ምዕራፍ 25 - የIT ውል አደረጃጀት

25.7.3 የአቅራቢዎችን አፈፃፀም ለማስተዋወቅ የሚያስፈልጉ መስፈርቶች

የቨርጂኒያ ህግ ክፍል 2.2-2012(E) እንዲህ ይላል፡- "VITA ወይም በVITA የተፈቀደለት ማንኛውም አስፈፃሚ አካል ኤጀንሲ የግል ኮምፒውተሮችን እና ተያያዥ መሳሪያዎችን ለመግዛት ከመረጠ በማንኛውም አይነት ብርድ ልብስ መግዛት ድርድር መሰረት የህዝብ አካላት በ§ 2.2-4301 ላይ እንደተገለጸው ከግለሰቦች ጥቅሞቹን ሊገዙ ይችላሉ በኤጀንሲው ወይም በተቋሙ የሚፈጸም ግዥ በአፈጻጸም ላይ የተመሰረቱ መሣሪያዎችን ለመምረጥ ዝርዝር መግለጫዎችን ያወጣል።

ሁሉም IT ኮንትራቶች በአቅራቢዎች አፈጻጸም ላይ የላቀ ብቃትን ማስተዋወቅ አለባቸው። የአቅራቢውን አፈጻጸም እንደ የውሉ አካል መለካት ከኤጀንሲው የአቅራቢዎች አፈጻጸም አስተዳደር ጋር ተዳምሮ ለጋራ እና ለግብር ከፋዮች ትልቅ ዋጋ ይሰጣል። በአቅራቢ ኮንትራት አፈጻጸም ላይ የላቀ ብቃትን ለማጉላት VITA ሁሉም IT ኮንትራቶች የሚከተሉትን እንዲያካትቱ ይመክራል።

• የኤጀንሲው እና የፕሮጀክት አፈፃፀም የሚጠበቁ እና ዓላማዎች.

• በውሉ ጊዜ ውስጥ በአቅራቢው አፈጻጸም ላይ ቀጣይነት ያለው የአፈጻጸም መረጃን በዘዴ የመሰብሰብ እና የመጠቀም ሂደቶች።

• የችግር አፈታት እና/ወይም የመጨመር ሂደት ከተወሰኑ የጊዜ ክፈፎች ጋር።

• አብሮገነብ ማበረታቻዎች/መፍትሄዎች ከአቅራቢው አፈጻጸም ጋር ተያይዘዋል።

• ልዩ እና ሊለካ የሚችል የአፈጻጸም መለኪያዎች

• የውል አፈጻጸም መለኪያዎች ወይም ሌሎች የውል ድንጋጌዎች ካልተሟሉ ቅጣቶችን እና ማበረታቻዎችን ጨምሮ ግልጽ የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎች ጥቅም ላይ ይውላሉ።

በኮንትራት ድርድር ወቅት ከአቅራቢው ጋር የአጋር ፕሮግራሞችን በማቋቋም እና በሁለቱም ወገኖች ላይ አስተዳደራዊ ሸክሞችን ለመቀነስ ሊለካ የሚችሉ ግቦችን በማቋቋም የአቅራቢውን አፈፃፀም እና ዋጋ በማረጋገጥ ላይ። በውሉ ውስጥ የተደራደሩ ግቦችን ያካትቱ። በውሉ ጊዜ ውስጥ ሁል ጊዜ የኤጀንሲውን እርካታ በአቅራቢው አፈፃፀም ቀጣይነት ያለው መለኪያ ያድርጉት።

የሚያስፈልገው የአፈጻጸም መረጃ አይነት በግዥው ዓይነት ይወሰናል። ለምሳሌ፣ የጥገና ድጋፍ ውል በአገልግሎት ደረጃ ስምምነትን በአቅራቢው አገልግሎት አፈጻጸም ላይ በወርሃዊ ሪፖርት በማድረግ ክፍያን በመቶኛ ቅናሽ ማድረግ ያስፈልጋል። የመፍትሄ እና የትግበራ ተነሳሽነት ግዥዎች በቅደም ተከተል የተከናወኑ ግኝቶችን ወይም ሊቀርቡ የሚችሉ ግቤቶችን እና የማርሽ መፍትሄዎችን በሰዓቱ ማድረስ እና/ወይም ተቀባይነት መስፈርቶችን ማካተት አለበት። ከተጨማሪ እሴት ሻጭ (VAR) ጋር ለሚደረግ ውል ወይም ከመደርደሪያ ውጭ ላለው IT ሸቀጥ ግዥ፣ መገኘት እና ማድረስ የአፈጻጸም ነጂዎች ሊሆኑ ይችላሉ። ለበለጠ ጥልቅ ውይይት እና ጠቃሚ መመሪያ በአፈጻጸም ላይ የተመሰረተ የውል ስምምነት እና የአገልግሎት ደረጃ ስምምነቶችን እባክዎ የዚህን መመሪያ ምዕራፍ 21 ይመልከቱ።

የኤጀንሲው ግዥ በ§ 2.2-4303.01 ላይ እንደተገለጸው "ከፍተኛ ስጋት ያለበት ውል" ከሆነ፣ የውል አፈጻጸም እርምጃዎች ካልተፈጸሙ ለመክሰስ ጥያቄው እና የውጤቱ ውል የተለየ እና ሊለካ የሚችል የአቅራቢ አፈጻጸም መለኪያዎችን እና ግልጽ የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎችን ያካተተ መሆን አለበት። የሚከተለው ቋንቋ ለፕሮጀክትዎ ሊበጅ እና ከፍተኛ ስጋት ላለባቸው ኮንትራቶች በጥያቄ እና የውል ሰነዶች ውስጥ መካተት አለበት፡

"(የእርስዎ የኤጀንሲ ስም) በዚህ ውል መሠረት የአቅራቢውን አፈጻጸም የሚመለከቱ እና ከዚህ ጋር ተያይዘው በማጣቀሻነት እንደ ኤግዚቢሽን XX የተካተቱ የአቅራቢ ቁልፍ አፈጻጸም አመልካቾችን ("KPI") አዘጋጅቷል። በዚህ ውል መሠረት አቅራቢው ለመገዛት እና ግዴታዎቹን ለመወጣት ተስማምቷል በ KPI መሠረት። የአቅራቢው KPIን አለመሟላት መፍትሄዎች በኤግዚቢሽን XX ላይ ተቀምጠዋል።

አቅራቢው እና (የእርስዎ ወኪል ስም) ይህ ውል ከተፀናበት ቀን ጀምሮ በ 30 የቀን መቁጠሪያ ቀናት ውስጥ ለመገናኘት ተስማምተዋል የእያንዳንዱ አካል ዘዴ እና የተመደቡ ሰራተኞች የ KPI አፈጻጸም መረጃን ለማቅረብ፣ ለመሰብሰብ፣ ለመቆጣጠር እና ሪፖርት ለማድረግ እና በጋራ ስምምነት ላይ ለተደረሰ ማበረታቻዎች እና መፍትሄዎች። አቅራቢው በዚህ ውል ጊዜ ውስጥ በየስድስት (6) ወሩ ከአንድ ጊዜ ያላነሰ የአፈጻጸም ሪፖርት ለ(የእርስዎ ወኪል ስም) በKPIs ላይ ለማቅረብ ተስማምቷል። የአቅራቢው ሪፖርት የ KPI አፈፃፀሙን ከተስማሙት ግቦች ጋር ማነፃፀር እና በአቅራቢው ምንም አይነት ጉድለት ካጋጠመው የማሻሻያ እርምጃዎችን ማካተት አለበት። አቅራቢው የ KPI አፈፃፀሙን ለኮንትራቱ በአጠቃላይ እና ለእያንዳንዱ ትዕዛዝ ወይም ከ$1,000,000 በላይ መዝራትን ሪፖርት ያደርጋል። ማንኛውም የአቅራቢው አለመታዘዝ በአቅራቢው ውል ፋይል ውስጥ ይመዘገባል እና ከኮንትራት ባለድርሻዎች ጋር ይጋራል። የአቅራቢው የአፈጻጸም ግዴታዎች ማሽቆልቆል ወይም አለመሳካት ውሉን አለማደስ፣ ውሉን ለመመቻቸት መቋረጥ ወይም ውሉን በመጣስ መቋረጥን ሊያስከትል እንደሚችል አቅራቢው ተስማምቷል። VITA ሁሉም መብቶች እና መፍትሄዎች በህግ ይገኛሉ።

የ KPI ዓላማ ግዥው የተሳካ መሆኑን ወይም አለመሆኑን ለመወሰን ማጣቀሻ ማቅረብ ለአቅራቢዎች ልዩ፣ ሊለካ የሚችል እና ሊለካ የሚችል የአፈጻጸም መለኪያዎችን በመያዝ ነው። ከታች ያሉት መለኪያዎች ምሳሌዎች ናቸው እና ለኤጀንሲው ልዩ የግዥ አይነት እና ግቦች ብጁ መሆን አለባቸው፡

"EXHIBIT XX
ቁልፍ አፈጻጸም አመልካቾች

(ለዕቃዎች/ምርት ዓይነት ግዥዎች)

• በትእዛዙ ወይም በ SOW በተገለፀው መሰረት ሁሉም ትዕዛዞች በሰዓቱ ይደርሳሉ።
• 100% በትእዛዙ ወይም SOW በተዘረዘሩት ምርቶች/ሸቀጦች እና ለVITA/የተፈቀደለት ተጠቃሚ ከሚደርሱ ምርቶች/ሸቀጦች መካከል ባለው መጠን፣ ጥራት እና ሁኔታ ጋር ይዛመዳል።
• በቀን መቁጠሪያ አመት ውስጥ ከሚቀርቡት እቃዎች ከXX በመቶ (ኤክስክስ%) አይበልጡም ጉድለት ያለባቸው ናቸው ወይም ተቀባይነት ፈተናን አላለፉም።

(ለአገልግሎት አይነት ግዥዎች)

• አቅራቢው በየወሩ ከተፈቀደላቸው ተጠቃሚዎች አጠቃላይ የ XX በመቶ (XX%) እርካታ ደረጃን ያገኛል።
• አቅራቢው የአገልግሎት ጊዜን በየወሩ ቢያንስ XX በመቶ (XX%) ያቆያል።
• አቅራቢው ላልታቀደው የአገልግሎት ጊዜ በአንድ (1) ሰዓት ውስጥ ላጋጠመው ጊዜ ምላሽ ይሰጣል።
• አቅራቢው በየወሩ ለሁሉም የተፈቀደላቸው ተጠቃሚዎች መላኪያዎችን ያሟላል።
• በአቅራቢ ለሚስተናገዱ ፈቃድ ያላቸው አገልግሎቶች አቅራቢው ሁሉንም የቃሉን የሪፖርት ማቅረቢያ መስፈርቶች ያሟላል።

ኤጀንሲዎች የሚከተሉትን ጥያቄዎች በማጤን በጥያቄው ውስጥ ከተካተቱት እና አስፈላጊ ከሆነ ከአቅራቢው ጋር ከተደራደሩት ውስጥ ወደ ውሉ ማቀናጀት አለባቸው።

• የመጨረሻውን ተጠቃሚ(ዎች) ለማርካት ፕሮጀክቱ ምን DOE (የምርት ዝርዝር መግለጫ፣ የአገልግሎት ለውጥ፣ ወዘተ.)? "የተሳካው ፕሮጀክት ምን ይመስላል?"

• አቅራቢው እያንዳንዱን ውድቀት በምን ያህል ፍጥነት ማረም አለበት? አቅራቢው በተጠቀሰው ጊዜ ውስጥ አለመሳካቱን DOE የኤጀንሲው መፍትሄዎች ምንድ ናቸው?

• አፈጻጸሙን ለመለካት እና ለማስፈጸም ምን ዓይነት የመለኪያ እና የማስፈጸሚያ መሳሪያዎች እና ሂደቶች ተግባራዊ ይሆናሉ?

• በኤጀንሲው ምን ዓይነት የገንዘብ ወይም ሌሎች ማበረታቻዎች ወይም መፍትሄዎች ያስፈልጋሉ?

• አቅራቢው በአገልግሎት ደረጃ የሚጠበቅበትን ግዴታ ካልተወጣ ኤጀንሲው ያለምንም ቅጣት ከውሉ የመውጣት አቅም አለው?

• ኤጀንሲ አዲስ አቅራቢ ለመግዛት እየሞከረ እያለ አቅራቢው "የሽግግር አገልግሎት" መስጠቱ ለኤጀንሲው ምን ያህል አስፈላጊ ነው?