አባሪ ሐ፡ የ RFP ሂደት ማረጋገጫ ዝርዝር
|
ደረጃ # |
ሂደት |
|
1 ፍላጎቶቹን ለመወሰን ከደንበኛው ጋር ይገናኙ. ስኬት DOE ይመስላል? በ ET ላይ ማን ይሆናል? የጊዜ ሰሌዳው የመጀመሪያ ደረጃ ውይይት። |
√ |
|
2 ንግዱን ሊያሟሉ የሚችሉ ምርቶችን/አገልግሎቶችን/መፍትሄዎችን ግንዛቤ ለማግኘት የገበያ ትንተና ማካሄድ የቴክኖሎጂ ፍላጎት. የ make vs. buy ትንተና ያከናውኑ። የRFP ኢንቨስትመንት ወጪን ጨምሮ የፕሮጀክት ኢንቨስትመንት ወጪዎችን ይገምቱ። |
√ |
|
3 የንግድ ወይም የቴክኖሎጂ ፍላጎቶች ከክልላዊ ኮንትራቶች በሚደረጉ ግዢዎች ሊሟሉ እንደሚችሉ ለመወሰን የVITA ግዛት አቀፍ ውሎችን ይተንትኑ። ግዛት አቀፍ ኮንትራቶች ብዙውን ጊዜ ኤጀንሲ-ተኮር ኮንትራቶች ያነሰ ዋጋ ይሰጣሉ. ግዛት አቀፍ ኮንትራቶች ካልተገኙ፣ በደረጃ 3 ይቀጥሉ። |
√ |
|
4 በንግዱ ባለቤት በሚወስነው መሰረት ማንኛውንም ፕሮጀክት የሚደግፍ የስራ አስፈፃሚ ኮሚቴ ሊፈጠር ይችላል; ነገር ግን ለዋና ዋና IT ፕሮጄክቶች እና ትላልቅ የኢንተርፕራይዝ ግዥዎች የስራ አስፈፃሚ ኮሚቴ ያስፈልጋል። የሥራ አስፈፃሚው አመራር ኮሚቴ አብዛኛውን ጊዜ የንግድ ሥራ ባለቤቶችን እና ሥራ አስፈፃሚዎችን ያካትታል. የሥራ አስፈፃሚው አመራር ኮሚቴ በአማካሪነት ሚና ውስጥ ያገለግላል እና የንግድ ፍላጎቶችን እና መስፈርቶችን ለማዘጋጀት ይረዳል. የሥራ አስፈፃሚው ኮሚቴ በግምገማው ሂደት ውስጥ አይሳተፍም. |
√ |
|
5 ፕሮጀክቱ ለመፍትሔ-ተኮር RFP ተገቢ መሆኑን ይወስኑ። ውሳኔው “አዎ” ከሆነ፣ RFP “ይህ የተሻለ ዋጋ ያለው፣ መፍትሄ ላይ የተመሰረተ RFP ነው” የሚለውን ቋንቋ ማካተት አለበት። |
√ |
|
6 የግዥ ፕሮጀክት/የግምገማ ቡድን ማጠቃለያ ሰነድ መፍጠር፡ የአባላት ሚናዎች እና ኃላፊነቶች፣ ስለ SPOC እንደ መሪ አስተናጋጅ፣ ግንኙነት እና አስተባባሪነት ሚና ግልጽ ይሁኑ እና የተፈረመ የጥቅም መግለጫዎችን ያግኙ። |
√ |
|
7 ግዥ በDSSBSD ለተመሰከረላቸው አነስተኛ ንግዶች መመደብ ተገቢ መሆኑን እና ተሳትፏቸውን ለማበረታታት መሰናክሎች እና ገደቦች እንደተወገዱ ይወስኑ። |
√ |
|
8 የ RFP ዓላማ ግልጽ እና የተስማማበት መግለጫ ማዘጋጀት። ይህ ከዚህ ቀደም በቢዝነስ ባለቤቱ ከVITA ITIB ፕሮጀክት አስተዳደር (ማለትም ProSight) ጋር በመሥራት ከተዘጋጀው ከማንኛውም የፕሮጀክት እቅድ ቻርተር/ተልዕኮ መግለጫ ጋር መጣጣም አለበት። የ RFP ከፍተኛ ደረጃ ንድፍ አዘጋጅ እና የግዥ ፕሮጀክት/ግምገማ ቡድን እንዲገመግም አድርግ። |
√ |
|
9 ለ RFP መርሐግብር ያዘጋጁ። ወደ አባሪ G ተመልከት. |
√ |
|
10 በምዕራፍ 8 መመሪያ መሰረት የመፍትሄ መስፈርቶችን ወይም አስፈላጊ ዝርዝሮችን ማዘጋጀት ፍላጎቱን መግለፅ፡ ዝርዝር መግለጫዎች እና መስፈርቶች። |
√ |
|
11 በዚህ ምእራፍ ውስጥ የተቀመጡትን መመሪያዎች በመጠቀም የቡድን ግንዛቤን ለማመቻቸት ለቀረበው ለእያንዳንዱ መስፈርት ግልጽ፣ አጭር መግለጫዎችን ጨምሮ የግምገማ መስፈርቶችን ማቋቋም። ከ$100,000 በላይ ለሆኑ ኮንትራቶች ሁሉ የአቅራቢ ግዥ እና የንዑስ ኮንትራት እቅድ ያስፈልጋል። የክብደት መለኪያዎችን ያዘጋጁ. |
√ |
|
12 የውሳኔ ሃሳቦች ከግምገማ ቡድኑ ጋር እንዴት እንደሚገመገሙ የሚያብራራ የግምገማ ነጥብ እቅድ ማውጣት። |
√ |
|
13 የአቅራቢ አፈጻጸም መለኪያዎችን እና/ወይም ክፍያዎችን ለማቋቋም ዋና ዋና የፕሮጀክት ክንዋኔዎችን እና መላኪያዎችን ይለዩ። |
√ |
|
14 በ RFP ውስጥ ያሉትን መስፈርቶች፣ ዝርዝር መግለጫዎች እና ዋና ዋና ደረጃዎች በማዘጋጀት ምክንያት መፍትሄ እና መፍትሄ የሚያስፈልጋቸው ማናቸውንም ቴክኒካል፣ ተግባራዊ፣ ደህንነት፣ ሚስጥራዊነት፣ የውሂብ ጥበቃ፣ ወጪ ወይም የጊዜ ሰሌዳ አደጋዎችን መለየት ወይም አቅራቢዎች ወጪን ጨምሮ ከመፍትሄዎቻቸው ጋር የተያያዙ ማንኛቸውም አደጋዎችን እንዲለዩ ይወስኑ። ሁሉም የግዥ ባለድርሻ አካላት የ RFP ክፍተቶችን ለመቅረፍ መተባበር እና መገናኘት አለባቸው (ማለትም፣ ግዥ፣ የፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ/ንግድ ባለቤት፣ የመረጃ ደህንነት ኦፊሰር፣ ተግባራዊ/ቴክኒካል SMEs)። |
√ |
|
15 የVITA's RFP አብነት(ዎች) በመጠቀም የVITA ምንጭ ሰራተኞች የ RFP ሰነድ በዚህ ምእራፍ በተቀመጠው መመሪያ መሰረት ማዘጋጀት አለባቸው። ሌሎች ኤጀንሲዎች የየራሳቸውን አብነት እና የVITA አነስተኛ የኮንትራት መስፈርቶች ለ“ዋና” የቴክኖሎጂ ፕሮጄክቶች” ማትሪክስ በኤስሲኤም ድረ-ገጽ ላይ በዚህ ቦታ በቅጾች ክፍል ውስጥ መጠቀም አለባቸው። https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/ በVITA RFP እና በኮንትራት አብነቶች ላይ የVITA ስልጠና እስኪያገኙ ድረስ። VITA SCM ተጨማሪ የ SaaS ወይም ASP ውሎችን እና ሁኔታዎችን ሊያቀርብ ይችላል። በመገናኘት ምክር እና ግምገማ ከVITA SCM ማግኘት ይቻላል። scminfo@vita.virginia.gov. |
√ |
|
16 የቅድመ ፕሮፖዛል ኮንፈረንስ እንደሚካሄድ እና የአቅራቢዎች መገኘት አማራጭ ወይም አስገዳጅ መሆን አለመሆኑን ይወስኑ። በ RFP ውስጥ ስለ ቅድመ-ፕሮፖዛል ኮንፈረንስ መረጃን ያካትቱ። የቅድመ ፕሮፖዛል ኮንፈረንስ በቴሌ ኮንፈረንስ ሊከናወን ይችላል። |
√ |
|
17 RFPን በግዥ ፕሮጀክት/ግምገማ ቡድን ያጠናቅቁ። ሁሉም አስፈላጊ እና የተወሰኑ መስፈርቶች መካተታቸውን ለማረጋገጥ የ RFP ሰነድን ይከልሱ። የፕሮፖዛል ማስረከቢያ ቀን መመስረት። |
√ |
|
18 አስፈላጊ ከሆነ የCIO ፈቃድ ያግኙ (በእጅ ምዕራፍ 1 ፣ የVITA ዓላማ እና ወሰን ይመልከቱ።) |
√ |
|
19 RFP እትም። በ eVA ውስጥ ቢያንስ ለ 10 ቀናት RFP ይለጥፉ. የ RFP ማስታወቂያ ውሉ በሚፈፀምበት አካባቢ አጠቃላይ ስርጭት በጋዜጣ ላይ መለጠፍ አማራጭ ነው. አሳቢ፣ ጥልቅ ምላሾችን ለማረጋገጥ ለተጨማሪ ውስብስብ ግዥዎች ረዘም ያለ የምላሽ ጊዜን ያስቡ። |
√ |
|
20 ከአቅራቢዎች ጥያቄዎችን ይመልሱ። ለአቅራቢዎች ጥያቄዎች ምላሽ ለመስጠት በበቂ የፕሮጀክት ቡድን አባል ተሳትፎ የተዘጋጀውን አማራጭ የቅድመ ሃሳብ ኮንፈረንስ ወይም የቴሌኮንፈረንስ ማካሄድ። የቁሳቁስ መልሶችን በኢቪኤ ውስጥ ይለጥፉ። |
√ |
|
21 አስፈላጊ ከሆነ አርኤፍፒን ያስተካክሉ። በ eVA ውስጥ ማሻሻያ ይለጥፉ። |
√ |
|
22 ሀሳቦችን ይቀበሉ። |
√ |
|
23 በአርኤፍፒ ውስጥ የቀረቡትን የግምገማ እና የክብደት መመዘኛዎችን በመጠቀም ሀሳቦችን ይገምግሙ። |
√ |
|
24 የመጀመሪያ ነጥብ እና የማስወገድ ክፍለ ጊዜን ይያዙ። |
√ |
|
25 ማንኛውም አቅራቢ በቦታው ላይ ማሳያዎችን፣ አቀራረቦችን ወይም የማብራሪያ ክፍለ ጊዜዎችን ያካሂዱ። |
√ |
|
26 በግምገማዎች ላይ በመመስረት በጣም ሙሉ ብቃት ያላቸው እና በጣም ተስማሚ ናቸው የተባሉ ሁለት ወይም ከዚያ በላይ አቅራቢዎችን ይምረጡ። |
√ |
|
27 ድርድሮችን ያካሂዱ እና ውሉን ያጠናቅቁ። |
√ |
|
28 ማናቸውንም የሚፈለጉ ግምገማዎች/ማጽደቂያዎችን ያግኙ (CIO፣ OAG፣ ሌላ) |
√ |
|
29 የሽልማት ውል(ዎች)። |
√ |
|
30 የተሟላ የግዥ ፋይል ያዘጋጁ። |
√ |
|
31 በ eVA ውስጥ የውል ስምምነት ማስታወቂያ ይለጥፉ። |
√ |
|
32 የሐሳብ ማስታወቂያ ከሆነ፣ የግዥ ፋይል ከሽልማቱ በኋላ ለ 10 ቀናት ክፍት ሆኖ ይቆያል። |
√ |
|
33 eVA ካታሎግ ማመቻቸት። |
√ |
ቁልፍ ቃላት ወይም የተለመዱ ቃላትን በመጠቀም መመሪያውን ይፈልጉ።