ምዕራፍ 34 - የIT ውል አስተዳደር

34.2.6 የአቅራቢዎችን ዋስትናዎች ተቆጣጠር

የአቅራቢዎች ዋስትናዎች ሁለቱንም የተገደበ ዋስትና እና አጠቃላይ ዋስትናዎችን ሊያካትቱ ይችላሉ። ለአንድ ምርት (ሃርድዌር ወይም ሶፍትዌር) የተገደበው የዋስትና ጊዜ፣ አገልግሎቶች ወይም መፍትሔዎች ብዙውን ጊዜ የተወሰነ ጊዜ (30 ፣ 60 ፣ 90 ቀናት ወይም እስከ አንድ ዓመት ድረስ) የሚዘልቅ በመሆኑ፣ የኮንትራት አስተዳዳሪው የዋስትና ጊዜው ሲያልቅ እና የጥገናው ወይም የድጋፍ ጊዜው ሲጀምር በቀላሉ ማወቅ አለበት። ይህ ቀን በማንኛውም የፕሮጀክት መርሃ ግብር ወይም የኮንትራት አስተዳደር መርሃ ግብር ላይ እንደ መዥገር መካተት አለበት። የኮንትራቱ የዋጋ አሰጣጥ መርሃ ግብር ለመጀመሪያው የጥገና ወይም የድጋፍ ዓመት የቅድሚያ ክፍያን ያካተተ ሊሆን ይችላል ወይም ኮንትራቱ አቅራቢው የዋስትና ጊዜ ከማብቃቱ በፊት በተወሰኑ ቀናት ውስጥ ለኤጀንሲው ማሳወቅ እንዳለበት ሊያመለክት ይችላል ስለዚህ ኤጀንሲው የግዢ ማዘዣ (PO) ለመስጠት በቂ ጊዜ ይኖረዋል። የVITA ውል አብነቶች ይህንን መግለጫ ያካትታሉ፡ "የዋስትና ጊዜው ከማብቃቱ ከስልሳ (60) ቀናት በፊት፣ አቅራቢው እንዲህ ያለውን የአገልግሎት ማብቂያ ጊዜ ለኤጀንሲው በጽሁፍ ማሳወቁን ያረጋግጡ።"

ያም ሆነ ይህ፣ የኮንትራት አስተዳደር በውስን የዋስትና ሽፋን እና በማንኛውም አስፈላጊ የጥገና ወይም የድጋፍ ሽፋን መካከል ምንም ክፍተት አለመኖሩን ማረጋገጥ እና እንደአስፈላጊነቱ ከንግድ ባለቤቱ/ፕሮጀክት አስተዳዳሪ ጋር አስፈላጊ እርምጃዎችን ማስተባበር አለበት። አልፎ አልፎ (ለምሳሌ፣ የአንድ ሃርድዌር ወይም የ COTS ዕቃ የአንድ ጊዜ ግዢ) የክትትል ጥገና ወይም ድጋፍ ላያስፈልግ ይችላል። ለአብዛኛዎቹ ሌሎች IT ግዥዎች ኤጀንሲው ወይም ኮመንዌልዝ የመከታተያ ጥገና ወይም የድጋፍ ሽፋን እንዳይኖራቸው እና በውሉ ውስጥ መስፈርትን ያካተቱ ሊሆኑ ይችላሉ።

የኮንትራት አስተዳደር ምን ዓይነት አጠቃላይ ዋስትናዎች ክትትል እንደሚያስፈልጋቸው ለመወሰን ውሉን መመርመር አለበት; ለምሳሌ፣ "መፍትሄው የትኛውንም የክፍት ምንጭ ኮድ ከያዘ አቅራቢው ኤጀንሲውን ያሳውቃል እና በዚህ ውል ስር በአቅራቢው የቀረበውን በክፍት ምንጭ ኮድ ላይ የሚመረኮዝ ማንኛውም የተከተተ ኮድ የሚመለከተውን ልዩ የክፍት ምንጭ ፍቃድ ይለያል።" በፕሮጀክቱ ወሳኝነት ላይ በመመስረት የኮንትራት አስተዳዳሪው አመታዊ የጽሁፍ እውቅና ከአቅራቢው እንዲሰጠው ሊጠይቅ ይችላል "በውል ቁጥር ___ ከ (ቀን) እስከ (ቀን) ምንም አይነት አጠቃላይ ዋስትናዎች ምንም ማሳወቂያዎች አልተጠየቁም. አቅራቢው የውል አጠቃላይ የዋስትና መስፈርቶችን ማወቁን ይቀጥላል እና በዚህ መሰረት (የኤጀንሲውን ስም) ያሳውቃል።

የኮንትራት አስተዳዳሪው የኮንትራቱን የንግድ ባለቤት/ፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ በመወከል የዋስትና ማሻሻያ ሂደቶችን ማመቻቸት እና ማስተባበር የሚፈለግባቸው አጋጣሚዎች ሊኖሩ ይችላሉ። የአቅራቢው የመጨመር ሂደት በውሉ ውስጥ መገለጽ አለበት። አስተዳዳሪው ለኮንትራቱ ፋይል የወረቀት እና የግንኙነት ፍሰት ሙሉ በሙሉ እና በትክክል መመዝገብ እና መከታተል አለበት።