21.7 የጥራት ማረጋገጫ ክትትል እቅድ (QASP)
QASP ተሳትፎው በሚተዳደርበት ጊዜ በኤጀንሲውም ሆነ በአቅራቢው የሚከተለው መመሪያ ነው። አፈጻጸምን ከሚፈለገው ደረጃ አንጻር የመቆጣጠር ዘዴን ይሰጣል። የአቅራቢዎችን አፈጻጸም ከመመዘኛዎች ጋር ለማቀድ፣ ለመከታተል እና ለመመዝገብ ያቀርባል። አገልግሎት መቀበል; ጉድለቶች መንስኤዎችን መወሰን; እና የክፍያ ክፍያን (ቀመሮችን) በማስላት ላይ። ከ QASP ጋር የሚመሳሰል የአቅራቢው የጥራት ቁጥጥር እቅድ (QCP) ነው። QCP የሚዘጋጀው በአቅራቢው ሲሆን በኤጀንሲው የግምገማ ሀሳብ አካል ሆኖ ይቀርባል። ከተሰጠ በኋላ፣ QCP በውሉ አፈጻጸም ወቅት አቅራቢው መከተል ያለበት እቅድ ይሆናል። እነዚህ ሁለት ሰነዶች፣ QASP እና QCP፣ የተሳትፎው የቁጥጥር ሰነዶች ናቸው።
ለተፈጠረው ጥረት በጣም ተገቢውን የክትትል ዘዴ መምረጥ አስፈላጊ ነው. ኤጀንሲዎች የተግባር ወሳኝነት፣ የተግባር ዕጣ መጠን፣ የክትትል ጊዜ፣ የአፈጻጸም መስፈርቶች እና ደረጃዎች፣ የጥራት ማረጋገጫ መረጃ መገኘት፣ ከተግባር ወጪ/ወሳኝነት ጋር በተያያዘ የክትትል ዋጋ እና ያሉትን ሀብቶች ግምት ውስጥ ማስገባት አለባቸው። ተገቢውን የስለላ ዘዴዎች በጥንቃቄ መምረጥ ኤጀንሲው የክትትል ስራውን ለማከናወን የሚያስፈልጉትን ሀብቶች እና ተያያዥ ወጪዎችን ለመወሰን ያስችለዋል.
የክትትል ውጤቶች በውሉ ወይም በ SOW ውስጥ ከቀረቡ የክፍያ ተቀናሾችን ጨምሮ ለኮንትራት ድርጊቶች እንደ መሰረት ሊያገለግሉ ይችላሉ። ተቀባይነት ያላቸው የክትትል ዘዴዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
-
የ100 በመቶ ፍተሻ ፡ ይህ ዘዴ በእያንዳንዱ ሊደርስ በሚችል ክስተት አፈፃፀሙ የሚፈተሸ/የሚገመገም ሲሆን በአብዛኛዎቹ ጉዳዮች ለመጠቀም በጣም ውድ ነው። ብዙውን ጊዜ ለሚከተሉት በጣም ተገቢ ነው-
- አልፎ አልፎ ስራዎች
- ለአነስተኛ መጠን ግን በጣም አስፈላጊ ምርቶች ወይም አገልግሎቶች, ወይም
- በህግ ፣በደህንነት ወይም በደህንነት የሚፈለጉ ተግባራት ያሉ የጽሁፍ አቅርቦቶች እና ጥብቅ መስፈርቶች ሲኖሩ።
-
የዘፈቀደ ናሙና፡- ይህ አብዛኛውን ጊዜ ለተደጋጋሚ ስራዎች በጣም ተገቢው ዘዴ ነው። በዘፈቀደ ናሙና፣ የአፈፃፀሙ ደረጃ ተቀባይነት ያለው መሆኑን ለማወቅ አገልግሎቶች ናሙና ይወሰዳሉ። የዘፈቀደ ናሙና በተሻለ ሁኔታ ይሰራል፡-
- ተደጋጋሚ ተግባራት
- እየተከናወኑ ያሉ አገልግሎቶች ብዛት በጣም ትልቅ ከሆነ እና በስታቲስቲክስ የተረጋገጠ ናሙና ማግኘት ሲቻል.
- ለትልቅ ብዛት፣ ተደጋጋሚ እንቅስቃሴዎች ተጨባጭ እና ሊለካ የሚችል የጥራት ባህሪያት።
-
ወቅታዊ ምርመራ ፡- ይህ ዘዴ፣ አንዳንድ ጊዜ "የታቀደ ናሙና" ተብሎ የሚጠራው የተመረጡ ውጤቶችን አጠቃላይ ግምገማ ይጠቀማል። ምርመራዎች በየቀኑ፣ ሳምንታዊ፣ ወርሃዊ፣ ሩብ ወር ወይም ያልታቀደ ሊሆን ይችላል። የናሙና ውጤቶች የሚተገበሩት ለተፈተሸው የተለየ ሥራ ብቻ ነው።
-
ቀጥተኛ ምልከታ ፡ ይህ ዘዴ በየጊዜው ወይም በፍተሻ(ዎች) ሊከናወን ይችላል።
-
የአስተዳደር መረጃ ሥርዓቶች ፡- ይህ ዘዴ የአስተዳደር መረጃ ሪፖርቶችን በመጠቀም ውጤቶችን ይገመግማል።
-
የተጠቃሚ ዳሰሳ ፡ የተጠቃሚ የዳሰሳ ጥናት ዘዴ የተረጋገጡ የተጠቃሚ ቅሬታዎችን እና የዘፈቀደ ናሙናዎችን ያጣምራል። የዘፈቀደ የዳሰሳ ጥናቶች የሚካሄዱት የተጠቃሚን እርካታ ለመጠየቅ ነው። ለከፍተኛ መጠን እንቅስቃሴዎች ተስማሚ ነው.
-
የተረጋገጠ የተጠቃሚ/ደንበኛ ቅሬታዎች ፡- ይህ ዘዴ በብዛት ለሚሰጡ አገልግሎቶች እና ጥራቱ በጣም ተገዥ የሆነ ነው። ቅሬታዎች ሲመረመሩ እና ሲረጋገጡ የአቅራቢውን የአፈጻጸም ጉድለቶች ለመለየት በስርአት ወይም በኮንትራት ተጠቃሚዎች ላይ ይተማመናል።
-
የሂደት ወይም የሁኔታ ስብሰባዎች ፡ ከኮንትራት ተጠቃሚዎች እና አቅራቢዎች ጋር የታቀዱ ተደጋጋሚ ስብሰባዎች የተከናወኑ ሂደቶችን፣ ያጋጠሙ ችግሮችን፣ የተፈቱ ችግሮችን እና/ወይም ስለቀጣዩ የሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜ እቅድ ለመወያየት ይካሄዳሉ።
-
የአቅራቢው ሂደት ሪፖርት ያደርጋል፡ ኤጀንሲው በአቅራቢው በሚቀርቡት በየጊዜው እየተከሰቱ ባሉ የሂደት ሪፖርቶች ላይ ትንታኔዎችን ያካሂዳል።
-
የአፈጻጸም ሪፖርት ማድረግ ፡ ኤጀንሲው ለተወሰነ ጊዜ አፈጻጸምን ወይም ሌሎች አስፈላጊ መለኪያዎችን ይገመግማል።
ቁልፍ ቃላት ወይም የተለመዱ ቃላትን በመጠቀም መመሪያውን ይፈልጉ።