጎላሉ፤ እነዚህ ሁሉ መበታተንን ይቀንሳሉ። 

የተሟላ መዝገብ ኤጀንሲዎች የኦዲት መስፈርቶችን ማሟላት፣ ከፖሊሲ መስፈርቶች ጋር መጣጣምን ማሳየት እና ትክክለኛ የአመራር ቁሳቁሶችን ለVITA እና ለፖሊሲ አመራር ማቅረብ መቻላቸውን ያረጋግጣል።

ለምን፦
ኤጀንሲዎች ለከፍተኛ ስጋት የተጋለጡ ሥርዓቶችን ዓመታዊ ኦዲት ማድረግ፣ የAI አጠቃቀምን መከታተል፣ ሰነዶችን መያዝ እና ውጤቱን ለVITA እና ለአስተዳደር ሴክሬተሪ ማቅረብ አለባቸው፤ እነዚህ ሁሉ በምዝገባ ትክክለኛነት ላይ የተመሰረቱ ናቸው።