21.5 የፒቢሲ የስራ መግለጫ (SOW)
21.5.1 ለ SOW ዝግጅት አጠቃላይ መመሪያዎች
PBC SOW እንደ አጭር ፣ ገላጭ ፣ በግሥ-ተኮር ሰነድ መፃፍ አለበት ምክንያቱም ደንበኛው የሚፈልጓቸው ዕቃዎች/አገልግሎቶች በውጤቶች መግለጫ እና ሊለካ የሚችል የአፈፃፀም ደረጃ(ዎች) እና ለእያንዳንዱ ውጤት ተቀባይነት ያለው የጥራት ደረጃን ያካትታል። አፈጻጸምን መሰረት ባላደረጉ ኤስኦውች አቅራቢው አብዛኛውን ጊዜ ሥራውን በተለየ መንገድ እንዲያከናውን ይፈለጋል፣ ለምርት ዕቃዎች ዝርዝር መግለጫዎችን በመጠቀም፣ የሚቀርቡ ቁልፍ ሠራተኞችን እና ለአገልግሎት ውል የሚውሉ ዘዴዎችን ይገልፃል። ምርጥ ተሞክሮዎች PBC SOWs ግን ስራውን ከሚገኘው ውጤት አንፃር ይገልፃል እና ውጤቱ እንዴት እንደሚገኝ እና እነዚያን ውጤቶች ለማሳካት የአቅራቢውን የሰው ሃይል እንዴት በተሻለ ሁኔታ ማደራጀት እንደሚቻል ለማወቅ አቅራቢውን ይመልከቱ። በደንብ የተጻፈ PBC SOW የሚከተሉትን ማድረግ አለበት:
- ራሱን የቻለ ሰነድ ይሁኑ።
- መከናወን ያለባቸውን ልዩ ስራዎች የሚለዩ መስፈርቶችን በግልፅ፣ አጭር ቋንቋ ይግለጹ።
- የአፈጻጸም ጊዜን፣ የሚቀርቡ እቃዎችን፣ ካለ እና የሚፈለገውን የአፈጻጸም ደረጃ ለማገናዘብ በተናጠል ብጁ ይሁኑ።
- ቀድሞውንም በሌሎች የጥያቄው ወይም የውል ክፍሎች ውስጥ የተካተቱትን ነገሮች አትድገሙ።
- የሚፈለጉትን የአፈጻጸም ውጤቶች ግልጽ፣ አጭር፣ በተለምዶ ጥቅም ላይ የሚውሉ፣ በቀላሉ ሊረዱ የሚችሉ፣ በሚለኩ ቃላት ይግለጹ።
- ሥራ እንዴት መከናወን እንዳለበት የሚገልጹ ሰፊ ወይም ግልጽ ያልሆኑ መግለጫዎችን፣ ከመጠን በላይ ቴክኒካዊ ቋንቋዎችን ወይም ዝርዝር ሂደቶችን አያካትቱ።
- በፕሮጀክቱ ዓላማ(ዎች) ወይም በሚከናወነው ሥራ ዓላማ ዙሪያ መዋቀር፣ ማለትም፣ እንዴት እንደሚሠራ ሳይሆን ምን መደረግ እንዳለበት። ለምሳሌ፡- ሳር በየሳምንቱ እንዲታጨድ ወይም በእያንዳንዱ ውድቀት ዛፎች እንዲቆራረጡ ከመጠየቅ ይልቅ ሳር በ 2-3" ከፍታ ላይ እንዲቆይ ወይም የዛፍ እጆች የመገልገያ ሽቦዎችን ወይም ህንፃዎችን እንዳይነኩ ይግለጹ።
SOW የሚከተሉትን ክፍሎች በትንሹ ያካትታል፡-
- መግቢያ ፡ የግዥው አጠቃላይ መግለጫ።
- ዳራ ፡ አቅራቢዎች የመስፈርቶቹን ተፈጥሮ እና ታሪክ እንዲረዱ የሚረዳ መረጃ።
- ወሰን ፡ የመስፈርቶቹን አስፈላጊ ገጽታዎች የሚዛመደው የ SOW አጠቃላይ እይታ።
- የሚመለከታቸው መመሪያዎች (ካለ) ፡ ለግዢው የግዴታ ወይም መረጃ የሆኑ የተጠቀሱ ሰነዶች፣ ዝርዝር መግለጫዎች ወይም መመሪያዎች።
- የአፈጻጸም መስፈርቶች ፡ ምን መደረግ እንዳለበት፣ የአፈጻጸም ደረጃዎች እና ተቀባይነት ያለው የጥራት ደረጃዎች። የአፈጻጸም መስፈርቶች የሥራ አፈጻጸምን ከሚለካው የአፈጻጸም ደረጃዎች ጋር መገምገምን ማስቻል አለባቸው። ተፎካካሪዎች ሥራውን ለማከናወን አዳዲስ እና ወጪ ቆጣቢ ዘዴዎችን እንዲያዘጋጁ እና እንዲያዘጋጁ ለማበረታታት ሊለካ የሚችል የአፈፃፀም ደረጃዎችን እና የገንዘብ ማበረታቻዎችን በመጠቀም በተወዳዳሪ አካባቢ ይተማመናሉ።
- የመረጃ መስፈርቶች ፡ ሪፖርቶች፣ ሶፍትዌሮች፣ ሊቀርቡ የሚችሉ እና መደበኛ መስፈርቶች እንደ የተሳትፎው አካል መቅረብ አለባቸው።
- የጥራት ማረጋገጫ እና ተቀባይነት መስፈርት ፡ መቀበል የኤጀንሲው መደበኛ የጽሁፍ ሂደት እቃዎቹ/አገልግሎቶቹ የሚመለከተውን የSOWs ጥራት፣ብዛት እና ሌሎች መስፈርቶችን የሚያሟሉ መሆናቸውን መቀበል ነው። መቀበል የጥራት ማረጋገጫ ሂደቶችን ሊያካትት ወይም ላያጠቃልል ይችላል እና በተለምዶ ክፍያ ይቀድማል። የመደበኛ ተቀባይነት አሰራሩ ለማንኛውም የወሳኝ ኩነቶች አቅርቦት እና እንዲሁም የመጨረሻ ተቀባይነት መቅረብ አለበት።
PBC SOW አቅራቢው አራቱን አካላት - ምን፣ ማን፣ መቼ፣ የት እና እንዴት በማነጋገር ምን ማከናወን እንዳለበት በዝርዝር መግለጽ አለበት። ኤለመንቱ ተለዋዋጭነትን እንዴት መፍቀድ እንዳለበት እና አቅራቢው ውጤቶቹ ወይም ውጤቶቹ በኩባንያቸው እንዴት እንደሚገኙ አቀራረቡን እንዲያቀርብ ያስችለዋል። እነዚህ አራት አካላት የሚከተሉትን ማካተት አለባቸው:
- ምን መደረግ እንዳለበት እና ሊደረስባቸው የሚችሉ / ዋና ዋናዎቹ ምንድን ናቸው.
- ማን ምን ያደርጋል (ኤጀንሲ፣ አቅራቢ፣ የሶስተኛ ወገን የኮቪኤ ወኪል፣ ወዘተ)።
- ሊደርስ በሚችል እና/ወይም በወሳኝ ደረጃ መቼ ነው የሚደረገው?
- የት ነው የሚደረገው?
- እንዴት ይከናወናል እና ኤጀንሲው ሲሰራ እንዴት ያውቃል (ማለትም፣ ሙከራ እና ተቀባይነት)?
ቁልፍ ቃላት ወይም የተለመዱ ቃላትን በመጠቀም መመሪያውን ይፈልጉ።