ምዕራፍ 34 - የIT ውል አስተዳደር

34.2.2 የአቅራቢ ማረጋገጫዎችን እና ሪፖርት ማድረግን ይቆጣጠሩ

የኮንትራት ፋይሉ በኤጀንሲው የሚፈለጉትን የምስክር ወረቀቶች፣ ምዝገባዎች እና/ወይም ፈቃዶች፣ የልመና እና የኮንትራት ሽልማቶችን ያካተተ መሆኑን የውል አስተዳዳሪው ማረጋገጥ አለበት። የግዥ መሪው እነዚህን ከሽልማት በፊት ያገኘ ሊሆን ይችላል; ይሁን እንጂ የኮንትራት አስተዳዳሪው ፋይሉን ማረጋገጥ አለበት. እነዚህም አነስተኛ (SWaM) የንግድ ማረጋገጫ፣ የኢቪኤ ምዝገባ ማረጋገጫ፣ በኮመንዌልዝ ውስጥ የንግድ ልውውጥ ለማድረግ በአሁኑ ጊዜ በስቴት ኮርፖሬሽን ኮሚሽን የተሰጠ ፈቃድ፣ ፀረ-ሎቢ ማረጋገጫ፣ የኢንሹራንስ ሰርተፍኬት፣ የማስያዣ ዋስትናዎች፣ የፌዴራል ወይም የክልል እገዳ ተገዢነትን፣ ኢ-ተገዢነትን አረጋግጥ፣ የቨርጂኒያ ታክስ ማክበርን ወይም የክፍያ መርሃ ግብር ማረጋገጫን ጥቂቶቹን ለመጥቀስ። ውሉ በሚቆይበት ጊዜ ሁሉ የእነዚህ ማረጋገጫዎች እና/ወይም እድሳት በኮንትራቱ አስተዳዳሪ ከዓመት ባላነሰ መከናወን አለባቸው። 

ውሉ የአቅራቢው ወርሃዊ የአስተዳደር ሪፖርት እንዲያቀርብ ሊጠይቅ ይችላል ነገር ግን በነዚህ ብቻ ሳይወሰን፡ የ SWaM ተሳትፎ፣ የፕሮጀክት ሁኔታ፣ የአፈጻጸም ሁኔታ፣ የሽያጭ ወይም የአጠቃቀም ሁኔታ፣ እና ለVITA ግዛት አቀፍ ውሎች ብቻ፣ ሽያጭ እና የ IFA ሪፖርት ማድረግ። አቅራቢው በውል የሚያከብር መሆኑን ለማረጋገጥ በአቅራቢው ወቅታዊ ሪፖርት በኮንትራቱ አስተዳዳሪ ቁጥጥር ሊደረግበት ይገባል። የእነዚህ ሁሉ ሪፖርቶች ቅጂዎች በኮንትራት መዝገብ ውስጥ ወይም በኤሌክትሮኒክ መንገድ መቅረብ አለባቸው. አቅራቢው በውል ግዴታ ያለበትን የአቅርቦት ግዥ እና የንዑስ ተቋራጭ እቅድን አለማክበር የውሉ እድሳትን ሊከለክል ወይም ሊያዘገይ ይችላል። ለኤጀንሲዎች፣ እቅዱ አነስተኛ ንግድ (SWaM) ንዑስ ኮንትራት ፕላን ተብሎ ሊጠራ ይችላል። ለVITA እቅዱ የአቅራቢዎች ግዥ እና ንዑስ ተቋራጭ እቅድ ተብሎ ይጠራል። 

በዚህ የአስተዳደር አካባቢ የአቅራቢውን አፈጻጸም ሲከታተሉ ሁለት “መገባቶች” እዚህ አሉ። 

• አቅራቢው በውል የሚፈለጉትን የምስክር ወረቀቶች፣ የፍቃድ አሰጣጥ እና ሪፖርት ማድረግ የውል ማሻሻያ ከመደረጉ በፊት የውሉን ዋጋ ወይም ስፋት ወይም ማንኛውንም ጥቅም ወይም ማበረታቻ ከመፈጸሙ በፊት መረጋገጥ አለበት። 
• ስለ ማንኛውም አለመታዘዝ ጥንቃቄ የተሞላበት መዛግብት በኮንትራት መዝገብ ውስጥ መቀመጥ እና ከኮንትራት ባለድርሻ አካላት ጋር መጋራት አለባቸው። 

 የሚከተለው መረጃ ከላይ ለተጠቀሱት ጉዳዮች የኮንትራቱን አስተዳዳሪ የአቅራቢውን ማረጋገጫ ሂደት ሊረዳ ይችላል፡- 

• በ eVA ድህረ ገጽ ላይ የአቅራቢውን ግዛት ሁኔታ አረጋግጥ፡ ኢቪኤ ንቁ ያልሆነ የአቅራቢ ዝርዝር 
• የፌዴራል ፈንዶች ውሉን የሚደግፉ ከሆነ በ https://sam.gov/content/home ላይ የአቅራቢውን የፌደራል እገዳ ሁኔታ በፌዴራል ድረ-ገጽ ላይ ያረጋግጡ 
• ወደ 804-367-8380 በመደወል ወይም በኢሜል የአቅራቢ ግዛት የግብር ተገዢነት ሁኔታን ያረጋግጡ (ለምሳሌ በአሁኑ ጊዜ ምንም አይነት ጣልቃ ገብነት እየተካሄደ አይደለም) ኢርምስ.Support@tax.virginia.gov)  
• በኤጀንሲው የግለሰብ ፕሮቶኮል እና ሂደት (VITA ብቻ) የአቅራቢውን የSWaM ሪፖርት ማክበርን ያረጋግጡ 
• የአቅራቢውን የወቅቱን የምዝገባ ቅጽ እና SCC መለያ ቁጥር ቅጂ በማግኘት በኮመንዌልዝ ውስጥ የንግድ ልውውጥ ለማድረግ አሁን ያለው አቅራቢ ፈቃድ አለው።