8.2 ውጤታማ የአይቲ ዝርዝሮች ባህሪያት
ውጤታማ IT ዝርዝሮች ከተወሰኑ ባህሪያት ጋር ይጻፋሉ፡-
- ቀላል፡ አላስፈላጊ ዝርዝሮችን ያስወግዱ፣ ነገር ግን መስፈርቶች የታለመላቸውን ዓላማ እንደሚያሟሉ ለማረጋገጥ የተሟላ ይሁኑ።
- ግልጽ፡ ለኤጀንሲው እና ለአቅራቢዎች ሊረዱት የሚችሉትን ቃላት ተጠቀም። በሚቻልበት ጊዜ ህጋዊ ዓይነት ቋንቋን እና ቃላትን ያስወግዱ። የሚጋጩ ትርጓሜዎችን ለማቃለል እና ከኮመንዌልዝ እና/ወይም ኤጀንሲ-ተኮር የቴክኖሎጂ ውሎች እና ትርጓሜዎች ጋር ለማስማማት በሚያስፈልግበት ጊዜ የቃላቶችን ፍቺ ያካትቱ።
- መረጃ ሰጭ፡ የኤጀንሲውን ለ IT መፍትሄ የሚፈልገውን ሁኔታ ያብራሩ፣ አጠቃቀሙን እና ተመልካቾችን እና ማንኛቸውም ቴክኒካል/ተግባራዊ ፍላጎቶች/ገደቦች፣ የስራ ፍሰቶች ወይም የውሂብ ፍሰቶች፣ ከሌሎች አፕሊኬሽኖች/ስርዓቶች እና አርክቴክቸር ለቅርስ ስርዓቶች፣ መድረኮች፣ ስርዓተ ክወናዎች ከጋራ ኮመንዌልዝ ወይም ከኤጀንሲው አጠቃላይ IT ስትራቴጂ ጋር መጣጣም አለባቸው።
- ትክክለኛ፡ ከኢንዱስትሪ ደረጃዎች ጋር የሚጣጣሙ የመለኪያ አሃዶችን ወይም የአፈጻጸምን ተጠቀም። ሁሉም መጠኖች እና ማሸግ ፣ ማቅረቢያ እና ተቀባይነት መስፈርቶች በግልፅ መታወቅ አለባቸው። እንደ አስፈላጊነቱ ሁሉንም አስፈላጊ ግዛት፣ ፌደራል እና/ወይም ብሄራዊ ቴክኒካል፣ ሙያዊ፣ የኢንዱስትሪ ደረጃዎችን፣ ዝርዝር መግለጫዎችን እና የምስክር ወረቀቶችን ያካትቱ።
- ተለዋዋጭ፡ ለትንሽ ዶላሮች የላቀ አፈጻጸም ሊያቀርብ የሚችል ሃሳብ ተቀባይነትን የሚከለክሉ የማይለዋወጡ ዝርዝሮችን ያስወግዱ። የታሰበውን ዓላማ ካሟሉ እንደ ልኬቶች፣ ክብደት፣ ፍጥነት፣ ወዘተ (በተቻለ መጠን) ያሉ ግምታዊ እሴቶችን ይጠቀሙ። ግምታዊ ልኬቶች ጥቅም ላይ ከዋሉ፣ በጥያቄ ሰነዱ ውስጥ ካልተገለጸ በቀር በ 10% ዋና ደንብ ውስጥ መሆን አለበት።
በሁሉም አቅራቢዎች መካከል ፍትሃዊ እና ግልጽ ውድድርን ለማራመድ እና አቅራቢዎችን የፈጠራ እና የፈጠራ ሀሳቦችን እንዲያዘጋጁ ለማነሳሳት ዝርዝሮች በተቻለ መጠን በአጠቃላይ መፃፍ አለባቸው። IT ቢዝነስ ባለቤቶች እና ኤጀንሲዎች ገዳቢ መስፈርቶችን/መግለጫዎችን በሚከተለው ከመጻፍ መቆጠብ አለባቸው፡-
- አስፈላጊ የሆኑትን IT ምርት፣ አገልግሎት ወይም የመፍትሄ መስፈርቶችን ብቻ በማካተት።
- እንደ አስፈላጊ ያልሆኑ ወይም ጊዜ ያለፈባቸው እንደ ገዳቢ ወይም ተግባራዊ ያልሆኑ መስፈርቶችን ማስወገድ።
- የምርት ማቅረቢያ ወይም የፕሮጀክት መርሃ ግብር መስፈርቶችን በጥንቃቄ ያረጋግጡ አቅራቢው ከተቀበለበት ጊዜ ጀምሮ እስከ ማጠናቀቅ ድረስ ያለው የመመለሻ ጊዜ በጣም ገዳቢ ወይም ገደብ የለውም።
- አቅራቢዎችን ለማስተዋወቅ እና ለማበረታታት መስፈርቶችን መግለጽ መደበኛ፣ በንግድ የሚገኙ ምርቶችን፣ መፍትሄዎችን ወይም አገልግሎቶችን በተቻለ መጠን እንዲያቀርቡ።
- ለማጣቀሻ ዓላማዎች ካልሆነ በስተቀር ለአንድ አምራች ልዩ የሆነ ልዩ የምርት ስም፣ ምርት ወይም ባህሪ አለመግለጽ።
- ዝርዝር የንድፍ መፍትሄዎችን ያለጊዜው አለመናገር።
- አቅራቢዎች የቴክኖሎጂ ፍላጎትን እንዲገመግሙ፣ መስፈርቶቹን እንዲያጤኑ እና ፕሮፖዛል እንዲያዘጋጁ እና እንዲያቀርቡ በቂ ጊዜ መፍቀድ።
ዝርዝሮችን ለማዘጋጀት ከመጀመሪያዎቹ ጉዳዮች ውስጥ አንዱ የትኛውን ዓይነት መመዘኛዎች አስፈላጊውን ቴክኖሎጂ በተሻለ ሁኔታ እንደሚገልጹ መወሰን መሆን አለበት ። የተወሰኑ የመመዘኛ ዓይነቶች አሉ፡ መደበኛ፣ ዲዛይን፣ አፈጻጸም ወይም የምርት ስም።
ቁልፍ ቃላት ወይም የተለመዱ ቃላትን በመጠቀም መመሪያውን ይፈልጉ።