8.8 የአይቲ ግዥን መተንተን እና ማቀድ
በተለምዶ የኤጀንሲው የቢዝነስ ባለቤት (ማለትም የፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ) እና የቴክኒክ ርእሰ ጉዳይ ባለሙያዎች ቡድን መስፈርቶቹን ፍቺ ያዘጋጃሉ፣ ነገር ግን የግዥ ባለስልጣኖች መስፈርቶቹ በደንብ የታቀዱ መሆናቸውን እና የግዥ ዝርዝሮችን በአረፍተ ነገር እና በስራ መግለጫው ላይ ለመወሰን በቂ መሆናቸውን ማረጋገጥ ይፈልጋሉ (ምዕራፍ 12 ን ይመልከቱ፣ የስራ መግለጫዎች ለ IT ግዥዎች)። የጥያቄው ወሰን እና/ወይም የስራ መግለጫ የመስፈርቶቹን ትርጉም፣ ትንተና እና እቅድ ውጤት ያንፀባርቃል። ከዚህ በታች የፕሮጀክት ቡድን የፕሮጀክቱን መስፈርቶች ሲለይ እና ሲያቅድ ሊያገናዝባቸው የሚገቡ የተለያዩ የከፍተኛ ደረጃ ጥያቄዎችን የሚያቀርብ ሠንጠረዥ አለ። ከዚህ በታች ያለው ሰንጠረዥ አጠቃላይ መሳሪያ ያቀርባል. ከVITA የቴክኖሎጂ ፕሮግራም መመሪያዎች ጋር የሚስማማ ተጨማሪ ዝርዝር መመሪያ በሚከተለው ድህረ ገጽ ላይ ሊገኝ ይችላል ፡ https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-templates-tools/.
|
1 |
የፕሮጀክቱ ዋና ዓላማዎች ምንድናቸው? |
ሁሉንም ቴክኒካዊ፣ ተግባራዊ፣ አፈጻጸም፣ አፈጻጸም ወይም የአገልግሎት ደረጃ የሚጠበቁ፣ የጊዜ ሰሌዳ፣ የተጠቃሚ እና የደንበኛ ታዳሚ ዓላማዎችን ጨምሮ የግዢውን ከፍተኛ ደረጃ ግቦችን ይወስኑ። አገልግሎቶችን፣ ሃርድዌርን፣ ሶፍትዌሮችን እና የፈቃድ መስፈርቶችን ያካትቱ። መርሐግብርዎን/በጀትዎን ለማስተናገድ ሞጁል ወይም ደረጃ ያላቸው ፕሮጀክቶችን ያስቡ። ስለ ስርዓቱ/ፕሮጀክቱ የረጅም ጊዜ ግቦች ወይም የህይወት ተስፋ ተወያዩ። |
|
2 |
የፕሮጀክቱ ሁለተኛ ዓላማዎች ምንድናቸው? |
የግዥውን የመካከለኛ እና ዝቅተኛ ደረጃ አላማዎች ለቴክኒካል፣ ለተግባር፣ ለአፈጻጸም፣ ለአፈጻጸም ወይም ለአገልግሎት ደረጃ የሚጠበቁ፣ የጊዜ ሰሌዳ፣ የተጠቃሚ እና የደንበኛ ታዳሚ አካላትን ይወስኑ። አገልግሎቶችን፣ ሃርድዌርን፣ ሶፍትዌሮችን እና የፈቃድ መስፈርቶችን ያካትቱ። |
|
3 |
ፕሮጀክቱ ቢያንስ ምን DOE ? |
በዚህ ግዥ ውስጥ ያሉትን ሁሉንም አላስፈላጊ ክፍሎችን በመገምገም፣ ምናልባትም የጥያቄዎችን 1 እና 2 ውጤቶች በማስወገድ እና ወደ ጥያቄ 12 በማንቀሳቀስ ታማኝ ይሁኑ። |
|
4 |
አሁን ያለው አካባቢ ምንድን ነው? |
ሰራተኞችን፣ ሌሎች ፕሮግራሞችን፣ ኤጀንሲዎችን/አካላትን እና የተጎዱ አገልግሎቶችን ጨምሮ ስለአሁኑ ቴክኒካል እና የተጠቃሚ አካባቢ ጽሑፋዊ እና ስዕላዊ መግለጫዎችን ያዘጋጁ። |
|
5 |
ምን ዓይነት ጥገኛዎች አሉ ወይም ሊሻሻሉ ይችላሉ? |
ሌሎች ኤጀንሲዎች/አካላት/ተጠቃሚዎች እና የVITA አጋርነትን ጨምሮ በዚህ ግዥ የሚነኩ ሌሎች የውስጥ እና የውጭ ኔትወርኮች፣ አገልጋዮች፣ አፕሊኬሽኖች እና/ወይም ስርዓቶች፣ በይነገጽ እና የቆዩ ስርዓቶች ዝርዝር ያቅርቡ። |
|
6 |
ይህ ግዥ ከኤጀንሲ-ተኮር እና ከኮመንዌልዝ ስትራቴጂክ ጋር የተጣጣመ ነው? እቅድ ማውጣት? |
ይህ ግዥ በራስዎ ኤጀንሲ ወይም በኮመንዌልዝ የአጭር ጊዜ ወይም የረዥም ጊዜ የድርጅት ስልቶች ወይም ሌሎች አላማዎች ሊፈጥር የሚችለውን ማንኛውንም ቀጥተኛ ወይም ሊፈጠሩ የሚችሉ ግጭቶችን ይለዩ። ለዚህ ጥያቄ እርዳታ የአሁኑን AITR ያግኙ። |
|
7 |
በቤት ውስጥ ምን ሊደረግ ይችላል? |
ጥያቄዎችን እንደገና ይጎብኙ 1 እና 2 እና አሁን ያሉትን ሰራተኞች ወይም ሚናዎች ከዝርዝር አላማዎች ጋር ያዛምዱ። |
|
8 |
ኤጀንሲው ከውጭ ምንጮች ለመግዛት ምን DOE ? |
ምላሾች ሁሉንም ሃርድዌር፣ ሶፍትዌሮች (COTS እና/ወይም አዲስ የተገነቡ)፣ የድጋፍ አገልግሎቶችን፣ ትግበራን፣ ዲዛይን፣ የበይነገጽ ግንባታ፣ ስልጠና፣ ጥገና፣ ወዘተ ማካተት አለባቸው። የተወሰኑ ወይም ሁሉንም እነዚህን ፍላጎቶች ሊያሟሉ የሚችሉ ነባር ስቴት አቀፍ ውሎችን መፈለግዎን ያረጋግጡ፡ (https://vita.cobblestonesystems.com/public/)። |
|
9 |
በጀቱ ምንድን ነው? |
የፕሮጀክቱን የተወሰነ እና የታቀዱ የበጀት ምንጮችን እና ጊዜን ይግለጹ። የበጀት ምንጮችን ከዓመት-ውጪ ድጋፍ እና ጥገና እና ለማንኛውም የግዥ እንቅስቃሴ እና/ወይም የፌደራል ፈንድ ያካትቱ። |
|
10 |
የቤት ውስጥ ግምት ምን ያህል ነው? |
የግዥ ሰነድ መስፈርቶች እና/ወይም የስራ ክፍሎች መግለጫ (ማለትም ልመና እና ውል) ጋር ሊጣመር ስለሚችል እንደ ግምትዎ መሰረት ለመጠቀም የስራ መፈራረስ መዋቅርን ማዘጋጀት ይመከራል። ይህ አካሄድ የፕሮጀክቱን የህይወት ኡደት ዝርዝሮች ሁሉ ከግምት ውስጥ መግባታቸውን ለማረጋገጥ ይረዳል እና በፕሮፖዛል ግምገማዎች ወቅት አሳማኝ ማስረጃዎችን ያቀርባል። |
|
11 |
መርሐ ግብሩ ምንድን ነው? |
ለማንኛውም የቴክኒካል ጥገኝነት ስጋቶች እና ለበጀት ወጪ (እና ለአቅራቢዎች ክፍያ) እቅድ ለማቀድ የሚጠቀሙባቸውን ማንኛውንም ጠንካራ እና ለስላሳ የፕሮጀክት መርሐ ግብሮች ቀናት - አጠቃላይ እና ወሳኝ ክስተቶችን ይለዩ። |
|
12 |
ምን መግዛት እንችላለን? |
ከጥያቄ 3 ምላሾችን ወደዚህ ውሰድ። ለቀጣይ ምዕራፍ ግዢ የአማራጭ ግዢዎችን ያካትቱ፣ ተገቢ ከሆነ፣ እና የበጀት ገደቦች ላይ በመመስረት ከዓመት ውጭ የሚደረግ ድጋፍ እና ጥገና። |
|
13 |
የእኛ አደጋዎች ምንድን ናቸው? |
በቴክኒካዊ፣ ተግባራዊ እና የአፈጻጸም መስፈርቶች፣ መጫን፣ ትግበራ፣ ነባር ወይም ተዛማጅ አፕሊኬሽኖች/ስርዓቶች/ተጠቃሚ አካባቢዎች፣ የበይነገጽ ግንባታ፣ ምርት፣ ሙከራ፣ መልቀቅን ጨምሮ የአእምሮ ማዕበልን ይወቁ እና ሁሉንም አደጋዎች ይለዩ። በጀት እና ፋይናንስ; መርሐግብር; የፈቃድ ገደቦች፣ አቅራቢ የሚስተናገዱ/የደመና አገልግሎቶች ወዘተ. ኤጀንሲዎን፣ አቅራቢዎን እና/ወይም ሌሎች የሶስተኛ ወገን ኤጀንሲዎችን/ወኪሎቻቸውን ሊነኩ የሚችሉ የቅናሽ ውሳኔዎችን በተቻለ መጠን ይተግብሩ። |
|
14 |
ምን ዓይነት መስፈርቶች እና መስፈርቶች መተግበር አለባቸው? |
ስሞችን፣ ቁጥሮችን፣ ሥሪትን፣ ወዘተ የሚዘረዝር ሰነድ ይፍጠሩ፣ እና ካሉ፣ ሁሉም ኤጀንሲ-ተኮር፣ ኮመንዌልዝ፣ VITA እና/ወይም ፌዴራል፣ የፌዴራል ዕርዳታዎች የሚተገበሩ ከሆነ፣ ለሁሉም መፍትሄዎች፣ አገልግሎቶች እና/ወይም ምርቶች ለሚገዙት ትክክለኛ የኮንትራት አፈጻጸም የሚያስፈልጉ ዝርዝሮችን እና ደረጃዎችን ያቅርቡ። |
|
15 |
ይህ በቨርጂኒያ ኮድ § 2.2- 4303.01 እንደተገለጸው ከፍተኛ ስጋት ያለበት ውል ነው? |
2.2-4303.01 “ከፍተኛ አደጋ ውል” በማለት ይገልፃል ማንኛውም የመንግስት የመንግስት አካል ለሸቀጦች፣ አገልግሎቶች፣ ኢንሹራንስ እና ግንባታዎች ግዥ የሚውል የህዝብ ውል ከሁለቱም (i) በውሉ የመጀመሪያ ውል ከ$10 ሚሊዮን ዶላር በላይ ወጪ ወይም (ii) ከኮንትራቱ የመጀመሪያ ጊዜ በላይ ከ$5 ሚሊዮን በላይ ወጪ የሚጠበቅ እና ከሚከተሉት መመዘኛዎች ውስጥ ቢያንስ አንዱ ነው ኮንትራቱ በሁለት ወይም ከዚያ በላይ በሆኑ የመንግስት አካላት እየተገዛ ነው ፣ (ለ) የመጀመርያው ውል የሚጠበቀው ጊዜ፣ እድሳትን ሳይጨምር፣ ከአምስት ዓመት በላይ ነው። ወይም (ሐ) ዕቃውን፣ አገልግሎቶቹን፣ ኢንሹራንስን ወይም ግንባታውን የሚገዛው የመንግሥት አካል ባለፉት አምስት ዓመታት ውስጥ ተመሳሳይ ዕቃዎችን፣ አገልግሎቶችን፣ ኢንሹራንስን ወይም ግንባታዎችን አልገዛም። “ከፍተኛ አደጋ ውል” የሚለውን ፍቺ የሚያሟላ ማንኛውም IT ልመና ወይም ውል በ VITA እና በጠቅላይ አቃቤ ህግ ቢሮ መከለስ አለበት። ከፍተኛ ስጋት ያለባቸው ኮንትራቶች ዋና አስተዳዳሪ ተብለው የተሰየሙ ሰራተኞች በዲጂኤስ እና VITA የተፈጠሩ ውጤታማ የኮንትራት አስተዳደር ስራዎች ላይ ከፍተኛ ስጋት ያለባቸውን የኮንትራት አስተዳደር ስራዎችን ከመጀመራቸው በፊት በሂሳቡ መስፈርቶች መሰረት የስልጠና መርሃ ግብር ማጠናቀቅ ይጠበቅባቸዋል። አንዳንድ የሕጉ ድንጋጌዎች ከፍተኛ ስጋት ያለውን የኮንትራት ስልጠና እና የግምገማ ሂደቶችን ተግባራዊ ለማድረግ ውጤታማ ቀናትን አዘግይተዋል። |
|
16 |
የእርስዎ የአፈጻጸም ዝርዝር መግለጫዎች የተለዩ እና የሚለኩ የአፈጻጸም መለኪያዎችን እና ግልጽ የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎችን መያዙን አረጋግጠዋል? |
በቨርጂኒያ ህግ ክፍል 2.2-4303.01 ላይ እንደተገለጸው የ"ከፍተኛ ስጋት" ፍቺን የሚያሟሉ ሁሉም ግዥዎች ግልጽ እና የተለዩ የአፈጻጸም እርምጃዎችን እና የማስፈጸሚያ ድንጋጌዎችን፣ አፈፃፀም ባልሆኑ ጉዳዮች ላይ መፍትሄዎችን ጨምሮ፣ በሁሉም ከፍተኛ IT ጥያቄዎች እና IT እቃዎች እና አገልግሎቶች ኮንትራቶች ማካተት አለባቸው። የ VITA's Contract Risk Management ቡድን እያንዳንዱን ከፍተኛ አደጋ IT ልመናን እና ውልን ይገመግማል እና ከፍተኛ ስጋት ያለው IT ልመና እና/ወይም ውል በ§ 2.2-4303.01 እንዲከበር ምን እርምጃዎች መወሰድ እንዳለባቸው ጠያቂውን ኤጀንሲ ያማክራል። ለበለጠ መረጃ፣ እባክዎን scminfo@vita.virginia.gov ያነጋግሩ። |
የመመዘኛዎቹ ትንተና በኤጀንሲው የንግድ ወይም ድርጅታዊ መስፈርቶች መጀመር አለበት እና እነዚያ መስፈርቶች በጥያቄው ውስጥ ወደ ተካተቱ የፕሮጀክት መስፈርቶች መተርጎም አለባቸው። የተገለጹትን መስፈርቶች ማሟላት ምክንያታዊነት የጎደለው ዋጋ የሚያስከፍል ከሆነ ወይም በጣም ረጅም ጊዜ የሚወስድ ከሆነ መስፈርቶቹ ከጥቃቅንና አነስተኛ፣ ደንበኞች ወይም ተጠቃሚዎች ጋር በሚደረጉ ውይይቶች ወደ ታች፣ ዝቅተኛ ወይም ዝቅተኛ መጠን መደራደር ሊኖርባቸው ይችላል። የፍላጎቶች ትንተና የፕሮጀክቱን አጠቃላይ ስፋት መሸፈን አለበት. ሁሉን አቀፍ እና የተሟላ መሆን አለበት እና የሁሉም የፕሮጀክት ባለድርሻ አካላት እይታ እና ፍላጎት ግምት ውስጥ ማስገባት አለበት.
ቁልፍ ቃላት ወይም የተለመዱ ቃላትን በመጠቀም መመሪያውን ይፈልጉ።