ምዕራፍ 24 - ለፕሮፖዛሎች የሚቀርቡ ጥያቄዎች እና ተወዳዳሪ ድርድሮች

24.5.12 የ RFP ጥቅልን በማጠናቀቅ ላይ

አጠቃላይ የ RFP ጥቅል፣ ሁሉንም አባሪዎችን ጨምሮ በSPOC ከሌሎች PPT አባላት ጋር ይሰበሰባል። SMEs የተጠናቀቁትን የ RFP ቴክኒካዊ መስፈርቶች ክፍሎች ያቀርባሉ እና በተጠናቀቀው RFP የመጨረሻ ግምገማ ላይ ይሳተፋሉ። የንግዱ ባለቤት የተጠናቀቁትን የንግድ እና የተግባር መስፈርቶች የ RFP ክፍሎችን ማቅረብ እና በተጠናቀቀው RFP የመጨረሻ ግምገማ ላይ መሳተፍ አለበት። SPOC ለተሟላ፣ አጠቃላይ RFP ጥቅል ተጠያቂ ነው። ከመለጠፉ በፊት የ RFP ጥቅል ሲያጠናቅቅ፣ SPOC የሚከተሉትን ማድረግ አለበት፡- 

• የ RFP አጠቃላይ ጥራትን ለማረጋገጥ SMEs እና የንግዱ ባለቤት የቀረቡትን የRFP ክፍሎች ለትክክለኛነት፣ ሙሉነት እና ግልጽነት ይገምግሙ። 
• አጠቃላይ እና የVITA IT-ተኮር ውሎችን እና ሁኔታዎችን ጨምሮ የቀረውን የRFP ይዘት ይቅረጹ። 
• ተገቢውን እና የተፈቀደውን የVITA IT ውል አብነት ይምረጡ እና ያካትቱ። 

የVITA ያልሆኑ SPOCዎች በVITA ኮንትራት አብነት አጠቃቀም ላይ ስልጠና እስኪያገኙ ወይም የVITA ድጋፍ በአብነት ስልጠና ላይ እስኪጠይቁ ድረስ የኤጀንሲያቸውን የኮንትራት ፎርማት መጠቀም አለባቸው። ኤጀንሲዎች ፍቃድ ለሚፈልጉ ዋና ዋና ፕሮጀክቶች የ " ትንሹ የኮንትራት መስፈርቶች ለ"ዋና" የቴክኖሎጂ ፕሮጄክቶች" ማትሪክስ እንዲጠቀሙ የሚፈለግ ሲሆን በሁሉም የአይቲ ግዥዎች ውስጥ ጥቅም ላይ እንዲውል በጣም ይመከራል።VITA CIO IT ማትሪክስ በ SCM ድረ-ገጽ ላይ በዚህ ቦታ ላይ ሊገኝ ይችላል፡-  https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. 

(ማስታወሻ፡ ማንኛውም አቅራቢ ወደ RFP እና ውሎች እና ሁኔታዎች ማግለል እንዳለበት መግለጫ ማካተትዎን እርግጠኛ ይሁኑ። ይህ ከአቅራቢው የሚጠየቀው በድርድር ጊዜ ብቻ ነው።) ይህ መስፈርት በሚከተለው ቋንቋ ምክንያት ነው በ§ 2.2-4302.2 

"በ § 2.2-2006 ላይ እንደተገለጸው የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ ሃሳብን በተመለከተ አንድ የመንግስት አካል በጥያቄው ውስጥ ካሉት ከማንኛውም የተጠያቂነት ድንጋጌዎች በስተቀር አቅራቢውን በሃሳቡ ውስጥ እንዲገልጽ አይጠይቅም። ከዚያም ከተመረጡት አቅራቢዎች ከእያንዳንዱ ጋር ድርድር ይካሄዳል። አቅራቢው በድርድር መጀመሪያ ላይ በቀረበው ጥያቄ ውስጥ ካሉት የኃላፊነት ድንጋጌዎች በስተቀር ማንኛውንም ነገር በጽሁፍ መግለጽ አለበት፣ እና እነዚህ ልዩ ሁኔታዎች በድርድር ጊዜ ግምት ውስጥ መግባት አለባቸው። 

• የተሟላውን የመጨረሻውን የ RFP ጥቅል ወደ ተገቢው የውስጥ፣ VITA ወይም ሌሎች ገምጋሚዎች/አጽዳቂዎች ያዙሩ። 
• ስለ RFP እና ሁሉም አባሪዎች የመጨረሻ ግምገማ PPTን ይምሩ። 
• አስፈላጊ ሆኖ ከተገኘ የስራ አስፈፃሚ ኮሚቴ ይሁንታ እስኪሰጥ ድረስ ዝግጁ መሆን ያለበትን ሁሉንም አባሪዎችን ጨምሮ የ RFP ጥቅልን ያጠናቅቁ እና ያጠናቅቁ። 
• ለድርድር ስትራቴጂ እቅድ ጉዳዮችን መመዝገብ ጀምር።