ምዕራፍ 34 - የIT ውል አስተዳደር

34.2.5 የአቅራቢውን አፈጻጸም ተቆጣጠር

የኮንትራቱ አስተዳዳሪ ለሁሉም የአቅራቢዎች አፈጻጸም መስፈርቶች ውሉን በጥንቃቄ መመርመር አለበት; አንዳንዶቹ በግልጽ የተቀመጡ እና ሌሎች በተዘዋዋሪ ሊካተቱ ይችላሉ. ሁሉም የአፈጻጸም መስፈርቶች ለታቀደለት ክትትል መጋለጣቸውን ለማረጋገጥ የኮንትራት አስተዳዳሪው የአፈጻጸም ማረጋገጫ ዝርዝር እና የቀን መቁጠሪያ እንዲያዘጋጅ ይመከራል።

ኮንትራቱ በግልጽ የተቀመጠ የአገልግሎት ደረጃ ስምምነት (SLA) ወይም ለአቅራቢው የቴክኒክ አፈጻጸም የሚጠበቁትን የሚገልፅ ተቀባይነት መስፈርቶችን ሊገልጽ ይችላል። በተጨማሪም ኮንትራቱ በተዘዋዋሪ የአቅራቢዎች አፈጻጸም መስፈርቶች ክትትል እንዲደረግበት ሊያስገድድ ይችላል - ተደጋጋሚ የቴክኒክ፣ ደረጃ እና/ወይም አስተዳደራዊ ሪፖርቶች (ንኡስ ክፍል 34.2.2 ይመልከቱ) ; የታዛዥነት እና የፈቃድ የምስክር ወረቀቶች (ንኡስ ክፍል 34.2.2 ይመልከቱ); ዋና ሰራተኞች, እና የንግድ ወይም የፕሮጀክት አስተዳደር ግዴታዎች.

• ቴክኒካል አፈጻጸም-በውል ውስጥ ሊሆኑ የሚችሉ በቴክኒካል አፈጻጸም ዓላማዎች እና መስፈርቶች ላይ ብዙ ልዩነቶች እንዳሉ መናገር አያስፈልግም። የአቅራቢውን ወይም የምርቱን አፈጻጸም ለመከታተል እና የአፈጻጸም ውጤቶቹ የአቅራቢዎችን ክፍያ ጨምሮ በሌሎች የኮንትራቱ አስተዳደር ዘርፎች ላይ ምን ተጽዕኖ እንደሚያሳድሩ ለመወሰን የኮንትራት አስተዳዳሪው እነዚህ ምን እንደሆኑ እና የአፈጻጸም መረጃ ቀረጻ፣መለኪያ እና ሪፖርት ማቅረቢያ መስፈርቶች ምን እንደሆኑ በትክክል ማወቅ አለበት። በኮንትራት አስተዳዳሪው እና በሌሎች የኮንትራት ባለድርሻ አካላት መካከል ያለው የቡድን ስራ ሁሉንም አስፈላጊ የአፈፃፀም ውጤቶች መያዙን፣ ሪፖርት ማድረግ እና የአቅራቢውን ወይም የምርትን ቴክኒካል አፈጻጸም ለመከታተል ጥቅም ላይ መዋሉን ያረጋግጣል። የአቅራቢው ወይም የምርት ቴክኒካል አፈጻጸም እንዴት እንደሚቀረጽ እና እንደሚከታተል የሚያሳዩ ምሳሌዎች እዚህ አሉ።
  • የአገልግሎት ደረጃ ስምምነቶች ብዙ ጊዜ አቅራቢው የአፈጻጸም መስፈርቶቹን ምን ያህል እንዳሟሉ የሚጠቁሙ ወርሃዊ የስራ አፈጻጸም ሪፖርቶችን እንዲያቀርብ ይጠይቃሉ ይህም ተዛማጅ ወርሃዊ ደረሰኞች ምንም አይነት አፈጻጸም የሌላቸውን ቅጣቶች/ማበረታቻዎች እንዲያንጸባርቁ (ብዙውን ጊዜ የአገልግሎት ደረጃን ከማግኘት ወይም ካለመፈፀም በመቶኛ ጋር የተያያዘ) ነው። እንደነዚህ ያሉ የአፈጻጸም መለኪያዎች ለምሳሌ ከስርዓት ወይም በድር የተስተናገደ አፕሊኬሽን "የስራ ሰዓት" እና "የማቆሚያ ጊዜ" ወይም ለተገዛው አገልግሎት "የምላሽ ጊዜ" እና "የመድሀኒት ጊዜ" ጋር ሊገናኙ ይችላሉ።
  • የመቀበያ መስፈርቶች፣ ለምሳሌ፣ 100 በአንድ ጊዜ የስርዓት ተጠቃሚዎች የስርዓት አፈጻጸምን እንዳያሳንሱ ወይም አንድ ተጠቃሚ የተወሰነ የኤሌክትሮኒክስ “ግብይት” ወይም “ተግባርን” ለማጠናቀቅ የሚወስደውን ከፍተኛ ጊዜ ላይ ተጽዕኖ እንዳያሳድር ሊጠይቅ ይችላል። የስርአቱ አብሮገነብ ራስን የመቆጣጠር ንድፍ የውድቀት ወይም የስህተት ቀረጻ ከያዘ ሪፖርቶች በኤጀንሲው ሲስተም አስተዳዳሪ ሊወጡ እና ለኮንትራት ባለድርሻ አካላት ሪፖርት ማድረግ ይችላሉ።

• መርሐግብር እና ባጀት-መርሐግብር እና በጀት ለIT ላልሆኑ እና እንዲሁም IT ኮንትራቶች የተለመዱ ሁለት አደገኛ-ወሳኝ የአፈጻጸም አካባቢዎች ናቸው። የጊዜ ሰሌዳ እና የበጀት አፈፃፀም የኤጀንሲውን የገንዘብ ድጋፍ ምንጮች -የማህበረሰብ እና/ወይም የፌደራል እርዳታ እና ጥገኞች የታቀዱ ወይም ያሉ የቴክኖሎጂ ፕሮጀክቶችን እንዲሁም በአቅራቢው የፋይናንስ ሁኔታ ላይ ከፍተኛ ተጽዕኖ የማሳደር አቅም አላቸው።

  አንድ መላምታዊ ምሳሌ ይኸውና፡ ወደ በርካታ ግዛት አቀፍ የውሂብ ጎታዎች እና የፌደራል ዳታቤዝ ጋር የሚያገናኘውን የወሳኝ ክስተት መከታተያ ስርዓትን የመተካት እና የመተግበር ውል በጥር 1 ፣ 2008 በኮመንዌልዝ ኤጀንሲ ተሰጥቷል። የአሁኑ የ 10ዓመት ስርዓት መተግበሪያ ሶፍትዌር ከሰኔ 30 ፣ 2009 በኋላ ሊደገፍ ወይም ሊሰራ አይችልም። ኮንትራቱ በፌብሩዋሪ 1 ፣ 2009 ለመጠናቀቅ ለ 60-ቀን ተቀባይነት ፈተና ሊደርስ የሚችል ዋና የፕሮጀክት ምዕራፍን ያካትታል። አጠቃላይ የኮንትራት ቋሚ ዋጋ $3 ሚሊዮን ዶላር ከጠቅላላ ፈንድ ግማሹ እና ከፌደራል ተዛማጅ ስጦታ ግማሹ ነው። ተቀባይነት ሙከራው ከጀመረ 30 ቀናት በኋላ አቅራቢው ወሳኝ በይነገጽን ሳያስተካክል ማስተካከል የማይችል ትልቅ ስህተት ነው። በዚህ ጊዜ በፕሮጀክቱ ጊዜ፣ በጊዜያዊ ክንዋኔዎች ማጠናቀቂያ በተቀሰቀሱ ክፍያዎች ምክንያት፣ ከፕሮጀክቱ በጀት ውስጥ $2.5 ሚሊዮን ዶላር ለአቅራቢው ተከፍሏል። አሮጌው ስርዓት ከመጥፋቱ በፊት 6 ወራት ብቻ እና $500,000.00 ፈንዶች ብቻ ይቀራሉ - "ሂውስተን ችግር አለብን።"

  የበጀት እና የጊዜ ሰሌዳ አፈፃፀም ፈጣን እና የተራዘመ ባለድርሻ አካላትን ተፅእኖ የመፍጠር አቅም እንዴት እንደሆነ ማየት ይችላሉ። ይህ ፕሮጀክት እንዴት እንደ ሆነ እና ማን ትልቁን ተፅዕኖ እንደደረሰበት አናውቅም፣ ነገር ግን ከሁሉም በላይ ምናልባት በሙግት ውስጥ አልቋል።

  የግዥው መጠን እና ውስብስብነት እና የሚፈለገው የፕሮጀክት አስተዳደር ደረጃ ላይ በመመስረት የክትትል መርሃ ግብር እና የበጀት አፈፃፀም ቦታዎች ለኮንትራቱ አስተዳዳሪ ፣ ለንግድ ሥራው ባለቤት/ፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ወይም ለኮንትራት ሥራ አስኪያጅ ሊመደቡ ይችላሉ። ኮንትራቱ የCIO ይሁንታ የሚያስፈልገው ከሆነ፣ የVITA የፕሮጀክት ማኔጅመንት ዲቪዥን ProSight እና ሌሎች የኮንትራቱ ፕሮጄክቶች ስራ አስኪያጅ በእነዚህ ሁለት የአፈጻጸም መስኮች ላይ የኮንትራት አስተዳደር ተግባራትን ለማከናወን የሚጠቀምባቸው መሳሪያዎች አሉት። ሆኖም የኮንትራት አስተዳዳሪው በእነዚህ የስራ አፈጻጸም ዘርፎች ዙሪያ ያሉ ግንኙነቶችን፣ ችግሮችን እና የውሳኔ ሃሳቦችን ጠንቅቆ ማወቅ እና በማናቸውም ተዛማጅ እውነታ ፍለጋ፣ ግንኙነቶች፣ ማሻሻያዎች፣ ክርክሮች ወይም የይገባኛል ጥያቄዎች ላይ መሳተፍ ይኖርበታል።

• ቁልፍ ሰራተኞች-ብዙውን ጊዜ IT ኮንትራት ከዚህ ጋር የሚመሳሰል ቁልፍ የሰው ሃይል ቃል ያካትታል፡- “የስራው መግለጫ የተወሰኑ የአቅራቢዎችን ሰራተኞች እንደ ቁልፍ ሰራተኛ ወይም የፕሮጀክት አስተዳዳሪ አድርጎ ሊወስን ይችላል። ከዋና ሰራተኞች እና የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ጋር በተያያዘ የአቅራቢዎች ግዴታዎች በሚመለከተው የሥራ መግለጫ ውስጥ መገለጽ አለባቸው ። በነዚህ ግዴታዎች መሠረት አቅራቢው አለመፈጸም የዚህ ውል ወይም የሚመለከታቸው የሥራ መግለጫዎች እንደ ጉድለት ሊቆጠር ይችላል። በተጨማሪም፣ አቅራቢው ቁልፍ ሰዎችን ወይም ስም የተሰጣቸውን ሰዎች ለመተካት ከፈለገ ውል በኤጀንሲው የጽሁፍ ፈቃድ ሊፈልግ ይችላል። የኮንትራት አስተባባሪው ከንግድ ሥራው ባለቤት/ፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ጋር በቅርበት በመስራት በውሉ ውስጥ ያሉትን ማንኛውንም ውሎች ለመከታተል እና ለማስፈጸም አስፈላጊ ነው።

• የፕሮጀክት/ንግድ ሥራ ሂደት አስተዳደር-የኮንትራት አስተዳዳሪው ውሉን መፈለግ እና ከፕሮጀክት/ንግድ ሥራ ሂደት አስተዳደር ጋር የተያያዙ ማናቸውንም የአፈጻጸም ግዴታዎች ማሳየት አለበት። እነዚህ ተዛማጅ መላኪያዎችን ሊያካትቱ ይችላሉ; ማለትም፣ የፕሮጀክት ዕቅዶች፣ የጥራት ማረጋገጫ ዕቅዶች/ሪፖርት፣ የፕሮጀክት ሁኔታ ሪፖርቶች፣ የመቁረጫ ዕቅዶች ወይም የተወሰኑ የፕሮጀክት አስተዳደር እና የአሠራር ሂደቶች አቅራቢው ለመከተል እና/ወይም ለማረጋገጥ ቁርጠኛ የሆነ ወይም የተወሰነ አቅርቦትን በማቅረብ ወይም በቀላሉ በንግድ ሥራ (ማለትም፣ ደረጃዎችን IEEE 1220 እና ISO 1006 ን በመጠቀም የፕሮጀክት ዕቅድን ለመከታተል ወዘተ)።

  የአቅራቢው የውል አፈጻጸም በሁሉም የአፈጻጸም አካላት እና በውሉ ውስጥ በተቀመጡት መመዘኛዎች መመዘን አለበት። የአቅራቢዎች አፈጻጸም መረጃን ሪፖርት፣ አሰባሰብ፣ ክትትልና ግምገማ በሌሎች የኮንትራት ባለድርሻ አካላት የጋራ ጥረት ሊሆን ቢችልም፣ የኮንትራት አስተዳደር ተግባር የሁሉንም የአፈጻጸም መረጃዎች ማከማቻ ሆኖ በመስራት የኮንትራት አፈጻጸም መስፈርቶች ክትትልና ሪፖርት እንዲደረግ የበላይ ተመልካች ሆኖ መሥራት አለበት።

  የአቅራቢው አፈጻጸም አጥጋቢ ካልሆነ፣ የኮንትራት አስተዳዳሪው እና ሌሎች የውል ባለድርሻ አካላት ቅሬታቸውን አጥጋቢ ያልሆነ ወይም አፈጻጸሙን ያልተሟላ መሆኑን በማስረጃ በማስደገፍ ማቅረብ አለባቸው። ለሁሉም በVITA የተሰጠ ወይም በVITA የተወከለ IT ውል፣ scminfo@vita.virginia.gov ያግኙ። ለሁሉም ቪታአይ ላልሰጡ ወይም ኤጀንሲ በውክልና ላልተሰጡ IT ኮንትራቶች፣ የDPS ውል ማክበርን ያነጋግሩ።