ምዕራፍ 24 - ለፕሮፖዛሎች የሚቀርቡ ጥያቄዎች እና ተወዳዳሪ ድርድሮች

1

መግቢያ

የችግሩን መግለጫ ያቀርባል እና አቅራቢዎች RFPን የሚያሽከረክሩትን የንግድ ጉዳዮች እና ለችግሩ አፋጣኝ ሊሆኑ የሚችሉ ቴክኒካዊ ጉዳዮችን እንዲገነዘቡ በበቂ ሁኔታ መዘርዘር አለበት።

2

የፕሮፖዛል መመሪያዎች እና አስተዳደር

ተቀባይነት ያለው ሃሳብ ለማቅረብ አቅራቢው ማሟላት ያለበትን ሁሉንም የአስተዳደር መስፈርቶች እና መረጃዎችን ይዟል። ይህ ክፍል ለግዢው መሰረታዊ ህጎችን ያጠቃልላል፣ RFP ከማቅረብ ጀምሮ ውሉን እስከ መስጠት ድረስ እና የሚከተሉትን የመረጃ አይነቶች መያዝ አለበት፡

• ከሆነ እና መቼ የቅድመ-ፕሮፖዛል ኮንፈረንስ ይካሄዳል
• ለግዢ ዑደት አስፈላጊ ቀናት
• ሀሳቦችን ለማዘጋጀት እና ለማቅረብ የሚያስፈልጉ መስፈርቶች (ማለትም፣ የቨርጂኒያ ኮድ መስፈርቶች፣ እንዲሁም የፕሮፖዛል ፕሮቶኮል)
• ሀሳቦች እንዴት እንደሚገመገሙ
• RFP ነጠላ አድራሻ ስም እና የእውቂያ መረጃ
• ሀሳቦች መቼ ፣ የት እና ለማን ናቸው
• አቅራቢው ሙሉ በሙሉ ምላሽ እንዲሰጥ የሚያስፈልገው ሌላ መረጃ

መመሪያው ያልተሟላ ወይም ግልጽ ካልሆነ፣ አቅራቢዎች ወሳኝ ስብሰባዎችን ወይም ወሳኝ ደረጃዎችን ችላ ሊሉ ይችላሉ። አንዳንድ አቅራቢዎች የጥራት መመሪያዎችን አለመኖር እንደ ደካማ የፕሮጀክት ቡድን ምልክት ወይም ግጭት ውስጥ ያሉ ፕሮጀክቶች ዋና ዋና የኢንዱስትሪ አቅራቢዎች ሀሳቦችን እንዳያቀርቡ ተጽእኖ ሊያደርጉ ይችላሉ. አቅራቢው የ RFP አስተዳደራዊ መስፈርቶችን አለማክበር የውሳኔ ሃሳብ ውድቅ ለማድረግ ምክንያት ሊሆን ይችላል። ይህ ክፍል ለ RFP ምላሽ ለመስጠት እና አቅራቢዎች እነሱን ባለመከተል ቅጣቶችን እንዲያውቁ ለማድረግ ግልፅ ደንቦችን ማቅረብ አለበት።

3

የፕሮፖዛል ቅርጸት

ሀሳቦች እንዴት እንደሚቀረጹ እና እንደሚታሰሩ እና የሚፈለጉትን ሚዲያዎች (ማለትም፣ ሃርድ ኮፒ፣ ሲዲ፣ ወዘተ) ላይ ዝርዝሮችን ይሰጣል። የተለያዩ የፕሮፖዛል ክፍሎች በተናጠል መቅረብ ካለባቸው ለማሳየት ሠንጠረዥ ማካተት ጠቃሚ ነው; ማለትም፣ ቴክኒካል ከዋጋ፣ የተሻሻለ፣ ወዘተ)። ይህ ክፍል በክፍል 2 ውስጥ ካለው የፕሮፖዛል መመሪያዎች ጋር መባዛት የለበትም።

4

አሁን ያለው ሁኔታ

የኤጀንሲውን ድርጅታዊ ዳራ እና የፕሮጀክቱን ወቅታዊ የንግድ እና ቴክኒካል አከባቢዎች በትክክል ይግለጹ ስለዚህ አቅራቢዎች አዲሶቹን መስፈርቶች ለማሟላት ያንን አካባቢ ለማስማማት ወይም ለማሻሻል መፍትሄዎችን በብቃት እና በትክክል እንዲያቀርቡ። የአሁኑ የንግድ አካባቢ መግለጫ ሁሉንም ተጠቃሚዎችን እና የወቅቱን የንግድ አገልግሎቶችን እና የተጎዱ ሂደቶችን ተጠቃሚዎችን ማካተት አለበት። የአሁኑ የቴክኒክ አካባቢ መግለጫ ሁሉም አሁን ያሉ ሃርድዌር እና ሶፍትዌሮች ጥቅም ላይ እየዋሉ ያሉ፣ የፕሮጀክት መስፈርቶችን ለማሟላት ምን ጥቅም ላይ ሊውል እንደሚችል ወይም ምን ጥቅም ላይ መዋል እንዳለበት፣ እንዲሁም አሁን ካሉ ሌሎች ስርዓቶች/መድረኮች እና/ወይም አፕሊኬሽኖች ጋር ያሉ ግንኙነቶችን ጨምሮ ግልጽ ፍቺ መሆን አለበት። የስራ ፍሰት እና የመተግበሪያ በይነገጾች ምስሎችን በመጠቀም ሊቀርቡ ይችላሉ።

5

ተግባራዊ እና ቴክኒካዊ መስፈርቶች

አቅራቢዎች ጉዳዮቹን እንዲረዱ እና የተሟላ እና ጠንካራ ፕሮፖዛል እንዲያዘጋጁ ለማስቻል ተግባራዊ እና ቴክኒካዊ መስፈርቶች እና በቂ መረጃ ይሰጣል። ይህ አጠቃላይ እይታ ሁለቱንም የአሁኑን የንግድ አተገባበር እና ቴክኒካዊ አካባቢን (ሃርድዌር ፣ ሶፍትዌሮችን ፣ ግንኙነቶችን) ማስተናገድ አለበት። ኤጀንሲዎች "የግድ" እና "የ" ቴክኒካል መስፈርቶችን እንዳይጠቀሙ ይመከራል ነገር ግን አቅራቢዎች ችግሩን እንዴት እንደሚፈቱ የመፍትሄ ሃሳብ ላይ የተመሰረተ ሀሳብ እንዲሰጡ ይፍቀዱላቸው። የቴክኒክ እና የተግባር መስፈርቶች ክፍል አቅራቢዎች ምላሽ መስጠት ያለባቸውን ጥያቄዎች ያካትታል፡-

• ወሳኝ የስኬት ምክንያቶች
• ለአሁኑ ስርዓት ተግባራዊ ዝርዝሮች
• ለታቀደው ስርዓት ተግባራዊ ዝርዝሮች
• የአፈጻጸም ዝርዝሮች
• የአገልግሎት ደረጃ የሚጠበቁ
• የሃርድዌር መስፈርቶች (ግዴታ ከሆነ)
• የሶፍትዌር መስፈርቶች
• የደህንነት እና የውሂብ ጥበቃ መስፈርቶች
• የግንኙነት መስፈርቶች (ግዴታ ከሆነ)
• የሙከራ መስፈርቶች
• የእነሱ መፍትሔ ከ VITA ደህንነት፣ የውሂብ ደረጃዎች እና የድርጅት አርክቴክቸር እና IT ተደራሽነት/508 ተገዢነት ITRPSGs

የፕሮጀክት አስተዳደር መስፈርቶች ፕሮጀክቱን ለማስተዳደር እና ለመተግበር ሁኔታዎችን ይገልፃሉ. ይህ ክፍል ለአቅራቢዎች የፕሮጀክት ፕላን፣ የአደጋ ቅነሳ እቅድ ወይም ሌላ የአስተዳደር እቅድ ለማዘጋጀት የሚያስፈልጋቸውን መረጃ ለፕሮጀክቱ ውስብስብነት እና ተልዕኮ ወሳኝነት እንደሚያስፈልግ እና የፕሮጀክቱን መስፈርቶች ፍቺ፣ አተገባበር፣ ተከላ፣ ሙከራ፣ ስልጠና፣ ጥገና እና ሌሎች የፕሮጀክቱን ደረጃዎች ያካተተ መረጃ መስጠት አለበት። የታቀደው የፕሮጀክት እቅድ አቅራቢው ውሉን በተሳካ ሁኔታ ለማከናወን የሚያስፈልጉ ሀብቶች እንዳሉት ዋስትና ይሰጣል. የፕሮጀክት አስተዳደር ዕቅዱ በተለምዶ የሚከተሉትን ይይዛል፡-

• የሰራተኞች መስፈርቶች
• የጣቢያ ዝግጅት ኃላፊነቶች
• የመላኪያ እና የመጫኛ መርሃ ግብር እና እቅድ
• የስርዓት ተቀባይነት ፈተና መስፈርቶች
• የስርዓት ጥገና መስፈርቶች
• የስርዓት ስልጠና መስፈርቶች
• የሰነድ መስፈርቶች

ኤጀንሲዎች አንድ አቅራቢ የቴክኒክ መስፈርቶችን ሊያሟላ እንደሚችል ማስታወስ አለባቸው, ነገር ግን ለዚህ ክፍል ደካማ ወይም በቂ ያልሆነ ምላሽ እንደታየው የአስተዳደር መስፈርቶችን ማሟላት አይችልም. የአስተዳደር ክፍል በአዋቂ ወይም ያልበሰለ የአስተዳደር አቅም ባላቸው አቅራቢዎች መካከል ያለውን ልዩነት ለመለየት ይረዳል።

ሁሉንም ግምቶች እና ከ RFP እና ከሚፈለጉት የፕሮጀክት አላማዎች ጋር የተያያዙ ሊሆኑ የሚችሉ ስጋቶችን እንዲለዩ አቅራቢዎችን መጠየቅ ይችላሉ። እና/ወይም ተመሳሳይ ፕሮጄክትን በዝርዝር እንዲገልጹ እና በአፈፃፀማቸው ወቅት የተከሰቱ ችግሮችን ወይም ችግሮችን ደንበኞቻቸውን በሚያረካ ሁኔታ እንዴት እንደፈቱ እንዲገልጹ ይጠይቋቸው።

6

ግልጽ እና የተለዩ የአፈጻጸም መለኪያዎች እና የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎች

IT በቨርጂኒያ ኮድ § 2.2- ላይ እንደተገለጸው የ"ከፍተኛ4303.01 ስጋት"ን ትርጉም የሚያሟሉ ልመናዎች እና ኮንትራቶች ግልጽ እና ግልጽ የሆኑ የአፈጻጸም እርምጃዎችን እና የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎችን ማካተት አለባቸው።

መፍትሄዎችን ጨምሮ ግልጽ እና የተለዩ የአፈጻጸም መለኪያዎች እና የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎች የበለጠ ለማወቅ ከዚህ በታች ያሉትን መሳሪያዎች ይጠቀሙ፡-

         አነስተኛ መስፈርቶች ማትሪክስ ለዋና ዋና IT ግዥዎች፣ ከፍተኛ ስጋት IT ግዥዎች፣ እና

         1 የተወከሉ ግዥዎች 

         2 የአፈጻጸም መለኪያዎች መሣሪያ

7

የአቅራቢዎች መገለጫ

አቅራቢዎች የንግድ ሥራቸውን እና ሙያዊ ብቃታቸውን እንዲገልጹ እና ማጣቀሻዎችን እንዲያቀርቡ ይጠየቃሉ። ስለ ድርጅታዊ እና የገንዘብ ሁኔታቸው እና ለሙያዊ አፈፃፀም እና ታማኝነት ዋቢ ሆነው የሚያገለግሉ ደንበኞችን በዝርዝር እንዲያቀርቡ ሊጠየቁ ይገባል ። የሚከተሉት ምሳሌዎች በተለምዶ በዚህ ክፍል ውስጥ የሚፈለጉ ናቸው፡

• የአቅራቢው የድርጅት ታሪክ፣ ድርጅታዊ መዋቅር፣ አካባቢ እና የንግድ መጠን ሁኔታ (ማለትም፣ የDSSBSD-የማረጋገጫ ሁኔታ፣ ካለ)።
• የመፍትሄውን ወይም የምርትን አይነት ለማቅረብ የአቅራቢው አጠቃላይ ልምድ እና ችሎታ
• በአቅራቢው እና በማናቸውም በታቀደው አጋር/ንዑስ ተቋራጭ/አምራች መካከል ያለውን ግንኙነት፣ ካለ እና ይህ ግንኙነት ለምን ያህል ጊዜ እንደቆየ የሚገልጽ መግለጫ
• አቅራቢው አስፈላጊው የቴክኒክ፣የአሰራር እና የአመራር ክህሎት፣የሰራተኞች እና የገንዘብ ምንጮች እና አዋጭነት እንዳለው የሚያሳይ ማስረጃ።
• በአሁኑ ጊዜ የተጫኑ ተመሳሳይ/ተመሳሳይ ምርቶች፣ ሥርዓቶች ወይም ዝርዝር
• ተመሳሳይ ፕሮጀክቶች፣ አወቃቀሮች እና/ወይም አፕሊኬሽኖች የእውቂያ ስሞችን እና የስልክ ቁጥሮችን ጨምሮ ማጣቀሻዎችን ማቅረብ የሚችሉ የደንበኞች ስም።
• ከቆመበት ቀጥል፣ የኩባንያ መገለጫ እና ንግድን ጨምሮ የአቅራቢዎች መመዘኛዎች
• የአቅራቢው የተለመደ የአገልግሎት አሰጣጥ ዘዴ የስራ እቅዱን ገለፃ፣ ጥቅም ላይ የሚውሉ ዘዴዎች እና የፕሮጀክት ማስረከቢያ/የጊዜ ሰሌዳን ጨምሮ።

8

የ SWAM ክፍል

አቅራቢዎች የኮንትራቱን መስፈርቶች ለመፈጸም ከንዑስ ተቋራጮች ጋር በቀጥታ ወጪ እንደሚያወጡ የሚገምተውን አጠቃላይ የቁርጠኝነት መቶኛ የሚገልጽ “የአቅርቦት ግዥ እና ንዑስ ተቋራጭ ዕቅድ” እንዲያቀርቡ ይጠየቃሉ። በተጨማሪም፣ አቅራቢዎች በውሉ አፈጻጸም ውስጥ ሊጠቀሙባቸው የሚችሏቸውን ሁሉንም ንዑስ ተቋራጮች ዝርዝር እንዲያቀርቡ ይጠየቃሉ። የንዑስ ተቋራጮች ዝርዝር የ SWaM ንግዶች የሆኑትን ንዑስ ተቋራጮችን እና የSWaM ንግድ ያልሆኑትን መመደብ አለበት። አቅራቢው DOE በኮንትራት አፈጻጸም ወቅት ንዑስ ተቋራጮችን ለመጠቀም ካልገመተ፣ አቅራቢው ይህንን እውነታ በምላሽ እንዲገልጽ ይጠየቃል።

9

የዋጋ አወጣጥ መረጃ

አቅራቢዎች የዋጋ አወጣጥ መረጃን እንዴት ማቅረብ እንዳለባቸው ይገልጻል እና የዋጋ ፕሮፖዛሎቻቸውን ሲያዘጋጁ እንዲከተሏቸው ዝርዝር ፎርማት ይሰጣል። የዋጋ ፕሮፖዛሎች በእኩል ደረጃ ሊነፃፀሩ እንደሚችሉ ለማረጋገጥ መመሪያዎች ግልጽ መሆን አለባቸው። ይህንን ንጽጽር ለማመቻቸት የታቀደውን ስርዓት ወደሚከተሉት ክፍሎች የሚከፋፍል ናሙና የተመን ሉህ ለማቅረብ ያስቡበት።

• የስርዓት ሶፍትዌር
• የመተግበሪያ ልማት ሶፍትዌር
• መጫን
• ጥገና
• ስልጠና
• ሰነዶች
• የፕሮጀክት አስተዳደር
• ልዩ ሃርድዌር ወይም ሶፍትዌር ውህደት
• የፍቃድ ክፍያዎች (በሂደት ላይ ያሉ)

የዋጋ አወጣጥ መርሐግብር/ሁኔታን እንደ ምሳሌ ያካትቱ የፕሮፖዛል ዋጋዎች እንዴት መቅረብ እንዳለባቸው። የአንድ ጊዜ ድምር ዋጋ አዋጭ ካልሆነ፣ ላልታወቀ መጠን ወይም ሰዓት ዋጋዎችን ለማግኘት የዋጋ አወጣጥ ሁኔታን ይጠቀሙ። ተደጋጋሚ እና ተደጋጋሚ ያልሆኑ ወጪዎች መለያየትን ይጠይቁ። የዋጋ አሰጣጥ መርሃ ግብሩ ከሚቀርቡት እቃዎች ጋር የተሳሰረ እና በጥያቄው ውስጥ ከተጠቀሰው የክፍያ ዘዴ ጋር መጣጣም አለበት።

የዋጋ አሰጣጥ መርሃ ግብሮችን በሚመለከቱበት ጊዜ የአንድ ጊዜ ወጪዎችን እና ተደጋጋሚ ወጪዎችን ለሚያካትተው ዋጋ ትኩረት ይስጡ። የሶፍትዌር ጥቅል የመጀመሪያ ዋጋ የአንድ ጊዜ ወጪ ነው; ዓመታዊ የጥገና እና የሶፍትዌር ፍቃድ ክፍያዎች የፕሮጀክቱን አጠቃላይ የህይወት ዑደት ወጪን ለማዳበር ተደጋጋሚ ወጪዎች ናቸው። የዋጋ አሰጣጥ አብዛኛውን ጊዜ ለሽልማት ብቻ የሚወስን አይደለም፣ ነገር ግን በእኩልነት ጥሩ የቴክኒክ እና የአስተዳደር ፕሮፖዛል ባላቸው ሁለት አቅራቢዎች መካከል ያለውን ትስስር ለማፍረስ ጥቅም ላይ መዋል አለበት።

ለተወሳሰቡ ፕሮጀክቶች አቅራቢዎች በመጨረሻው የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ ላይ የመጨረሻ ተቀባይነት ካገኙ በኋላ የመመለሻ መቶኛ የሚከፈልበት የወሳኝ ደረጃ የዋጋ መርሃ ግብር እንዲያቀርቡ መጠየቅ ይችላሉ። ይህ አቅራቢዎችን ያነሳሳል እና የመጨረሻው ተቀባይነት ከዘገየ ወይም ችግር ካለበት ለኤጀንሲው ጥበቃን ይጨምራል። እንዲሁም አቅራቢው የማይሰራ ከሆነ በማንኛውም ወሳኝ ምዕራፍ ላይ ቀላል የኮንትራት መቆራረጥን ይፈቅዳል።

10

የኤጀንሲው መደበኛ ስምምነት (ማለትም፣ የውል አብነት)

ይፋ ካልሆኑ ስምምነቶች፣ ሚስጥራዊነት፣ የውሂብ ጥበቃ እና የደህንነት መስፈርቶች፣ ዋስትናዎች፣ የፈቃድ ስምምነት መስፈርቶች እና ሌሎች ህጋዊ፣ ህጋዊ እና ITልዩ ውሎች እና ሁኔታዎች፣ ወይም ማንኛውም የፌደራል ፍሰት-ታች ውሎች ያለው የታቀደ የውል አብነት ይዟል። አቅራቢዎች መስማማት የማይችሉትን ሁሉንም ልዩ ሁኔታዎች ለማጉላት የታቀደውን የኮንትራት አብነት እንደገና መስመር እንዲያደርጉ መጠየቅ አለባቸው። በዚህ ጊዜ አቅራቢዎች የተጠያቂነት አንቀጹን እንደገና መጥራት የለባቸውም።

በኋላ ላይ በሚደረጉ ድርድር ላይ ለመጀመሪያ ጊዜ ጉዳዮችን ወይም አስተያየቶችን ማንሳት ይችላሉ። የኤጀንሲውን ውል የማይቀበል አቅራቢ መምረጥ ስለሚቻል በፕሮፖዛል ግምገማ ወቅት የሾውቶፐር ጉዳዮችን ይለዩ።

11

የአቅራቢው ክፍል (አማራጭ)

በ RFP ውስጥ ባይፈለግም ወይም ባይጠየቅም አስፈላጊ ነው ብለው የሚሰማቸውን መረጃ አቅራቢዎች እንዲያካትቱ ይፈቅዳል። እንዲሁም ከ RFP እና ከሐሳባቸው ጋር ተያያዥነት ያላቸውን ሊሆኑ የሚችሉ ጉዳዮችን መወያየት ይችላሉ። ለምሳሌ፣ አቅራቢው ከ RFP ወሰን ውጭ የሆኑ ለማሳየት ተጨማሪ የምርት ባህሪያት ሊኖረው ይችላል፣ በገዢው ያልተጠበቀ ልዩ የሆነ መፍትሄ ሊያቀርብ፣ ወይም ሌሎች አቅራቢዎች ያላገናዘበው በRFP ላይ ለሚታየው ችግር መፍትሄ ሊሰጥ ይችላል። ምንም እንኳን ይህ የተለየ አቅራቢ DOE ባያሸንፍም የችግሩ ማብራሪያ እና መፍትሄው አሁንም ሊታሰብበት የሚገባ ሊሆን ይችላል።

12

አባሪዎች

እንደ የአውታረ መረብ ንድፎች፣ የቴክኒክ መስፈርቶች ጥናቶች፣ የፕሮጀክት እቅድ መግለጫዎች እና ሌሎች ዝርዝር መረጃዎች ያሉ ግዙፍ ግን ጠቃሚ መረጃዎችን ያዙ። ምሳሌዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:

• የተመን ሉሆች ከስታቲስቲክስ ጋር
• የመገናኛ አውታር ስዕሎች እና
• የአሁኑ ዝርዝር
• በ ውስጥ ጥቅም ላይ የዋሉ ደረጃዎች
• ጊዜያዊ የፕሮጀክት እቅድ ከ ጋር
• የኮንትራት አብነት
• የአነስተኛ ንግድ ንኡስ ኮንትራት እቅድ ቅጽ
• በ ውስጥ የንግድ ልውውጥ ለማድረግ የተመዘገበው በአቅራቢው የተሞላ የመንግስት ኮርፖሬሽን ኮሚሽን ቅጽ

መረጃው ከዚያ ለአቅራቢው ይገኛል ነገር ግን DOE ከ RFP ትረካ ክፍል አይከፋፍልም። ማሳሰቢያ፡- አቅራቢዎች ሃሳቦቻቸውን ሲያዘጋጁ ይህንን መረጃ መጠቀም እንዳለባቸው ይንገሩ።