ምዕራፍ 24 - ለፕሮፖዛሎች የሚቀርቡ ጥያቄዎች እና ተወዳዳሪ ድርድሮች

24.3.1 የግዥ ፕሮጀክት ቡድን (PPT) እና የግምገማ ቡድን (ኢ.ቲ.)

ውስብስብ IT ግዥ ላይ ሲሰሩ የተለያዩ ባለድርሻ አካላትን እና አመለካከቶችን PPTs እና ET መፍጠር አስፈላጊ ነው። እነዚህ ግለሰቦች የድምፅ RFP ለማዘጋጀት ግብአት እና መመሪያ ያመጣሉ; በፕሮፖዛል ግምገማዎች እና/ወይም በቀጣይ የድርድር ስትራቴጂ እቅድ ውስጥ መሳተፍ። ከዚህ በታች ያለው ሰንጠረዥ የVITA ምክሮችን ለ"ቁልፍ" PPT እና ET አባላት እና በ RFP ሂደት ውስጥ ያላቸውን ሚና ይገልጻል። በግምገማው ውስጥ ሌሎች ተሳታፊዎች (ለምሳሌ ቴክኒካል፣ተግባራዊ፣ኮንትራት ፣ህጋዊ፣ፋይናንሺያል ጉዳዮች ባለሙያዎች) በግዥ ፕሮጀክት ቡድን ውስጥ ያልተካተቱ እና በተቃራኒው እንዲሳተፉ ማድረግ ሊያስፈልግ ይችላል። እንደ የፕሮጀክቱ አይነት እና ውስብስብነት የግዥ ነጠላ ነጥብ ግዥ (SPOC) እና የቢዝነስ ባለቤት አንዳንድ የግዥ ፕሮጀክት ቡድን አባላትን በግምገማው ሂደት እና/ወይም ድርድር ውስጥ ላለማካተት ሊመርጡ ይችላሉ። ይሁን እንጂ እነዚህ አራት የባለሙያዎች ማዕዘኖች በግምገማ ቡድኑ ውስጥ እንዲወከሉ ይመከራል፡- የንግድ አካባቢ፣ የቴክኒክ አካባቢ፣ የሕግ አካባቢ እና የፋይናንስ አካባቢ። 

ቁልፍ የግዥ ፕሮጀክት ቡድን (PPT) እና የግምገማ ቡድን፡- 

የንግድ ድርጅት ባለቤት (ኤጀንሲ/ደንበኛ)፡- 

• ለፕሮጀክቱ "ለምን" ማመካኛ ኃላፊነት ያለው. 

• ለምርቶች ወይም አገልግሎቶች የንግድ ወይም የተግባር ፍላጎት(ዎች) ይለያል። 
• ለፕሮጀክቱ ውስብስብነት እና የዶላር ዋጋ የሚመለከተው የVITA (የግዥ አስተዳደር ግምገማ (PGR)፣ የፕሮጀክት አስተዳደር እና/ወይም የፕሮጀክት አስተዳደር ሂደቶችን እና ሂደቶችን ማክበርን ያረጋግጣል። ተመልከት፡ https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/. እንደአስፈላጊነቱ፣ በፕሮጀክት ውስጥ ስላለው ተሳትፎ ለመወያየት የVITA አቅርቦት ሰንሰለት አስተዳደር ክፍል ምንጮችን ያግኙ፡- scminfo@vita.virginia.gov  
• ከንግዱ ፍላጎት(ዎች) ጋር የተያያዙ ዳራ፣ ወሰን እና መረጃን ይመዘግባል። 
• ለፕሮጀክቱ የሚገኙ የእውቂያ ስሞችን እና እምቅ ሀብቶችን ይለያል። 
• አጠቃላይ ዓላማዎችን ፣ ጉልህ ክስተቶችን እና የጊዜ ገደቦችን ይለያል እና ይመዘግባል። 
• የፕሮጀክት ቁርጠኝነትን፣ ስፖንሰርሺፕ እና የገንዘብ ድጋፍን ያገኛል። 
• የግብአት እና የፕሮጀክት ተጠያቂነትን ያቀርባል. 
• የተግባር እና ቴክኒካል መስፈርቶችን እና የግምገማ ውጤት ካርድ በማዘጋጀት ቡድንን ያግዛል። 
• ከ VITA Enterprise Architecture፣ Data Standards፣ Security፣ Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS) ጋር እንደአስፈላጊነቱ፣ እና የፕሮጀክት አስተዳደር ቡድኖች እና የራሳቸው የመረጃ ደህንነት ኦፊሰር (አይኤስኦ) የሚመለከታቸው IT ደረጃዎችን እና ፖሊሲዎችን በፕሮጀክት/ግዥ አስገዳጅ መስፈርቶች ውስጥ ለማካተት ወይም ማንኛውንም የመተው ወይም የማግለል ሂደትን ያመቻቻል። 
• የግምገማ ቡድኑ አካል ሆኖ ይሳተፋል። 
• የድርድር ዓላማዎችን ይለያል እና በድርድር ውስጥ ይሳተፋል። 
• ከቨርጂኒያ የህዝብ ግዥ ህግ፣ ከVITA ግዥ ፖሊሲዎች እና መመሪያዎች እና ከማንኛውም የVITA ግምገማ ሂደቶች ጋር መከበራቸውን ለማረጋገጥ ከተመደበው የግዥ አመራር ጋር ይተባበራል። 
• የርእሰ ጉዳይ ባለሙያ(ዎች) (ጥቃቅንና አነስተኛ) 
• ስለ ምንጭ ውሳኔው "ምን" ገጽታ ኃላፊነት ያለው። 
• የ RFP ቴክኒካዊ መስፈርቶችን እና ዝርዝሮችን ያዘጋጃል እና ይመዘግባል። 
• የግምገማ መስፈርቶቹን በማዘጋጀት እና የግድ አስፈላጊ የሆኑትን ወይም አስፈላጊ መስፈርቶችን ለመወሰን ሰራተኞችን በማፈላለግ ይረዳል። በፕሮፖዛል ግምገማ እና የአቅራቢዎችን አጭር ዝርዝር ለመወሰን መሳተፍ ይችላል። 
• የኮመንዌልዝ ተቀጣሪዎች የሆኑ SMEs በግምገማው እና በአቅራቢው ምርጫ ላይ ሊሳተፉ ይችላሉ። የጋራ ያልሆኑ ተቀጣሪዎች SMEs መረጃን ለET ሊሰጡ ይችላሉ ነገርግን ውጤት ማስመዝገብ አይችሉም። 
• የግምገማ-ደረጃ ፈተናዎችን/የሙከራ ፕሮግራሞችን በማካሄድ የንግድ ሥራ ባለቤት/ደንበኛ ሊረዳ ይችላል።   

የተመደበው የኤጀንሲ የግዥ አመራር ወይም የልዩ ባለሙያ ነጠላ መገናኛ (SPOC)፡- 

• ስለ ምንጭ ውሳኔው “ማን እና እንዴት” ገጽታ ኃላፊነት ያለው 
• የማምረት ሂደቱን ይመራል። 
• የሚፈለገውን ሚስጥራዊነት፣ የጥቅም ግጭት እና/ወይም ይፋ አለማድረጉን ተገዢነትን እና ሰነዶችን ያመቻቻል። 
• ከ PPT እና ET ጋር እኩል ተደራሽነትን ያስተባብራል እና በር-ይቆያል ውሂብ እና በአቅራቢዎች የሚፈለጉ መረጃዎችን ከውሳኔው ከማቅረቡ በፊት። ሁሉም አቅራቢዎች ከRFP ጋር የተያያዙ ሁሉንም መረጃዎች እና ከRFP ጋር የተያያዙ ሁሉንም ጥያቄዎች በSPOC በኩል ያስተላልፋሉ። የስራ አስፈፃሚ ኮሚቴ ሁሉንም መረጃዎች በSPOC በኩል ያስተላልፋል። 
• አብነቶችን በማቅረብ ቀድሞ የተቋቋሙ መሳሪያዎችን እና ሂደቶችን (ማለትም፣ RFI፣ RFP፣ contract, ወዘተ) ያቀርባል። 
• በንግዱ ባለቤት እና በአነስተኛ ኤስኤምኢዎች የሚታገዝ የግዥ ፕሮጀክት እቅድ ያዘጋጃል። 
• የ RFP ልማትን ያመቻቻል ፣ መስፈርቶችን እና የግምገማ መስፈርቶችን በመመዝገብ ይረዳል ፣ ሁሉም በህግ የተደነገጉ የውል ውሎች መካተታቸውን ያረጋግጣል ፣ እና ከ VITA ውጭ ላሉ ኤጀንሲዎች የ SCM አነስተኛ መስፈርቶች ማትሪክስ ለዋና እና ውክልና ግዥዎች መጠናቀቁን ያረጋግጣል። 
• የ RFP ጥቅል ያጠናቅቃል እና RFP በ eVA ውስጥ ያወጣል። 
• የስራ አስፈፃሚ ኮሚቴውን እና/ወይም PPT እና ET በሂደት ላይ ያዘምናል። 
• ከተካሄደ የቅድመ ፕሮፖዛል ኮንፈረንስ ያመቻቻል። 
• የአቅራቢዎችን አጭር ዝርዝር ለመወሰን የግምገማ ሂደቱን ያመቻቻል. 
• የድርድር ሂደቱን ይመራል። 
• ከ ECOS ፖሊሲዎች ጋር መከበራቸውን ያረጋግጣል። 
• የፋይናንስ ትንተና እና የአፈጻጸም አስተዳደር ድጋፍ ይሰጣል. 
• የአቅራቢውን ቅድመ ሽልማት ከህግ የተጠበቁ መስፈርቶችን ማሟላቱን ያረጋግጣል እና ሰነዶችን ያረጋግጣል። 
• በአቅራቢው ግዥ እና ንዑስ ተቋራጭ እቅድ ውስጥ የአቅራቢውን ልዩነት ጨምሮ የአቅራቢውን የግዥ እና የንዑስ ተቋራጭ እቅድ መስፈርቶችን በአጥጋቢ ሁኔታ የማሟላት የአቅራቢው ሃላፊነት፣ የአቅራቢው አለመቻል ወይም የዕቅዱን ተገዢነት ለማረጋገጥ አለመቻሉ - ወይም VITA VITA አቀፍ መረጃን ላለማቅረብ ሪፖርት ማድረግን ጨምሮ። ስርዓት (ኤስአርኤስ) - በውሉ አፈፃፀም ወቅት. 
• የውል ስምምነቶችን ያቆያል እና ለVITA የኮንትራት ጉዳዮችን ከVITA SCM ፖሊሲ እና አስተዳደር እና አስፈፃሚ አስተዳዳሪዎች ጋር ያስተባብራል። 
• ለአፈፃፀም ኮንትራት ያዘጋጃል እና የኮንትራቶችን ዳታቤዝ ያሻሽላል። 
• የኮንትራት መነሻ/ኦሬንቴሽን ስብሰባ ያካሂዳል። 
• ለVITA ግዛት አቀፍ ውሎች፣ VITA SPOC የኢቫ ካታሎግ መፍጠርን ያመቻቻል። 

SCM የኮንትራት ስጋት አስተዳደር፡- 

• በውል ጉዳዮች ላይ RFP ግምገማ/ማጽደቅ እና መመሪያ ይሰጣል። 
• የቨርጂኒያ ህግን እና የVITA ፖሊሲ መስፈርቶችን የማክበር ሃላፊነት አለበት። 
• ለደመና ግዥዎች ተፈጻሚነት ያለው፣ የECOS ፖሊሲን እና ሂደቶችን ለማክበር ኃላፊነት ያለው። 
• የ RFP ሂደት እና ተዛማጅ ሰነዶች ለ "ተገዢነት" ገጽታ ኃላፊነት ያለው.