34.1 አጠቃላይ የኮንትራት አስተዳደር
34.1.0 አጠቃላይ የኮንትራት አስተዳደር
የኮንትራት አስተዳደር በኤጀንሲው እና በኮንትራክተሩ መካከል ያለውን ግንኙነት እና ግዴታዎች ከኮንትራት አፈፃፀም ጋር በተያያዙ ጉዳዮች ላይ ቁጥጥርን ያጠቃልላል። የኮንትራት አስተዳደር እንቅስቃሴ የሚጀምረው ውል ወይም የግዢ ትዕዛዝ በመፈረም ነው. ዓላማው የተዋዋይ ወገኖች አፈፃፀም በውሉ ውሎች እና ሁኔታዎች መሠረት መሆኑን ማረጋገጥ ነው። አብዛኛውን ጊዜ በእያንዳንዱ ውል ውስጥ አንድ ነጠላ የኮንትራት አስተዳዳሪ ይመደባል እና ተለይቶ ይታወቃል.
የኤጀንሲውን ፕሮቶኮል መሰረት በማድረግ እና ከተለየ IT ውል ውስብስብነት እና መስፈርቶች ጋር በተገናኘ የኮንትራቱ አስተዳዳሪ በዚህ ሚና የሚጠበቁትን ሁሉንም ተግባራት መረዳት አለበት። የኮንትራት አስተዳዳሪው የውሉን መስፈርቶች ጠንቅቆ ማወቅ እና በግዥ መሪው (ገዢ/ምንጭ ባለሙያ/የኮንትራት ሥራ አስኪያጅ) ውሉ ከሽልማት በኋላ አስተዳደር የተሰጠ በመሆኑ ማብራሪያ ሊሰጠው ይገባል። በተጨማሪም የኮንትራት አስተዳዳሪው በማንኛውም የኮንትራት ጅማሮ ወይም ኦረንቴሽን ስብሰባ ከኮንትራቱ አቅራቢ(ዎች) እና የፕሮጀክት ባለድርሻ አካላት ጋር መገኘት እና ብዙ ጊዜ ማስተናገድ እና ከፕሮጀክቱ የንግድ ባለቤት/ፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ ጋር በኮንትራቱ ጊዜ ውስጥ መገናኘቱን መቀጠል አለበት።
የኮንትራት አስተዳዳሪው የኮንትራቱ ፋይል ወይም የኤሌክትሮኒክስ ማከማቻ ቦታ ለውሉ አስተዳደር ሰነዶች ትክክለኛ እና የተሟላ መሆኑን ማረጋገጥ አለበት። በውሉ ሰነድ ውስጥ ያሉ ሰነዶች የሚከተሉትን ማካተት አለባቸው ነገር ግን በዚህ ብቻ አይወሰንም፦
- የተፈረመው ውል እና ትርኢቶች ፣
- የወቅቱ የአቅራቢዎች ማረጋገጫዎች፣ ውክልናዎች እና የምስክር ወረቀቶች (ማለትም፣ የኢቪኤ ምዝገባ፣ የኤስዋኤም ሰርተፊኬት፣ በኮመንዌልዝ ውስጥ የንግድ ልውውጥ ለማድረግ SCC ፍቃድ፣ በውል የሚያስፈልገው የደህንነት ፕሮግራም ኦዲት/ማረጋገጫዎች ወይም ፈቃዶች፣ ካለ፣ ወዘተ.
- ሁሉም የውል ማሻሻያዎች እና እርምጃዎች ፣
- የመጨረሻው የ SWaM ዕቅድ ተገዢነት ሪፖርቶች፣ ካለ አሁን ባለው ህግ ወይም አስፈፃሚ ትዕዛዝ በሚፈለገው መሰረት
- በውል የሚፈለጉ የኢንሹራንስ ሰነዶች
- ማንኛውንም የውል ችግሮች ወይም ጉዳዮችን በሚመለከት አቅራቢ እና ኤጀንሲ ግንኙነት
- ሊተላለፉ የሚችሉ እና ተቀባይነት ያላቸው ሰነዶች
- በመንግስት እና በአቅራቢዎች የቀረበ መረጃ ፣ መረጃ ፣ የመሳሪያ ማስተላለፊያዎች ፣
- የአቅራቢ አፈጻጸም ወይም የአገልግሎት ደረጃ ሪፖርቶች፣ ግምገማዎች እና ውጤቶች
በኮንትራት አፈፃፀም ወቅት ለሁለቱም ወገኖች የይገባኛል ጥያቄዎች እና አለመግባባቶች ከተፈጠሩ ለእነዚህ ሰነዶች ተደራሽነት በጣም አስፈላጊ ሊሆን ይችላል ። ስለዚህ የኮንትራት ተግባራትን፣ የአቅራቢዎችን አፈጻጸም እና የኤጀንሲ አፈጻጸምን የሚመለከቱ ሰነዶች ሁሉ ተጠብቀው ተደራሽ እንዲሆኑ ወሳኝ ነው።
ቁልፍ ቃላት ወይም የተለመዱ ቃላትን በመጠቀም መመሪያውን ይፈልጉ።