ምዕራፍ 34 - የIT ውል አስተዳደር

34.2.4 ሊደርሱ የሚችሉ እና ተቀባይነትን ይቆጣጠሩ

በፕሮጀክቱ ውስብስብነት እና ዋጋ ላይ በመመስረት የኤጀንሲው የቢዝነስ ባለቤት/የፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ ይህንን ተግባር ሊሰራ ይችላል፣ ከኮንትራቱ አስተዳዳሪ ብቻ እርዳታ ሊጠይቅ ወይም የኮንትራት አስተዳዳሪውን ሙሉ በሙሉ እንዲሰራ ሊጠይቅ ይችላል። ኮንትራቱ፣ የሥራው መግለጫ ወይም የፕሮጀክት ወሳኝ ዕቅዱ DOE ሁሉንም የሚላኩ ዕቃዎች ዝርዝር፣ የመድረሻ ቀናቸው እና የማስረከቢያ መስፈርቶችን ካላካተተ፣ የኮንትራት አስተዳዳሪው ዋና ዝርዝር ከቀናት ጋር በማዘጋጀት የአቅራቢውን ወቅታዊ የአቅርቦት አፈጻጸም ለመከታተል የቀን መቁጠሪያ መፍጠር አለበት።

ኮንትራቱ ኤጀንሲው አቅርቦቶችን ለመቀበል የተወሰኑ ቀናት እንዳሉት ወይም ተቀባይነት እንዳላቸው ይቆጠራሉ ይህም ፕሮጀክቱን ወይም ኤጀንሲን የሚጎዳ ሊሆን ይችላል. ስለዚህ የኮንትራት አስተዳዳሪው የኤጀንሲውን እና የአቅራቢውን አፈጻጸም መከታተል አስፈላጊ ነው።

ኮንትራቱ ከእያንዳንዱ ማጓጓዣ ጋር አብሮ እንዲሄድ የሚያስተላልፍ ደብዳቤ ካስፈለገ ወይም ኤጀንሲው ለእያንዳንዱ ማቅረቢያ ለአቅራቢው በጽሁፍ ተቀባይነት እንዲያገኝ ካስፈለገ እነዚህ ሰነዶች ለኤሌክትሮኒክስ ማከማቻም ሆነ ለሃርድ ኮፒ ማከማቻ ወደ ውል ማህደሩ መገልበጥ አለባቸው። የኤጀንሲው ተቀባይ (ዎች) እና የማስረከቢያ ቦታ(ዎች) ለእያንዳንዱ ማቅረቢያ-ምርት (ሃርድዌርም ሆነ ሶፍትዌር)፣ ኤሌክትሮኒክስ፣ ወረቀት ወይም አገልግሎት በውሉ ውስጥ መገለጽ አለበት፣ ካልሆነ ግን የኮንትራት አስተዳዳሪው ዕቃዎቹ በሰዓቱ መግባታቸውን እና በውሉ መስፈርቶች መሠረት መቀበላቸውን/መቀበላቸውን ማረጋገጥ ይፈልጋል ምክንያቱም ይህ በሁለቱም ተዋዋይ ወገኖች የተሳካ የኮንትራት አፈፃፀም መስፈርት ነው።

ኮንትራቱ የተለየ ወይም ልዩ የማጓጓዣ እና የትራንስፖርት አያያዝ፣ ተጠያቂነት ወይም ተጠያቂነት የሚጠይቅ ከሆነ፣ ይህ ደግሞ ለተከታታይነት ክትትል ሊደረግበት ይገባል። ይህንን የማስተባበር ተግባር ለኮንትራቱ አስተዳዳሪም ሊሰጥ ይችላል። ካልሆነ የኮንትራቱ አስተዳዳሪ አሁንም ክትትል ያስፈልገዋል።

ኮንትራቱ አቅራቢው የስልጠና ክፍለ ጊዜዎችን እንዲያቀርብ ወይም "የመፍትሄ" ማሳያን እንደ የአፈፃፀም ቁርጠኝነት እንዲያቀርብ የሚፈልግ ከሆነ የኮንትራት አስተዳዳሪው ቦታውን, ግብዓቶችን, የደህንነት መዳረሻን, ቀን እና አጀንዳውን የማስተባበር ሃላፊነት አለበት. ልዩ የሚዲያ መርጃዎች በአቅራቢው ሊያስፈልጉ ይችላሉ።

የኮንትራት አስተዳዳሪው አዲስ የሶፍትዌር መውጣቶችን መከታተል ይጠበቅበታል፡ ኮንትራቱ ተመሳሳይ መስፈርትን የሚያካትት ከሆነ፡ "ለሁሉም (ኤጀንሲ ወይም የተፈቀደላቸው ተጠቃሚዎች) አጠቃላይ ከተለቀቀበት ቀን ባልበለጠ ጊዜ ውስጥ፣ የሶፍትዌር እና የሰነድ ቅጂዎች ማንኛውንም ማሻሻያዎችን ለማንፀባረቅ ተሻሽለዋል ፣ ሁሉንም አዲስ የተለቀቁ ፣ ማሻሻያዎች እና የመዳረሻ ሁነታዎች በአቅራቢው በተሰራው ሶፍትዌር ፣ ጨምሮ ፣ ያለገደብ መጨመር እና ማሻሻያ ፣ ወዘተ. የሶፍትዌሩን ወይም የሶፍትዌሩን ተጨማሪ ችሎታዎች ይጨምሩ ወይም በሌላ መንገድ የሶፍትዌሩን ተግባር ያሻሽሉ። ይህ ልዩ መላኪያ በውሉ የሥራ መግለጫ ወይም የማስረከቢያ ዝርዝር ውስጥ በቀጥታ ሊገለጽ አይችልም ነገር ግን በእውነተኛው የውል አካል ውስጥ ሊሆን ይችላል። "አዲስ የተለቀቁ" በሚል ርዕስ ያለው ይህ መስፈርት በVITA አግባብነት ባላቸው የውል አብነቶች አካል ውስጥ አለ፤ ማለትም ሶፍትዌር እና መፍትሄ.

ማስረከብ ከዘገየ፣ ተቀባይነት ከሌለው ወይም ሌላ አለመግባባት ካለ፣ የኮንትራት አስተዳዳሪው አስፈላጊውን ግንኙነት እና መፍትሄ የማስተባበር ሃላፊነት አለበት። ካልሆነ፣ የኮንትራቱ አስተዳዳሪው ይህ ሁኔታ በማንኛውም የውል ግንኙነት እና ደረጃ ላይ ተጽዕኖ በሚያሳድርበት ጊዜ ሁሉንም የኤጀንሲ-አቅራቢዎች እንቅስቃሴዎችን፣ ግንኙነቶችን እና ሁኔታዎችን ማወቅ ይኖርበታል። የኮንትራቱ ፋይሉ እንደዚህ ያለ ሁኔታን በሚመለከት የተሟላ ደጋፊ መረጃን ማካተት ስላለበት የኮንትራቱ አስተዳዳሪ ተገቢውን የወረቀት መንገድ ቅጂዎች ማግኘት አለበት።